淺談高校資產管理系統在資產檔案管理中的應用

洪堅 王永峰 李偉華 濰坊職業學院

《高校資產管理系統》是山東國子軟件股份有限公司與教育廳財政廳聯合開發的一款應用軟件。系統自啟用以來，利用率極高，操作非常頻繁，給學院資產管理，數據報送做出了巨大貢獻。對《高校資產管理系統》在資產檔案管理中的應用情況進行分析，提高系統使用效果，并針對系統問題及時改進，增加系統的靈活性與可用性。

一、系統概況

高校資產管理系統是一個可以實現廣域網或局域網辦公的管理系統，由各級各類管理人員，通過校園網完成各項資產管理活動，及時傳遞處理管理信息。資產涵蓋學校各類性質固定資產，包括教學樓、實驗室、辦公樓等建筑物，以及教學科研儀器設備、辦公管理設備、圖書文物陳列品以及后勤相關設備。依據固定資產的不同物質屬性實施多樣化管理，功能幾乎覆蓋所有固定資產管理業務活動。系統功能包括固定資產的驗收、增加、處置、變動、調劑、清查、分析報表、動態監管等。研發的功能基本能夠實現對固定資產的動態化管理，與信息技術充分結合，在廣域網或局域網上，都能夠實現固定資產的管理活動。并且能夠再造固定資產管理業務流程，適應固定資產管理制度，落實相關管理責任與財務管理充分結合，對固定資產實行全面多維的實時監控，對高校固定資產的動態化，精細化管理，具有推動作用，能夠合理配置資產，提高資產管理工作效率，改善資產管理部門的服務質量。

《高等學校資產管理系統》的應用實踐證明，與目前高校推進的固定資產管理體制，實現固定資產的全面監控，完善固定資產管理制度，提高管理效率，精準服務教育教學體現出強大的功能。將固定資產管理搭建了一個較高水平的管理平臺，走上科學化、規范化的道路，徹底改變了原來職能部門的管理流程，從整體上提供了學校資產管理水平，充分利用現代信息技術，完善固定資產管理體系，使固定資產的管理工作更加規范、科學。

二、系統應用層面的管理體系建設情況

系統根據不同職能部門設置相應的管理權限，職業學院在資產管理使用人員分別賦予固定資產管理業務管理權限，在每類業務中根據分工和角色的不同，系統的用戶分為使用管理、歸口管理、財務管理與決策管理四大群體。

對于使用管理者群體，賦予錄入固定資產的管理基本信息，對各個部門的固定資產使用情況進行實時監控，每一位教職員工都有自己的用戶名與密碼。而資產管理群體，則根據資產管理的職責分工，通過系統的審核，固定資產的增加及變動業務保證使用部門的管理員錄入的信息與實際相符，符合相關業務制度規定，對資產管理范圍內，使用部門的管理情況進行業務監督，充分利用系統超大的信息支撐配置固定資產，目前各職能部門二級學院共配備了35 名資產管理員。對于決策群體，學院根據職責分工有關管理制度，對固定資產的使用機關的情況，授予相應職權范圍內的固定資產決策權，對固定資產工作進行指導、決策、檢查、監督，系統的管理員則負責整個系統的維護與正常運行。根據不同職責的分工，在系統內設置相應的操作權限，并對系統的數據信息進行管理維三、系統功能應用情況。

本系統可以體現學院絕大部分資產的使用情況（除企業捐贈只有使用權、合作企業資產）不但可以詳細體現價值、使用單位、使用人、存放地點等信息。還可以對資產進行分類，明確使用方向，使用的現狀狀態等。大大提升了資產盤點的效率，增加了使用年限，防止丟失與損壞。下面我對本系統主要的應用方面做個簡略說明：

1.資產查詢

本系統可以對學院全部資產進行查詢，可以按照使用部門、使用人和存放地點進行分類查詢。也可以對資產的變動、處置進行查詢。

教育部規范的十六大類。

目前全院固定資產為124742 條368319111.08 元。19 年全年新增為4377 條11922071.45 元（19 年1 月1日到19 年12 月24 日）各項數據平臺的數據報送都是從本系統中提取。如高基平臺，優質校等。

2.新增固定資產入賬

新增固定資產由招標辦采購到貨后，由資產處同招標辦協同使用部門進行驗收。合格后進行固定資產的入賬。入賬工作由各二級學院資產管理員進行。

驗收單包含資產大部分內容，紅色為必填項。入賬后開具入賬證明單并簽字蓋章。出示發票、購置審批與入賬證明單合并交予資產處換取固定資產入賬單（紅聯）。簽字蓋章后報銷。

資產處會對新增的資產進行審核，核對價格，用途，分類、使用人等信息。對所有資產進行匯總，年底與財務核對并將紙質材料送檔案館。

3.資產的變動

由于學院人員，地點調動頻繁，系統內人員地點就會賬實不符，需要資產管理員對賬實不符的進行變動調整。選擇要變動資產后生成變動單進行變動。資產處會對變動資產進行審核，跨部門變動需要走審批程序。本系統合計變動158906 條。

4.資產處置與其他

對于待報廢，使用年限較長，沒有使用價值的資產進行報廢。報廢需要走審批程序，操作流程同資產變動。

三、 系統應用存在的主要問題及建議

本系統自啟用以來，利用率極高，操作非常頻繁，給學院資產管理，數據報送做出了巨大貢獻。但是在應用過程中出現了不少問題，詳細如下：

1.資產管理工作要求越來越嚴格，對數據查詢、報送、管理、調配越來越精細，大大增加了資產管理員的工作量，有些甚至超過了本職工作的工作量，造成數據變更不及時，工作越積越多，最后成遺留問題。資產處多次督促各資產管理員處理，發現全部資產管理員為兼職，本職工作繁忙，留給資產管理上的時間太少，給資產管理工作造成極大困擾。

2.本系統為內網使用，不能在家或外地操作，使得下班期間跟假期很難位進行系統操作，造成各資產管理員頻繁加班與往來學院。建議開通手機版本。

3.數據填報不規范導致數據查詢困難。比如教師用辦公桌資產系統名稱為板臺、辦公桌、老板臺、三抽桌、微機桌、寫字臺等五花八門。電腦為微機、臺式機、圖形工作站、終端機、蘋果電腦、聯想電腦等等。今后加大數據填報規范。

今后在資產檔案管理中的應用情況要及時進行分析改進，系統的功能與使用注意提前進行以全員業務培訓，提高系統使用效果，建議商家開通手機版本，增加系統的靈活性與可用性。