辦公室行政管理精細化的實踐路徑分析

文/宋曉健，交通運輸部北海航海保障中心煙臺航標處

1 辦公室行政管理精細化的現實意義

1.1 加強辦公室內部溝通

加強辦公室內部溝通是辦公室行政管理精細化的現實意義之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內外、聯系四面八方的樞紐，行政管理精細化可以將工作流程化繁為簡，推動各項工作朝著既定目標前進，使內部溝通可以起到事半功倍的效果。

1.2 規范員工的日常行為

規范員工的日常行為是辦公室行政管理精細化的又一現實意義。精細化管理就是以規范化為前提，辦公室行政管理精細化對員工的日常行為做了明確規定，崗位職責更加明確，管理責任更加具體，行政管理工作有章可循，這樣無疑對規范員工的日常行為大有裨益。

1.3 提高辦公室運行效率

辦公室行政管理精細化的現實意義還表現在提高辦公室運行效率方面。辦公室行政管理精細化，就是將辦公室行政管理工作做精、做細，把整個辦公室行政與其他部門的工作有效進行結合，及時調整各部門的工作任務，優化工作思路，調動他們的積極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理精細化的有效途徑勢在必行。

2 辦公室行政管理精細化的實踐路徑分析

2.1 制定合理的明確管理目標，完善績效考核制度

明確管理目標是辦公室行政管理精細化中的基礎，在制定合理的管理目標時，管理者應要求工作人員充分了解工作流程，將管理制度逐漸延伸為辦公室行政管理精細化模式，其中主要包括三個方面。首先，管理者應堅持著權利與責任相平衡的原則，依據辦公室的工作流程與辦公室所承擔的責任，并結合科學理念設定工作崗位。除此之外，管理人員也應明確辦公室每一個工作崗位的責任與義務，落實崗位個體性與合作性的互存。其次，優化辦公室工作流程，有秩序的開展各項工作。運用科學性的工作流程，加強辦公室行政管理的精細化。最后，完善績效考核制度，進行有效實施。對于程序性的工作任務，通過設計考核指標合理解決工作任務，有效推動辦公室行政精細化管理的全面落實。

2.2 細化辦公室行政管理的工作流程

辦公室行政管理精細化的前提是管理者對單位運營發展現狀有明確的了解，在把握好發展目標和經營特點的前提下，管理者需要對辦公室行政理的工作流程進行重新梳理，以提煉出行政管理的控制節點，比如工作執行計劃、活動安排、實施標準等。然后依據控制節點來將辦公室行政管理工作進一步的細化，以為后續“三辦”工作的落實提供參考依據。以辦事為例，辦公室作為中樞，有些事是上級下達和指示的，有些事是同事委托和下屬請示的，要想把這些事情辦得清清楚楚、嚴謹細致，就需要相關人員嚴格依據工作流程來進行，做到急事急辦、特事特辦、遇事速辦，遇到大事該請示的要請示，該匯報的要匯報，切忌自作主張、擅自處置。因為從內部的組織框架結構來看，辦公室只是規章制度和決議的操作層，而并非決策層，所以嚴格遵循工作流程的要求，才能保障工作細致有序，才能有效提高辦公室行政管理的工作效率。

2.3 加強文化建設

針對以經驗主義為主導的傳統辦公室行政管理模式，應以政府機關文化建設為前提，通過營造良好的文化環境，潛移默化中轉變辦公人員辦公思想及觀念，特別是處于辦公室主管層次及資歷較老的工作人員，以引導其改觀傳統思維模式，轉變當前辦公室行政管理內容及方法，接受當代先進的管理理念，從而落實辦公室行政精細化管理進程。首先在構建公司文化時，應注重行政主體機構核心思想，理清行政管理的主體方向，從而結合當前管理狀況及人本管理思想，營建出以推進辦公室行政管理核心的文化氛圍。其次，應選取精細化管理模式，落實到辦公室行政管理各個環節，將精細化思維貫徹到各部門工作當中，提升其對精細化管理理念的認識，深化部門日常管理、業務及行政等各項工作。

2.4 細化崗位設置，明確崗位職責

辦公室作為樞紐，它起到承上啟下、溝通左右、聯系八方的作用，它是一個相對獨立又相互聯系的系統。基于它的特殊性，精細化就成為了辦公室工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，辦公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企業文化、對外接待、媒體宣傳等內容，是公認的工作繁瑣的部門。但就目前來看，辦公室崗位設置普遍存在隨機性和任意性，造成各部門工作內容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，不但浪費了人力成本，如果出現問題，因為各部門分工不明確，很難追究某個崗位的責任。因此，辦公室在設置崗位職責時一定要考慮橫向和縱向的需求，細化崗位職責，明確分工，指派專人負責和銜接工作，這樣不僅能夠提高工作效率，還能激發人員的積極性和協同配合的熱情。

2.5 落實培訓工作，提升辦公室工作人員的職業素養

提升辦公室員工的職業素養是加強辦公室行政精細化管理中不可獲取的一部分，需要管理者為辦公室工作人員提供培養平臺，使工作人員展開道德素養，操作水準以及理論知識等方面的培訓，不斷提升工作人員職業素養與專業能力。除此之外，辦公室工作人員還應明確精細化管理模式的重要作用，樹立正確的價值理念，將精細化管理理念融入到辦公室行政工作中。

3 結束語

綜上所述，要想切實提升自身的核心競爭力，就一定要實現辦公室精細化行政管理。在此過程中，要構建出完善的規章制度體系，提升員工的綜合素質水平，進而促進精細化管理的實施。