大數據時代下型號檔案數字化建設探析

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮 333000）

1.大數據時代型號檔案管理現狀

檔案數字化建設的核心內容是數字檔案館，數字檔案館給檔案工作帶來了革命性的變革，它主要以數字的形態存儲、傳播以及利用檔案信息資源。國家檔案局局長李明華在2017年12月27日在京召開的全國檔案局長館長會議上表示，我國檔案工作要應勢而動、乘勢而為，加快轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

1.1 檔案數字化概念

對于檔案數字化，有廣義和狹義兩種理解。狹義的檔案數字化，又稱為數字化加工或數字化轉換，是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。紙質的檔案、照片檔案、聲像檔案、微縮膠片等都是可以轉換為數字化信息的，這些轉換之后的數字信息，可以以文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式進行存儲。廣義的檔案數字化，是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的檔案信息轉化為計算機可以識別和處理的、以數字形態存在的信息資源，并且對之加以存儲、組織、檢索、維護的過程[1]。

1.2 型號檔案數字化管理現狀

研究所的型號檔案管理工作是以航空蘭臺檔案資源管理系統為基礎的。檔案資源管理系統實現了技術資料的動態管理功能。這種動態管理功能是在檔案業務管理過程中，對文件材料、技術資料、圖紙的收集、發放、有效性控制等工作的一個重要環節，同樣是檔案資料業務流程管理工作中的關鍵環節。可以實現工程技術資料信息接收、采集整理、歸檔分發等一系列過程的管理。另一方面航空蘭臺檔案資源綜合管理系將檔案日常業務管理在B/S方式下實現，為非檔案員進行數據采集、歸檔等日常管理工作提供方便[2]。

目前型號檔案管理的主要工作包括電子數據處理、歸檔審查、數據歸檔、整理與分發、保管利用等。其中，研究所使用PDM系統（Product Data Management）來管理產品研制數據，各型號數據審簽借助PDM系統進行電子簽署，通過PDM系統審簽形成的圖樣文件構成了型號檔案的主體。對以文件和圖紙等紙張為載體的檔案材料進行數字化，研究所目前采用的方法是使用掃描儀輸入，將輸入的掃描成圖像的文件存儲在航空蘭臺檔案資源綜合管理系統中，便于今后的利用和長期保存。隨著計算機技術、信息技術的不斷發展及其廣泛應用，檔案管理工作也越來越現代化。型號檔案管理需要不斷完善檔案管理模式，逐步實現數字化，以更好地適應技術環境的改變，切實為設計提供支持服務。

1.3 型號檔案管理數字化建設存在的問題

1.3.1 軟、硬件基礎設施不夠完善

軟、硬件設施是建設數字化檔案管的基本條件。硬件方面，不僅僅是檔案庫房中的“三鐵一器”，包括除濕器、溫控機等，更應該及時更新，并且更智能化地利用這些設備。另一方面，軟件系統開發比較緩慢，由于所內保密要求，無法充分利用互聯網的優勢對檔案進行更好的開發與利用，檔案管理系統還有待進一步完善。

1.3.2 館藏結構不夠豐富

相比較而言，紙質檔案易受損，形式單一。隨著信息化技術的發展，電子檔案顯得更加重要。在圖紙方面，目前研究所針對型號設計數據開發了數據打印系統，采用電子和藍圖雙套制歸檔。而隨著MBD全三維設計技術的不斷成熟，其管理無法沿用雙套制，目前三維設計的型號圖紙采用單套制歸檔。會議文件等實行紙質、電子雙向歸檔，大多數的檔案收集工作仍以紙質檔案為主，通過掃描形成電子檔案，并沒有注重原始電子檔案的收集與歸檔，因此，館藏檔案在形式上是雙向歸檔，但在實質內容上與傳統檔案管理相比沒有發生很大的變化。

1.3.3 廠所協同力度不夠

研究所與制造廠所地域分布比較分散，在研制過程中，需要將大量的設計數據在多個參研單位之間傳遞共享。目前有部分型號通過FTP平臺傳送電子數據，信息中心人員通過金航網FTP將數據發送給外廠所，通過這種形式提高了工作效率，發放速度較快，避免了許多重復性的工作，但是，這種發放數據的形式也存在著許多問題：

（1）由于發放、接收信息無法記錄，容易出現漏發、錯發等現象，并且難以追溯；（2）這種電子發放過程也需要較長一段時間，中間流程繁雜，由檔案員打包通過流程發送，再由固定的信息中心人員通過金航網FTP將數據發送給外廠，發放速度較慢，而發送的數據原本具有一定的時效性；（3）在電子數據發放之后，如果想再次進行更改，無便捷的手段通知相關人員進行更改，導致電子數據無法為正式文件進行利用；（4）數據輾轉的發送過程，耗費較多人力和成本、工作量大、效率低，發放速度較慢。造成以上這些問題主要由于廠所之間協同力度不夠，無法滿足設計需求。

1.3.4 利用服務工作創新意識不夠

檔案管理重心傾向于服務。“保管”與“利用”是信息服務工作最基本的矛盾，利用是整個信息工作的目的，利用的需求決定著收集的方向與保管的內容。然而，檔案信息有著不同于其它信息的特殊規定性。檔案是歷史的真實記錄，是社會活動的“記憶”，檔案館擔負著“記憶庫”的重要使命。檔案館存放著大量的檔案信息。隨著信息化數字化的發展，檔案編研工作也受到了關注，如何檔案的知識價值更好的利用，也是檔案人員應該思考的一項重要課題。

