談中小企業(yè)內(nèi)部控制制度
——以Z公司為例

龔昌洪

（重慶正成鑫實業(yè)有限公司，重慶 401320）

一、企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

中小企業(yè)有著自身的經(jīng)濟規(guī)模和經(jīng)營特點，企業(yè)內(nèi)部控制的重要性主要體現(xiàn)在：完善的內(nèi)部控制機制能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)所擁有資源的優(yōu)化配置提高資源使用效率，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風險防范能力，促進企業(yè)進入大市場，參與市場競爭，通過各項控制措施可以將各崗位工作職責做到更明確及預期經(jīng)營目標更加清晰，從而使得經(jīng)營活動有序進行，運營效率得到提升，利用內(nèi)部控制和風險管理的技術方法，將內(nèi)部控制與風險管理做到整合與統(tǒng)一，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理過程的風險并進行預警提示，對風險的目標進行設定、識別、分析和應對，使低風險帶來的經(jīng)濟損失的概率得到有效降低。

通過內(nèi)部控制可以在保證全面性的基礎上，對重要業(yè)務事項和高風險領域進行關注，利用更嚴格的措施，利用制衡性和適應性原則，在考慮成本效益的情況下，對經(jīng)濟業(yè)務活動的審批、執(zhí)行、監(jiān)督進行有效控制。

二、公司內(nèi)控缺陷案例回顧

Z公司是2020年1月成立的加工生產(chǎn)電線銅絲的企業(yè)，由于產(chǎn)品的特殊性，對數(shù)量（交貨稱重）和價格（網(wǎng)絡行業(yè)行情價）都是按照特殊的計量方式進行，成立的宗旨是做西南地區(qū)最大在電線銅絲生產(chǎn)企業(yè)，今年以來，很多電線行業(yè)的上游企業(yè)經(jīng)營受影響，有綜合實力的銅絲生產(chǎn)企業(yè)很少，達到供貨條件的更少。

公司內(nèi)控缺陷案例具體經(jīng)過是：同時交貨同一規(guī)格的產(chǎn)品（只是重量不一樣）到兩家不同的客戶，其中一家A客戶在用完產(chǎn)品時，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品包裝用的標簽同送貨單核對后有差異，故電話公司銷售總經(jīng)理要求我公司按送貨單補足產(chǎn)品差量，理由是送貨單據(jù)同標簽上記錄的數(shù)量差異距大，在收貨時公司人員沒有過磅稱重，簽收人缺乏專業(yè)知識，而公司在同一批送貨中，另外一家B客戶的也按單據(jù)簽收，但是B客戶的標簽卻在A客戶的包裝上出現(xiàn)了，且送貨單的數(shù)量大于標簽數(shù)量。而銷售總經(jīng)理在維護客戶的利益的情況下，同意補足差量，對送貨員和公司發(fā)貨人員進行處罰。而在此事件中，經(jīng)公司銷售、生產(chǎn)、財務各主要部門仔細分析，明確公司內(nèi)部控制的重要性，以及公司目前內(nèi)部控制存在的主要問題，并對重要的，主要的提出改進建議，對該公司整個內(nèi)控流程相關的業(yè)務層面的事項進行完善，有更加完善的內(nèi)控機制才能更好地提升企業(yè)形象，增強企業(yè)產(chǎn)品、服務實力。

三、通過該事件分析企業(yè)目前內(nèi)部控制存在的問題

（一）銷售業(yè)務控制下客戶信用調(diào)查不到位

客戶管理不到位，未防范信用風險，比如案例中的A客戶在會議上沒有找到相關的信用調(diào)查依據(jù)，出沒有以往的交易情況記錄。銷售過程可能存在欺詐舞弊行為，比如送貨人員可能的客戶及銷售人員三方建立同盟，否認事實；對銷售政策和策略制定不當，比如在該事件發(fā)生后，公司銷售部門沒有找到類似的相關文件政策來劃分責任和處理該事件，可能導致企業(yè)經(jīng)濟利益受損。

（二）企業(yè)合同業(yè)務各環(huán)節(jié)的服務和跟蹤缺乏管理

合同管理存在重大風險，未訂立或未經(jīng)授權訂立合同，合同主體資格未達要求，比如在該事件中針對A客戶的合同中A客戶并未指定收貨人；對合同履行或監(jiān)控不當，合同糾紛處理不當，案例中出現(xiàn)A客戶的投訴和索賠應按程序調(diào)查清楚后做出決定，銷售總經(jīng)理在接到投訴立即做出賠償欠妥，都可能讓企業(yè)形象和經(jīng)濟利益受損。

