事業單位檔案管理中的電子檔案管理探究

王海鳳

(濱州市招生考試服務中心 山東 濱州 256600)

現代信息技術應用已經逐漸融入人們的生活和工作當中，信息的獲取和處理更加快捷，其所擁有的大儲存空間和快速錄入、存儲和調閱以及管理效率等優勢極大的推動了現代辦公的質量和速率。而事業單位的檔案是選拔人才、記錄事件、留存事業單位日常工作記錄的重要依據，在其日常管理當中有著極為重要的地位和作用。從檔案的保密性和重要性來講，如何將復雜且繁多的檔案內容進行規范化的管理時其重點和難點。所以，需要通過對不同數據內容的整理和管理以及精細化的分類，才能夠最大程度上發揮檔案數據的價值。信息技術的應用使得事業單位檔案管理實現了電子化，使事業單位檔案管理更具條理，效率更高，但同時也存在一些不足，如技術水平、安全性、制度管理等等，必須要對事業單位電子檔案管理進行不斷的分析與改進，如此才能夠實現檔案信息的安全和體現出其實際價值。

1.事業單位電子檔案管理概述

事業單位是國家所設立直接服務于人民群眾的基層單位和基礎機構，其涉及到社會文化組織當中教育、文化、科學、技術等方方面面的內容，但其并不屬于國家機關，是屬于國家行政機關所領導，由國家財政撥款提供經費的社會文化組織。其檔案信息也設計到社會精神文明基本內容，是社會文化的重要組成部分，不僅包含認識檔案，還包括了社會其他事件的信息記錄。事業單位檔案管理內容主要是針對人事資料的總結和存儲。包括人的出生時間、工作時間、學習和工作經驗等相關記錄的信息。內容極為繁雜，需要分門別類進行統一的整理和存儲以及使用[1]。從其流程來講，需要進行檔案信息的搜集、整理、存儲、檢定、統計和使用。

2.當前事業單位電子檔案管理的不足

2.1 管理制度上的不足。當前，很多事業單位將工作重點放在社會功能方面，導致對電子檔案管理產生了疏忽，尤其在電子檔案管理系統運用和管理制度的完善方面。一方面，事業單位檔案管理常常沿用傳統管理制度，而電子檔案管理的技術性和管理流程是基于現代管理思想基礎上建立和應用的新管理模式，很多傳統管理制度與電子檔案管理并不匹配。例如數據收集不完整、管理流程過于拖沓、信息記錄不健全等等問題，整體保障性較差，職責和分工方面也不明確。

2.2 專業技術人才不足。雖然目前事業單位已經基本實現了信息化辦公，檔案管理也基本實現了電子檔案管理，但在整體技術水平方面仍存在一定的不足。一方面，信息技術設備和網絡技術方面的更新速度較快，而事業單位電子檔案管理系統也需要不斷進行升級。另一方面，事業單位檔案信息量極為龐大，需要由專業技術人員進行信息數據的完整錄入，而由于傳統檔案信息中，很多檔案內容需要進行補充和核實，整體進度較慢。需要專業的技術人才提供支持。而很多事業單位專業技術人員并不充足，導致事業單位電子檔案管理效率和整體水平不高。

2.3 電子檔案安全不足。現代網絡技術、軟件技術開發速度極快，事業單位電子檔案所應用的技術主要包括云計算技術、大數據技術，整體技術更新換代極快。但事業單位電子檔案網絡安全方面的技術更新較慢，導致其整體安全性不高，其所存在的漏洞極易被不法分子所利用而為人民財產安全帶來一定的威脅[2]。

3.事業單位電子檔案管理工作的建議

3.1 科學完善電子檔案管理制度。電子檔案管理制度的完善是工作順利開展的根本保障，其能夠為事業單位電子檔案管理工作的開展賦予一定的行為準則和標準要求，使其工作能夠有序開展。因此，針對當前事業單位電子檔案管理的不足，事業單位既需要不斷完善電子檔案管理制度，首先要明確職責劃分，并作出精細化的明確分工。如職責相容和授權審批流程的規范化[3]。

3.2 培養專業型電子檔案管理技術人才。事業單位必須要加強對專業電子檔案管理技術人才的培養。一方面，事業單位必須對原有檔案管理人員進行信息化技術培訓，提高其自身的信息素養和技術水平。另一方面，事業單位要加強專業電子檔案管理技術人才的招納，積極與高校合作，吸納高新技術人才。不斷提高福利待遇，吸引更多專業人才到事業單位工作。要組織電子檔案管理人才積極參加各項專業技術培訓，利用現有的軟件與硬件設施進行技術實踐[4]。尤其要著重放在幾項重要技術的操作和維護方面，實現事業單位電子檔案管理技術人才的培養和隊伍的組建。

3.3 積極提升電子檔案管理安全水平。近年來，電子信息安全越來越受到人們的關注。檔案信息安全是檔案管理的重要組成部分，所以，首先，為防止疏忽性信息泄露，要加強檔案管理人員的教育和培訓，嚴格遵守管理制度和保密要求，以專業的方式和方法處理問題。二是加強紙質檔案的安全性和資源，嚴格落實檔案的安全基本需求，如安裝監控攝像頭，定期檢查電子文檔，加強網絡防火墻的建設，加強網絡監控和風險控制，提高檔案信息安全的能力[5]。

結束語

事業單位電子檔案管理時事業單位重要的組成部分和日常運行的主要載體以及重要依據。在信息化建設下，電子檔案的管理也必須要加強傳統管理思想和新管理理念的融合，加強電子檔案管理制度的更新和完善，并加強管理水平和監督力度，充分發揮出信息技術、電子技術、大數據技術的優勢，組建高質量、高水平的專業化技術團隊，并重點加強電子檔案管理的安全保障水平，如此才能夠發揮出事業單位檔案管理的價值，促進社會的和諧穩定。