淺談檔案信息化建設(shè)助力油田企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展

杜 巖

（大慶油田慶北工礦服務(wù)公司綜合服務(wù)中心，大慶 163002）

引 言

檔案，是一種不可再生資源。若企業(yè)的原始檔案遭到人為破壞或因自然因素損毀，將會給企業(yè)帶來無法挽回甚至不可估量的損失。當(dāng)檔案被破壞后，對其的借閱、利用與后續(xù)保存等檔案工作就更無從談起。檔案對企業(yè)的生存與發(fā)展有著重要意義，而傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式暴露出一些弊端。

一、檔案信息化建設(shè)對檔案工作的影響

企業(yè)的檔案管理工作需要檔案員的耐心與細心。相比于其他宣傳與文案收集工作，檔案管理更加系統(tǒng)化，更加精細、復(fù)雜。在傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式下，紙質(zhì)檔案對存放地點有著相對嚴苛的條件。例如，防止日光直射、應(yīng)采用防爆燈作為人工照明等，對溫度、濕度也有溫控調(diào)節(jié)的必要。而部分北方地區(qū)油田企業(yè)辦公樓采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)，秋冬季節(jié)嚴防漏水、漏氣更是重中之重。對于紙質(zhì)檔案資料的整理方面，在借出與歸檔各類檔案文件前，檔案員都應(yīng)對所經(jīng)手的檔案進行案卷質(zhì)量檢查。對不貼合入庫要求的，按檔號編制規(guī)則進行重新整理并歸檔。而在接收、整理與維護的過程中，難免出現(xiàn)人力不足、借閱流程有失規(guī)范等行為，造成檔案損毀、甚至遺失等嚴重后果。

新《中華人民共和國檔案法》將于2021 年1 月1 日起施行，其中對檔案信息化建設(shè)提出了明確要求。近年來，隨著油田企業(yè)逐漸引進、開發(fā)數(shù)字辦公系統(tǒng)，檔案信息化建設(shè)得以推進，從而能夠提供提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。加強檔案信息化建設(shè)，采取措施保障檔案信息安全，是企業(yè)的發(fā)展保證。對于油田企業(yè)而言，如果將電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化、企業(yè)通信系統(tǒng)（如即時通）整合、互為銜接，則有希望實現(xiàn)檔案管理效率的大幅提升，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供助力與保障。油田企業(yè)從紙質(zhì)檔案管理模式到電子檔案管理的轉(zhuǎn)變需要過渡期，要求相關(guān)從業(yè)人員及時了解、熟練掌握所應(yīng)用的新型電子檔案系統(tǒng)。

二、合理利用電子檔案對經(jīng)濟效益的提升

紙質(zhì)檔案經(jīng)過檔案員的整理歸檔，被分門別類保管存放。在新形勢下，部分油田企業(yè)面臨著改革、重組和轉(zhuǎn)型的發(fā)展機遇。在油田企業(yè)經(jīng)歷轉(zhuǎn)型與大變革中，檔案的調(diào)取與借閱工作量會驟然增多，檔案更替也變得更加頻繁和多樣化。此時，紙質(zhì)檔案的管理弊端逐漸凸顯——數(shù)據(jù)更新不夠及時、耗費大量人力物力、部分檔案被錯誤定位，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息的丟失。久而久之，企業(yè)將會遭受巨大的經(jīng)濟損失。而如果對電子檔案進行合理利用，則會在以下方面帶來經(jīng)濟效益的提升：

（一）減少勞動人手，提高管理效率

無論是對新電子檔案的制作、還是對電子檔案的收錄、調(diào)取，均可以用計算機及電腦配件完成。以筆者管理的工程基建檔案為例，在土地利用數(shù)據(jù)、住宅維修數(shù)據(jù)、照片檔案及圖紙資料的新建與保存上，實際所付出的腦力勞動與物料、資金消耗等方面，電子檔案模式有著得天獨厚的優(yōu)勢。

（二）電子檔案節(jié)省空間，不易損毀且永久保存

檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的見證與底稿，油田企業(yè)體量大，歷史悠久，檔案信息龐雜。檔案信息化建設(shè)有助于節(jié)省土地空間，利用云儲存可以使油田企業(yè)的檔案信息永久保存，并且保證其質(zhì)量不會受到自然因素的損毀，可以避免未來經(jīng)濟糾紛下不必要的經(jīng)濟損失。此外，保存完整、齊全、系統(tǒng)的電子檔案可以轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，通過特定模型計算方式，便于橫縱向?qū)Ρ扔吞锲髽I(yè)歷史發(fā)展，提供直觀的數(shù)據(jù)分析，作為日后企業(yè)制定策略的參考。