2.實現型號檔案數字化管理的意義

2.1 提升檔案管理工作質量

數字化管理使檔案檢索方式更加簡單有效。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其在查閱利用、立卷歸檔時帶來一定的難度。傳統的紙質檔案管理一般由工作人員進行手工操作，工作效率較低，遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，需要拆卷重新整理，補漏增缺，難以充分將檔案的作用發揮出來。數字化檔案采用計算機系統和數據庫與網絡系統進行立卷歸檔，可隨時補漏增缺，有效地提高了檔案管理工作的質量[3-4]。

2.2 提高檔案管理人員的工作效率

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，受傳統歸檔方法的限制，查閱檔案時工作人員需要去庫房逐本查找，檢索較為不便。數字化檔案館為歸檔提供了快捷的管理手段、為信息的利用的提供更加快速的途徑。數字化檔案的生成免除了檔案員在立卷歸檔、檢索查找的困難，為利用者提供準確可靠的檔案信息，促進檔案實際利用價值的有效發揮[5]。由此可見，數字化檔案管理省時省力，改變了需要人工查找、補缺、重新整理的不便，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，也有效地提升單位檔案管理的工作效率。

3.檔案數字化建設探析

3.1 完善基礎設施，開發管理系統

根據實際工作需要，購置數字化設備設施，例如智能檔案密集架，定位檔案實況，及時監測調控檔案的存放條件，包括溫度、濕度等。或采用智能硬件設施代替傳統單一的人工工作，提高工作效率。進一步開發多功能型號檔案管理應用系統，在現有的型號檔案管理系統的基礎上，結合大數據時代新興的數字化信息技術，例如將實物大數據手段結合到型號檔案管理系統中，現行的型號檔案系統利用檢索關鍵字的方式來調取檔案，但僅限于利用案卷題名、案卷號等檢索該數字化檔案，但搜索檔案的內容將無法查詢，存在調取識別性較低的不足。實物大數據基于TCP/IP通信協議，實現與數字化檔案系統的連接，可利用大數據的識別機制，完成對檔案內容的識別。如能將實物大數據手段與數字化檔案系統相結合，與常規的數字化檔案系統相比，具有更高的識別性和調取性[6]。

3.2 優化館藏結構

豐富數字資源，在檔案存檔的形式上，不應局限于圖文的形式，還應重視視頻、音頻等其他多媒體檔案形式，豐富館藏數字資源，多角度、多方面的記錄各型號研制過程情況。將型號檔案收集工作擴展到紙質、電子檔案同步收集歸檔，豐富檔案的來源和構成。

3.3 建立廠所協同研制平臺

研究所對外場所發放型號設計數據是以金航網FTP數據包的形式進行電子數據傳輸的。這種發放方式，工作效率低下，人工成本高，時效性差，無法滿足設計需求，這就要求研究所與制造廠之間尋求更好的解決辦法進行數據共享。在構想的廠所協同研制平臺中，廠所之間需要有各自獨立的服務器，運行各自的PDM系統以及日常檔案服務。該平臺不僅要建立發放與接收數據的管理系統來進行數據共享，還需要包含數據發送管理、數據輸入輸出、數據更改控制等功能[7]。除此之外，還要注意防止兩個單位之間的非法訪問等問題。如能建立廠所協同研制平臺，實現數據共享，可以在很大程度上節省人力、物力、財力，提高工作效率，讓團隊協作更便捷、溝通更充分，同時縮短型號研制周期，提高工作質量。

3.4 結合大數據，創新利用方式

保管信息的目的總是為了利用信息。檔案信息有著不同于其他信息的特殊規定性。檔案是歷史的真實記錄，是社會活動的“記憶”。檔案對社會活動的記錄具有完備性、客觀性和穩定性，檔案具備的“社會記憶庫”功能，應該使檔案的保管與利用看得同等重要。檔案編研可以幫助我們更好地利用檔案，讓更多人了解檔案館中存放的豐富歷史資料。檔案編研的工作內容十分廣泛，主要包括[8]：（1）研究檔案內容直接加工，編寫檔案材料，如大事記、組織機構沿革、數字匯編等。（2）匯編檔案文件，將檔案原件選編或匯編成冊，并在一定范圍內使用或公開出版。（3）參與歷史研究和編史修志，撰寫論文專著，以館藏為基礎，充分利用自身優勢，是檔案利用的重要途徑。傳統的檔案編研依靠檔案館藏資源，按照一定的順序，羅列歷史信息，難免有些枯燥乏味，這就要求檔案人員采取“內部發掘與社會調查相結合”的方法，根據專題內容，走訪一些或了解當時情況，或保存歷史信息的老同志，將這些資料充分運用，彌補原有資料的不足。

4.結語

隨著信息化數字化的發展，檔案利用方式也更加豐富多彩，可以利用館藏的聲像檔案舉辦展覽、編輯出版照片畫冊以及編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料等。聲像檔案在滿足社會需求方面發揮了直觀優勢，它易傳播，更加真實形象，比紙質檔案更加生動，有感染力。檔案編研可以尋找一條新道路新方式，用視頻講歷史、圖片講故事的方式能吸引眾多的利用者，有利于檔案的廣泛交流和提供利用。