（三）公司內(nèi)部信息系統(tǒng)管理不到位

信息系統(tǒng)缺乏和規(guī)劃不合理，信息系統(tǒng)的建立，運行傳遞的維護控制不到位，該案例中每一件產(chǎn)品都有一個編號，該編號對應相應的客戶，B客戶的產(chǎn)品標識出現(xiàn)在A客戶那里，說明公司庫房有對該產(chǎn)品信息傳遞失誤的風險。

四、完善相關內(nèi)部控制的建議

（一）完善客戶信用調(diào)查

企業(yè)應當利用市場調(diào)查，確定信用方式的方法要合理，公司的信用管理具體需要依抿：信用信息的獲取、評估信用信息有分析評估、各種授信和各種債權保障、相關債權得以實現(xiàn)四個環(huán)節(jié)組成，信用信息獲取是企業(yè)信用管理活動的基礎是有效的信用信息， 必須給予高度重視，公司可以利用的信息來源有；已有往來客戶之間的交易記錄、同行業(yè)內(nèi)部信息的共享、相關公共資源的查詢信息、專業(yè)機構如征信查詢機構等四種， 公司信用管理部門應按照這四種信息的特點和公司自身的情況進行綜合利用。企業(yè)必須建立客戶信用檔案，建立嚴格的信用保證制度并執(zhí)行。

利用客戶之間的往來信息：可以從自己的下游客戶處進行縱向調(diào)查需要發(fā)展的新客戶的情況，如同類產(chǎn)品的報價，同行的評價，市場產(chǎn)品分銷商和客戶的評價，同行業(yè)內(nèi)部信息的交換：企業(yè)可以通過同行業(yè)橫向進行了解，如同行對該客戶的評價，款項的付款情況及對業(yè)務過程的綜合評價。

利用公共資源的查詢信息：企業(yè)可以通過政府官網(wǎng)如在工商信息網(wǎng)上查看企業(yè)工商注冊情況，了解公司股東情況、資產(chǎn)情況、人員情況，通進稅務網(wǎng)站查詢公司的信用級別以及稅收情況，有無欠稅等稅務信息。通過勞動和社保信息上的查看有無拖欠工資和社保情況。

專業(yè)機構查詢：如征信查詢機構，銀行結(jié)算機構，對企業(yè)進行相關信用調(diào)查。在現(xiàn)實中可能有些信息無法獲取，銷售部門在建立客戶檔案時力求盡善盡美。關注重要客戶資信變動情況，對于老客戶和新開發(fā)的客戶應當建立有效的信用保證制度并嚴格執(zhí)行，這樣為下一步簽訂購銷合同準備談判信息基礎。

（二）對合同管理各環(huán)節(jié)的服務與跟蹤要嚴格做到位

銷售合同的合同內(nèi)容如果存在重大疏漏，企業(yè)合法權益可能會受到侵害。公司應當組織相關專業(yè)人員如法律，技術，財務方面有經(jīng)驗的人員參與合同的擬定，在自愿公平原則下明確雙方的權利義務和違約責任，必須有完整的條款和內(nèi)容、必須有準確的表述文字、必須有完善的手續(xù)，以免出現(xiàn)重大漏洞，應當仔細分析研究，有必要應對合同條款提出修改意見。

對合同風險防范及內(nèi)部控制的機制企業(yè)應提前建立，如合同建立標準通用版本的應用，企業(yè)在合同簽訂前做好資信調(diào)查及評審的專題會議，對合同執(zhí)行的前和執(zhí)行中的風險預判與對應措施的執(zhí)行。重大合同應進行組織人員會簽，合同在執(zhí)行前，對合同內(nèi)容相關部門必須熟悉，對合同執(zhí)行的分析與預判需要加強，找出執(zhí)行過程中的關鍵點與薄弱點，加強合同執(zhí)行的監(jiān)控與交貨質(zhì)量的監(jiān)管。