（三）無紙化檔案管理助力環(huán)保事業(yè)，踐行油田企業(yè)的企業(yè)社會責(zé)任（CSR）

據(jù)《企業(yè)社會責(zé)任藍皮書（2020）》，中國企業(yè)300 強社會責(zé)任發(fā)展指數(shù)取得較大進步，但整體仍處于起步階段。筆者認為，油田企業(yè)是中國企業(yè)的排頭兵，在踐行企業(yè)社會責(zé)任方面也應(yīng)該做榜樣、做標兵。而積極推進檔案信息化建設(shè)，推行無紙化檔案管理節(jié)省物料，符合CSR 內(nèi)涵，有助于在行業(yè)內(nèi)提升企業(yè)口碑，維護企業(yè)形象，間接性維系經(jīng)濟效益。

（四）安全性提升，企業(yè)檔案得以有效保護

不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案系統(tǒng)的操作需要“專人專用”。以筆者所在的單位為例，檔案從業(yè)人員配有專用USB-Key 安全密鑰，登陸內(nèi)部系統(tǒng)時需要安全密鑰的認證。這在一定程度上保證了每一份檔案的流通都有跡可循，可以快速尋找到相應(yīng)負責(zé)人并追蹤實時進度。而在統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案庫房可以多人進出，存在著登記、借閱等線下必要步驟被遺漏的情況。因此，對電子檔案系統(tǒng)合理利用，使得檔案借閱安全性提升并得以有效保護。

三、油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題

提高檔案信息化建設(shè)水平，有利于推進企業(yè)管理體系和管理能力現(xiàn)代化。油田企業(yè)電子檔案系統(tǒng)不斷更新迭代，趨于完善。與此同時，筆者認為仍存在一些問題與可以改進的地方，在此與讀者進行探討。以筆者工作單位的檔案管理系統(tǒng)為例，如果對以下問題進行解決或完善，或許更有助于提高檔案管理效率，助力油田企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

（一）未能與油田辦公自動化、即時通訊工具相整合

互聯(lián)網(wǎng)新秀字節(jié)跳動旗下企業(yè)協(xié)作平臺——飛書，作為一站式企業(yè)溝通與協(xié)作平臺，整合了及時溝通、云盤、在線文檔等多功能于一體，因而備受好評。若未來油田企業(yè)的電子檔案系統(tǒng)可以與辦公平臺、通信平臺（如中油即時通信）相整合，協(xié)同效應(yīng)與效率將得到進一步提升。

（二）電子檔案借閱流程仍需規(guī)范，電子審批制待實行，提高安全系數(shù)

部分油田企業(yè)單位工作人員從線上檔案系統(tǒng)借閱檔案時，仍在線下提交“介紹信”“借閱申請”，模仿傳統(tǒng)檔案管理的流程。若能推行線上系統(tǒng)全流程，實行線上審批，則更貼合檔案信息化的理念與內(nèi)涵。實行電子審批制，也有利于落實責(zé)任人，提高安全系數(shù)。

（三）提升檔案從業(yè)人員的專業(yè)能力，組織定期學(xué)習(xí)

科技發(fā)展日新月異，油田企業(yè)也面臨著新時代的浪潮，面臨著機遇與挑戰(zhàn)。為進一步提升檔案管理水平，利用好不斷更新迭代的線上管理系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理員外出學(xué)習(xí)，扎實做好人員培訓(xùn)。此外，利用5G、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)中心等新技術(shù)推進油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)，有助于進一步提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，并實現(xiàn)行業(yè)與區(qū)域間的互通、互利。

（四）對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案未能進一步加強聯(lián)網(wǎng)管理，與目前的檔案信息化建設(shè)存在割裂。

筆者認為，如果對庫房中的紙質(zhì)檔案重新整理并用條形碼、二維碼或物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備進行聯(lián)網(wǎng)定位，則可以實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的實時追蹤，減少丟失風(fēng)險并大幅提升工作效率。當(dāng)然，這種將紙質(zhì)檔案聯(lián)網(wǎng)定位的方案需要物聯(lián)網(wǎng)硬件設(shè)備支持。此外，如果在未來對新媒體輔助設(shè)備與技術(shù)加以利用，如增強現(xiàn)實、虛擬現(xiàn)實技術(shù)，則可以實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的實時立體3D 預(yù)覽，進一步完善電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)。而就目前的實際情況而言，此方案的落實仍需要較長一段時間，現(xiàn)仍處于設(shè)想階段。

結(jié) 語

隨著時代的發(fā)展，新的形勢對檔案管理工作也提出的新的要求。檔案管理人員也要緊跟時代發(fā)展腳步，讓科技成為工作與生活的好幫手，為企業(yè)的蓬勃發(fā)展做好根基工作。推進檔案信息化建設(shè)，可以使檔案資源得以準確、方便地使用，讓公開的信息資源得到共享，更好地促進企業(yè)與社會的發(fā)展。