檔案管理制度流程體系的創(chuàng)新分析

秦紹天

（山東省單縣價(jià)格認(rèn)證中心，山東 單縣 274300）

隨著改革開放、社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)檔案管理面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。必須認(rèn)識(shí)到，檔案管理體制存在的問題影響著我國(guó)企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)行檔案管理制度的創(chuàng)新勢(shì)在必行。

一、我國(guó)檔案管理制度現(xiàn)狀與存在的問題

與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相比，我國(guó)的人事檔案制度落后，這也是推動(dòng)人事檔案管理體制創(chuàng)新和完善的關(guān)鍵因素。但由于其發(fā)展水平較低，相關(guān)的管理體制和管理模式還不成熟，許多內(nèi)容缺乏一定的科學(xué)性和普適性，降低了人事檔案管理的合理性和有效性。這也在一定程度上影響了企業(yè)人事檔案的管理水平，主要問題如下。

（一）檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

在目前的人事檔案管理中，檔案被遺棄的現(xiàn)象并不少見，許多企業(yè)和管理者沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，人事檔案往往包含個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。這些內(nèi)容似乎沒有實(shí)際價(jià)值，但它們反映了人才在學(xué)習(xí)和工作中所做的事情。當(dāng)人們換工作時(shí)，他們不知道如何把個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移到新公司，而管理者對(duì)人事檔案管理制度的內(nèi)容也不清楚，導(dǎo)致我國(guó)檔案流失現(xiàn)象日益普遍，目前各部門人員流動(dòng)性很強(qiáng)如果人事檔案管理不規(guī)范，管理者將面臨更多的困難和挑戰(zhàn)。

（二）檔案內(nèi)容淺顯

在我國(guó)人事檔案中，員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和家庭背景占據(jù)了絕大部分的內(nèi)容。但對(duì)員工的專業(yè)水平和工作能力的介紹還很不夠，不可能全面了解員工的實(shí)際情況，人事檔案管理也缺乏實(shí)質(zhì)性意義，這大大降低了企業(yè)內(nèi)部人才的利用率。它使企業(yè)與眾多優(yōu)秀的專業(yè)人才相互了解甚少，不能為企業(yè)的發(fā)展提供更多的綜合型人才，企業(yè)和管理者必須認(rèn)清存在的問題，及時(shí)改進(jìn)和完善存在的缺陷。

（三）檔案管理人員專業(yè)性較差

缺乏專業(yè)化、高水平的檔案管理人才已成為檔案管理中普遍存在的問題。一方面，對(duì)人事檔案管理制度的認(rèn)識(shí)不全面、不清晰，另一方面，人事檔案管理質(zhì)量不高，人事檔案管理不規(guī)范。為了適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展的趨勢(shì)，人事檔案管理工作必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，提高企業(yè)的管理水平和素質(zhì)，許多管理人員的教育水平和業(yè)務(wù)水平都需要大幅度提高。在短時(shí)間內(nèi)幾乎不可能做到這一點(diǎn)，這給人事檔案的科學(xué)管理增加了一些障礙。管理者需要更高的專業(yè)技能和實(shí)踐技能，才能及時(shí)、正確地處理工作中的問題，我們也可以發(fā)現(xiàn)，管理者的個(gè)人能力與人事檔案管理的效果密切相關(guān)。

二、檔案管理制度的創(chuàng)新

（一）檔案管理人員的思想轉(zhuǎn)變

在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，人事檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，建立適應(yīng)市場(chǎng)變化需要的創(chuàng)新人事檔案管理體制。一切活動(dòng)都是以人為本的，需要產(chǎn)生更多的人事檔案，更新大量的人事檔案，人事檔案管理的基本內(nèi)容也會(huì)發(fā)生一定的變化，人事檔案管理工作也需要不斷完善。

例如，檔案管理人員要重視并盡量開展檔案完善工作，分析和掌握哪些檔案可以完全打開，哪些檔案不能完全打開，哪些檔案需要保密，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理體制的改革創(chuàng)新。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)性

由于許多管理者對(duì)人事檔案管理、管理水平和工作技能缺乏明確的認(rèn)識(shí)企業(yè)需要有針對(duì)性的教育和培訓(xùn)，使管理者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，改變管理觀念，加強(qiáng)宣傳教育，端正管理者的工作態(tài)度，加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，解決管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題為了使管理者能夠正確、及時(shí)地處理這些問題，提高管理能力。

企業(yè)經(jīng)常需要組織管理人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用大企業(yè)的先進(jìn)管理技術(shù)和管理方法，將其應(yīng)用于企業(yè)的實(shí)際管理中。又如，人事檔案管理與人力資源管理密切相關(guān)，企業(yè)必須加快整合，管理者在人事檔案管理體制和管理模式的創(chuàng)新中發(fā)揮著不可替代的作用，以確保人事檔案管理工作取得更好的效果.管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富管理經(jīng)驗(yàn)和技能，才能使人事檔案管理發(fā)揮更積極的作用。

（三）完善建設(shè)檔案的相關(guān)法規(guī)

人事檔案的建設(shè)要求政府轉(zhuǎn)變管理職能，推進(jìn)相關(guān)法制建設(shè)，使人事檔案管理法制化，建立程序化管理機(jī)制。使有關(guān)人員認(rèn)識(shí)到人事檔案管理制度具有法律依據(jù)，必須依靠法律來維護(hù)檔案保護(hù)個(gè)人檔案，使人事檔案工作在法律環(huán)境下更加和諧地開展，促進(jìn)人事檔案管理體制創(chuàng)新。

（四）建設(shè)檔案管理信息化

檔案丟失現(xiàn)象是當(dāng)前人事檔案管理中普遍存在的問題，其根本原因是管理模式相對(duì)落后，管理體制缺乏科學(xué)的合理性，管理內(nèi)容不能為人事檔案管理提供依據(jù)。管理者應(yīng)將信息技術(shù)與人事檔案管理合理地結(jié)合起來，利用信息技術(shù)推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。信息技術(shù)可以加強(qiáng)各種資源的開發(fā)和有效利用，大大提高管理人員的素質(zhì)和工作效率。紙質(zhì)人事檔案存在著存儲(chǔ)難度大、占用空間大等明顯缺陷，不能保證檔案的安全，增加了管理人員的工作量，電子版人事檔案可以避免這些情況的發(fā)生。

例如，建立完善的人力資源管理體系，將員工信息納入管理體系，對(duì)員工進(jìn)行統(tǒng)一管理，及時(shí)查詢和修改員工信息，實(shí)現(xiàn)區(qū)域間信息共享，有助于促進(jìn)人事檔案管理的更有效發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理制度要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要進(jìn)行創(chuàng)新，尋求更完善、更合理的制度，突破原有制度的局限，以新的理念建立健全的制度。只有建立良好的制度，才能更好地約束檔案管理人員，提高檔案管理效率，更好地服務(wù)社會(huì)，為國(guó)家選拔更多高素質(zhì)人才，為國(guó)家人才發(fā)展戰(zhàn)略做出突出貢獻(xiàn)。