公司合同跟蹤和履行部門須有合同管理臺賬，各項計劃有優(yōu)化完善方案，對合同進度進行跟蹤，對合同要求的相的要求的各項工作進行有效監(jiān)控，對過程中出現(xiàn)的所有不符合合同要求的偏差進行整改。如在合同上規(guī)定驗收收貨人，如果收貨人與合同中不一樣，應及時得到對方授權。

合同對有技術資料及技術要求的管理。對于合同中對方未按合同或協(xié)議約定向企業(yè)提供產(chǎn)品技術資料及技術配合的，有提供技術資料及技術配合的要求時，在下生產(chǎn)訂單時需要得到對方確認，明確對方在企業(yè)生產(chǎn)要求的時間內(nèi)提供與合同說明的技術資料。這是利用訂單生產(chǎn)保證交貨質(zhì)量的最重要信息因素。

交貨、須遵循合同約定。有應按合同雙方協(xié)商處理數(shù)量、質(zhì)量問題。企業(yè)在收貨方反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問題信息時，應有企業(yè)相關處理的規(guī)定，并將處理意見在有效時限內(nèi)及時回復對方。

應收款項的催收符合法律規(guī)定。對于相關票，保證金，財務結(jié)算方式，應收賬款的核對等應按財務管理要求寫進合同里面，要求對合同的變更、解除及轉(zhuǎn)讓進行風險評估。當合同因其他原因需要變更，轉(zhuǎn)讓和解除的，公司需組織相關部門人員按合同簽訂流程重新進行評估，辦理相關書面手續(xù)。企業(yè)如果因銷售合同履行不符要求出現(xiàn)合同糾紛，對重大合同需要進行事行調(diào)查跟蹤，并制定新的防范手冊，對未來進行合同風險把控。

企業(yè)通過對合同糾紛個案進行分析，－追溯合同風險防范和內(nèi)控管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)產(chǎn)生的原因，問題研究的共性分析，提出整的合理依據(jù)和建議，合同管理的漏洞得到有效堵塞。

企業(yè)在合同中應盡量做到以上情況的內(nèi)容，提升企業(yè)合同管理水平與抗風險能力。

（三）對企業(yè)內(nèi)外各部門的信息傳遞要加強

信息的傳遞應及時性、準確。首先銷售內(nèi)勤需通過書面形式或者網(wǎng)絡傳遞工具向車間、庫房、運輸傳遞當日生產(chǎn)計劃和送貨計劃，庫房應查庫存情況，是否滿足當日送貨要求，并根據(jù)包裝情況分配產(chǎn)品到客戶送貨單上，運輸部門根據(jù)送貨量和送貨線路及客戶要貨時間要求安排人員和車輛送貨。期間各環(huán)節(jié)（車間入庫－庫房出庫－運輸－交貨）人員認真履行工作職責對貨物的交接必須做到單據(jù)，實物相核對，避免形式上的簽收。

對包裝用的工具在回收后應安排專人對其進行清理，并對生產(chǎn)各環(huán)節(jié)進行相互監(jiān)督，避免各環(huán)節(jié)在包裝工具上出現(xiàn)信息傳遞的重復性，出現(xiàn)無用或過期。

對庫存余額信息進行實時申報和查詢，否則可能出現(xiàn)貨物短缺現(xiàn)象，對公司聲譽帶來很大的負面影響，在很大程度上使企業(yè)的經(jīng)營效益下降，還有可能讓產(chǎn)品錯過出售的良好時機，失去客戶信任。

重視科學的信息管理工具，重視對存貨的管理，有效的存貨管理制度，通過制度的規(guī)范提高企業(yè)的資產(chǎn)管理水平，通過制度的約束保證有關人員在進行存貨信息管理工作時能夠嚴格按照規(guī)定具體實施，杜絕濫用職權現(xiàn)象。通過崗位責任分離制度，能夠確各項信息工作具有準確性，提升管理的效率。

五、結(jié)束語

企業(yè)應該建立嚴格的信用制度及客戶信用評價記錄，制定合理的合同簽訂評審程序，提升企業(yè)合同管理水平與抗風險能力。制定有效合理的信息傳遞管理手冊，提高企業(yè)信息管理層次，促進企業(yè)實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展的目標，并在此基礎上，完善企業(yè)人力資源管理，組織系統(tǒng)管理，企業(yè)文化系統(tǒng)的建設，規(guī)范自身內(nèi)控制度，以自我檢查，以行業(yè)領頭為標桿，完善企業(yè)完善內(nèi)控制度，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。