提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

張燕

山東省德州市數(shù)字化城市服務(wù)中心 山東德州 253000

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代隨之到來(lái)，大數(shù)據(jù)得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，其在發(fā)展過(guò)程中能夠具有更多優(yōu)勢(shì)。從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠?qū)Ω鞣矫婀ぷ鞯拈_(kāi)展產(chǎn)生重要影響，并且對(duì)大數(shù)據(jù)思維模式進(jìn)行應(yīng)用，有利于改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理方式方法。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員信息化處理能力低

在信息化突飛猛進(jìn)的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)、綜合素質(zhì)都難以充分適應(yīng)工作需求。當(dāng)下很多檔案從業(yè)者不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，也未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理信息化的理念認(rèn)知，在新思想、新思維方面，整體知識(shí)儲(chǔ)備薄弱，對(duì)待現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握、數(shù)據(jù)的處理等都不夠熟悉，總體來(lái)說(shuō)工作缺乏有效性和針對(duì)性[1]。

1.2 檔案管理工作人員素質(zhì)低下

一些事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中缺乏專(zhuān)業(yè)人才，且對(duì)相關(guān)工作人員培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)低下，且由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在工作人員的培訓(xùn)上投入較少。大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作人員不是專(zhuān)業(yè)的，而是從其他工作崗位上抽調(diào)來(lái)的，這些工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，對(duì)于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力較差，無(wú)法靈活運(yùn)用新檔案信息化管理，從而影響檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

1.3 人事檔案管理信息化理念相對(duì)比較保守落后

在事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新意識(shí)，信息化管理理念不強(qiáng)，缺乏應(yīng)有的認(rèn)知和接受程度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有高度重視信息化建設(shè)，各個(gè)部門(mén)之間缺乏應(yīng)有的信息溝通和交流，人事檔案資源信息共享程度不高，這對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)各項(xiàng)工作的推進(jìn)造成嚴(yán)重阻礙。另外，并沒(méi)有及時(shí)更新管理理念和管理方法，信息化的應(yīng)用程度不高，很多人員缺乏應(yīng)有的信息化建設(shè)理念和意識(shí)，往往不求更新，未能有效創(chuàng)新人事檔案的管理方式和方法，由此導(dǎo)致信息化建設(shè)沒(méi)有呈現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)化策略

2.1 合理規(guī)劃工作內(nèi)容

首先，要加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子的建設(shè)，使其認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性，要依照國(guó)家法律法規(guī)來(lái)嚴(yán)抓事業(yè)單位檔案信息化管理，將其看作是一項(xiàng)重要、制度化的工作內(nèi)容，對(duì)檔案管理專(zhuān)職人員進(jìn)行合理配比，加大信息化建設(shè)當(dāng)中所需要的硬件與軟件措施，以此來(lái)裝備好檔案管理信息化建設(shè)的隊(duì)伍。其次，事業(yè)單位要深入開(kāi)展調(diào)研活動(dòng)，定制適合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，落實(shí)各項(xiàng)需求，設(shè)立長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，并提出具體的管理方法，使工作有據(jù)可循，順利推進(jìn)工作的實(shí)施[2]。

2.2 完善配套制度

配套制度作為各級(jí)職工干部共同落實(shí)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級(jí)職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對(duì)各項(xiàng)工作的具體落實(shí)，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)任務(wù)的自覺(jué)性。此外，針對(duì)建設(shè)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者還要建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將其細(xì)化到具體的操作上，增強(qiáng)各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)工作的積極性。同時(shí)，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實(shí)定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設(shè)任務(wù)的完成情況，之后再將檢查評(píng)估結(jié)果計(jì)入到個(gè)人績(jī)效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設(shè)工作的準(zhǔn)確落實(shí)。

2.3 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

一是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和管理層應(yīng)起到 “領(lǐng)頭羊” 的作用，積極轉(zhuǎn)變觀念，建立起完善開(kāi)展檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，充分掌握檔案信息化管理的含義、關(guān)鍵價(jià)值、長(zhǎng)處及不足，樹(shù)立良好的信息化應(yīng)用意識(shí)；二是積極引進(jìn)檔案管理人才，并培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，事業(yè)單位可借助內(nèi)部競(jìng)聘、向社會(huì)招聘、邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士講座制定等方式，來(lái)搭建起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并強(qiáng)化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強(qiáng)的責(zé)任心、良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、牢固的檔案管理知識(shí)等；三是強(qiáng)化輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的檔案管理知識(shí)，充分了解信息化管理手段與技能，使之專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)能夠始終滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的需求；同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等培訓(xùn)，對(duì)其管理業(yè)務(wù)能力進(jìn)行著重考核，強(qiáng)化其檔案管理思想認(rèn)識(shí)的培養(yǎng)，促使其一心一意投身到檔案管理事業(yè)之中，從而確保方案檔案信息化管理能夠更加靈活開(kāi)展[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上而言，信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化工作的推進(jìn)，信息技術(shù)發(fā)揮了極大的作用。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中要利用好網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)，以此為事業(yè)單位的檔案管理提供更大便利，提高辦事效率，同時(shí)還要注重對(duì)信息化平臺(tái)的維護(hù)和建設(shè)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，讓事業(yè)單位更好地服務(wù)于社會(huì)。