淺析IS0/TS22163 質(zhì)量管理體系構(gòu)建工作的結(jié)構(gòu)化分解

王江

武漢中車四方維保中心有限公司技術(shù)質(zhì)量部 湖北武漢 430000

IRIS 是International Railway Industry Standard（國際鐵路行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）的英文縮寫。歐洲鐵路工業(yè)聯(lián)盟研究工作組（UNIFE）在2006 年5 月發(fā)布IRIS 第1 版。2017 年5 月，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布了ISO/TS22163：2017 標(biāo)準(zhǔn)，IRIS 由行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)成為ISO 國際標(biāo)準(zhǔn)中的技術(shù)規(guī)范。長期以來質(zhì)量管理體系構(gòu)建策略多是按照“標(biāo)準(zhǔn)條款-責(zé)任部門-管理制度”來分層構(gòu)建，工作最終落地在“管理制度”層面。隨著質(zhì)量管理體系維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的積累，我們發(fā)現(xiàn)原有質(zhì)量管理體系構(gòu)建策略存在不足。首先，原有構(gòu)建策略工作分解層面不細(xì)，管理層面下沉不夠。未能將質(zhì)量管理體系與管理過程、管理職責(zé)和管理活動(dòng)進(jìn)行有效整合。其次，以管理制度為構(gòu)架底層。如果管理制度執(zhí)行不到位或者管理制度與管理過程不匹配，就會(huì)發(fā)生“兩層皮”的現(xiàn)象。同時(shí)考慮到管理信息化已成為質(zhì)量管理體系工作的發(fā)展趨勢，其符合質(zhì)量管理體系“過程方法”和“管理的系統(tǒng)方法”的原則。因此我們在ISO/TS22163 質(zhì)量管理體系構(gòu)建時(shí)采取以“過程為中心”結(jié)構(gòu)化展開的全新構(gòu)建策略[1-4]，并在構(gòu)建過程中將管理體系要素與信息化管理系統(tǒng)相融合。

1 結(jié)構(gòu)化分解的實(shí)施過程

構(gòu)建ISO/TS22163 質(zhì)量管理體系（以下簡稱IRIS 體系）是一個(gè)由上而下和漸進(jìn)明晰的實(shí)施過程。以工作結(jié)構(gòu)分解理論和責(zé)任矩陣為理論基礎(chǔ)，以IRIS 體系標(biāo)準(zhǔn)為工作范圍，以產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程為軸線，以業(yè)務(wù)流程為工作節(jié)點(diǎn),將質(zhì)量管理體系要素與實(shí)際業(yè)務(wù)流程有效融合[5]。IRIS 體系構(gòu)建工作結(jié)構(gòu)化分解的實(shí)施過程分為方案策劃階段，破冰松土階段和模塊固化階段三個(gè)階段。

1.1 方案策劃階段

方案策劃階段工作是確定IRIS 體系構(gòu)建的工作輪廓和信息化系統(tǒng)的初步方案。該階段將IRIS 體系構(gòu)建工作初步分解至工作包層級(jí)(工作載體)，同時(shí)完成信息化管理系統(tǒng)的方案制定。IRIS 體系構(gòu)建工作的結(jié)構(gòu)化分解采用了“責(zé)任矩陣+工作分解結(jié)構(gòu)表”的分解模式。按照“標(biāo)準(zhǔn)條款內(nèi)容”-“認(rèn)證評(píng)估表檢查項(xiàng)（2-4分項(xiàng)要求）”-“管理過程”-“歸口部門”-“響應(yīng)措施”-“負(fù)責(zé)崗位”-“負(fù)責(zé)人”-“工作載體”進(jìn)行了多層級(jí)工作分解。基于PDCA 循環(huán)的管理思想，以內(nèi)部審核管理系統(tǒng)作為IRIS 體系結(jié)構(gòu)化分解的信息管理平臺(tái)。以IRIS 管理體系工作結(jié)構(gòu)分解表為工作抓手，通過內(nèi)部審核來驗(yàn)證結(jié)構(gòu)化構(gòu)建的IRIS 管理體系運(yùn)行的有效性和符合性，并持續(xù)完善IRIS 體系的工作分解結(jié)構(gòu)。

1.2 破冰松土階段

破冰松土階段工作是推進(jìn)質(zhì)量管理體系分解工作包的工作漸進(jìn)明晰和管理落地。通過與責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行直接溝通，有效推進(jìn)工作包工作的管理落地，同時(shí)對工作包的工作內(nèi)容進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。在溝通過程中發(fā)現(xiàn)的流程接口問題及時(shí)梳理完善，必要時(shí)可以進(jìn)行管理職責(zé)的優(yōu)化調(diào)整。質(zhì)量管理體系構(gòu)建實(shí)質(zhì)上是業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化的過程，可以有效減少企業(yè)管理中的模糊地帶。當(dāng)然在實(shí)施過程中不可避免地會(huì)遇到困難和阻力。因此需要最高管理層自上而下地溝通明確管理職責(zé)和要求。最高管理層的重視和跨部門的有效溝通是本階段工作成功的關(guān)鍵。

1.3 成果固化階段

成果固化階段工作是將正式發(fā)布的管理體系工作分解結(jié)構(gòu)表及其展開的工作載體固化到內(nèi)審管理信息系統(tǒng)中去。將工作結(jié)構(gòu)分解和IRIS 體系認(rèn)證評(píng)分表的量化評(píng)分結(jié)構(gòu)的有效融合，形成一套具備企業(yè)自身特點(diǎn)的可量化體系評(píng)價(jià)方案。并以信息化系統(tǒng)固化模塊為內(nèi)部審核工作基線，將內(nèi)審員的工作基準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。最后通過定期的體系內(nèi)審檢查和完善結(jié)構(gòu)化工作分解的成果。綜上，借助信息化系統(tǒng)的集成性和便捷性，可為質(zhì)量管理體系構(gòu)建工作提供高效的信息支撐。

2 結(jié)構(gòu)化分解的實(shí)施效果

通過IRIS 管理體系的結(jié)構(gòu)化分解，將IRIS 體系構(gòu)建工作職責(zé)和工作包細(xì)分到各部門和相關(guān)責(zé)任人。通過對責(zé)任人逐項(xiàng)落實(shí)響應(yīng)措施和內(nèi)部溝通，提升了公司內(nèi)部對ISO/TS22163 體系標(biāo)準(zhǔn)的理解和掌握。通過內(nèi)部審核的信息化和模塊化，打造了審核模式和數(shù)據(jù)的分享平臺(tái)。通過將內(nèi)部審核標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化，為后續(xù)質(zhì)量管理體系持續(xù)改善提供量化數(shù)據(jù)支持。

3 后續(xù)工作展望

通過現(xiàn)階段的IRIS 體系構(gòu)建工作基本達(dá)到了職責(zé)明確和分工合理。但是還未做到“三定”，即“定人”、“定責(zé)”和“定時(shí)”。目前的信息管理系統(tǒng)處于一個(gè)靜態(tài)管理的水平，其對質(zhì)量管理體系的監(jiān)控從時(shí)間分布來看還是一個(gè)點(diǎn)。如何將管理體系監(jiān)控?cái)U(kuò)展到時(shí)間鏈上，是我們要需要繼續(xù)探討和解決的問題。我們期望通過拓展信息化系統(tǒng)的“過程數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”和“過程節(jié)點(diǎn)監(jiān)督”功能，將過程績效管理功能融入現(xiàn)有的信息化平臺(tái)，進(jìn)一步構(gòu)建動(dòng)態(tài)化和數(shù)據(jù)化的質(zhì)量體系管理平臺(tái)。