企業檔案管理中推行精細化管理的措施

任惠韜

內蒙古交通設計研究院有限責任公司 內蒙古呼和浩特 010010

檔案管理是企業管理工作的重要內容之一，通常情況下，企業檔案會以文字、音像、實物等形式進行儲存，屬于企業無形資產的重要組成部分，檔案信息的科學整理，能夠為企業進行管理決策提供可靠的依據。隨著信息技術的快速發展，其與企業檔案管理工作的融合程度在不斷加深，因此，在信息化環境下企業檔案管理與服務模式的創新十分必要，這對于推動企業檔案管理工作的完善并發揮檔案管理的作用有著重要的意義。

1 企業檔案管理工作的問題

1.1 企業檔案儲存的問題

企業在以前進行檔案管理的時候，輸入檔案信息來進行儲存是非常簡單的操作方法。但是隨著企業的信息數據變得越來越多，企業在存儲數據信息到同一個地方的時候，那么就會變成大數據。再加上企業在運營，很多的工作都在開展，這樣也就導致數據信息會變得越來越多，這樣也就導致檔案的存儲量也會開始變大。而且檔案信息的存儲量越來越多，在查詢檔案的時候也會比較的困難，而且查詢和存儲檔案的速度也會漸漸地下降，這樣也就會導致企業的檔案管理工作無法順利進行[1]。

1.2 企業檔案資源管理中的問題

企業的檔案在進行管理的時候，以往都是使用筆來進行記錄，然后在發展到使用數字化技術進行記錄，然后再到現在使用全新的管理方法來進行管理。數字化管理的方法雖然可以對企業的檔案資源來進行合理的收集與整理，但是這樣的技術還是無法滿足現階段企業對檔案管理工作的需求，這樣也就會使企業的檔案管理工作效率下降。要想提升企業的管理工作效率，促進企業可以更好的發展，就一定要重視對信息技術的研究，結合信息技術來發掘大數據技術的價值。所以，在大數據背景下，企業的檔案資源管理工作業數據檔案工作當中非常關鍵的一個問題。

1.3 企業檔案管理人員存在的問題

在最近幾年，人們已經開始重視大數據技術和信息管理的工作，而且現在很多的學生在高考報志愿的時候，也會選擇與這些技術相關的專業來進行學習。但是對于現階段的情況來說，還是缺少這方面的專業人才。在企業當中，不管是哪種工作，都是需要有專業的人才來從事的。所以，企業的檔案管理工作也缺少專業的管理人才，這個問題急需進行解決。雖然企業也有很多管理的人才，但是在信息化時代當中，企業所需要的管理人才是要具備管理能力和信息化技術的人才。企業現階段的數據信息變得越來越多，所以只能使用先進的信息技術才可以對企業的大數據來進行整理和收集。所以，知道如何使用大數據技術的管理人才才是企業檔案管理工作當中最需要的人才[2]。這樣才可以保證企業能跟上時代的發展，在激烈的競爭中脫穎而出。

2 企業檔案管理中推行精細化管理的措施

2.1 運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作

作為企業檔案的管理人員首先必須要保證收集整理的檔案資料的完整性、真實性及精確性，其次依據檔案的內容來實施多樣化的管理措施，清楚劃分好檔案的類別。同時，根據檔案資料的等級及類別對其歸檔工作進行全過程的記錄，以避免檔案的損壞及丟失，為檔案的日常使用及查閱提供方便。再其次，在檔案歸檔工作中應用精細化理念，就必須要提高檔案歸檔工作的條理性，結合企業檔案管理需要，切實提高企業檔案管理的整理及歸檔水平，推動企業發展。

2.2 加強企業精細化檔案管理機制建設

為確保企業檔案管理的精細化及完整性，務必要加強和完善企業的精細化檔案管理機制建設，以提高企業檔案管理工作的效率及水平。同時，建立完善的檔案管理機制，不僅可以保持企業檔案管理工作的長效性，而且也有助于增強企業整體的管理工作水平，更好地推動企業向前發展。另外，企業檔案管理部門也要細分明確檔案管理的每個步驟及環節，并制定合理的考核制度，加強檔案管理人員的考核，從而在確保檔案管理人員工作高效性的同時，增強檔案管理人員的綜合素質及實操能力，為企業檔案管理的發展奠定良好基礎[3]。

2.3 普及信息化技術

信息化技術是檔案信息化管理的核心重點，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質辦公的基礎上，將電子檔案的信息技術進行應用和普及，電子檔案的開發是以計算機設備為載體，互聯網為媒介，將信息資源進行數字化，在便捷錄入、儲存、查找的基礎上，更能夠將信息資源進行深層次的開發和利用。其次，建立電子檔案服務平臺，將計算機設備進行合理的利用，建立完整的信息資源網絡，能夠將檔案資源形成面向社會的共享平臺，將傳統的紙質辦公、檔案室存儲辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設備轉變為電子辦公的形式，將加大信息資源的利用實效。

2.4 加強檔案管理制度的建設

在信息化環境下，為了實現企業檔案管理與服務的創新，企業必須利用嚴格的管理制度來促進企業檔案管理各個環節的工作嚴格執行。為此，針對檔案管理工作的開展，企業應該根據自身實際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對檔案管理工作的流程以及各個環節的工作進行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規范化。

3 結語

在社會及科技不斷發展進步的背景下，企業檔案管理工作的重要性越發凸顯，因此，企業的檔案管理人員必須要認清現在檔案管理工作中的問題，從制度、技術、人員及觀念等各方面積極創新，引入精細化管理的理念及方法，細化、細分企業檔案管理工作的每個步驟及環節，明確檔案管理人員的具體職責，提高企業檔案管理工作的整體精細化水平，從而推動企業實現長久、穩健、快速發展。