分析傳統檔案管理與信息技術檔案管理二者的優劣

(山東省濱州市惠民縣婦幼保健院,山東濱州 251700)

隨著我國社會經濟的飛速發展，傳統的檔案管理工作效率低，已經不能夠滿足當下社會發展的需求，為提高工作效率，節省人力成本、節省物力資源，電子檔案管理形式出現，通過互聯網技術，進行檔案的管理，有效改善傳統檔案管理中的不足之處。現如今，檔案的管理形式多樣化，內容豐富化，信息技術檔案管理雖然能夠提高工作效率，具有便捷、及時等優勢，但是也存在一定的安全隱患問題。傳統檔案管理的效率雖不如信息技術檔案管理，但在原始資料保存和檔案安全等方面，占據一定的優勢。在傳統檔案管理和信息技術檔案管理的對比中，可以更加清晰明確的分析兩者之間各自的優勢和劣勢。不管是傳統還是信息技術檔案管理，都是社會時代發展下的產物，都具有不可忽視的作用[1]。

1 傳統檔案管理和信息技術管理異同

1.1 檔案管理相同點

（1）價值和存在形式相同，傳統檔案和信息技術管理下電子檔案都是以檔案的形式而存在，都是對具體事件的具體記錄，并且都是以數據為載體，都具備真實性，所以價值是相同的。（2）實質性作用相同，雖然傳統檔案、電子檔案在存在的形式和管理方法上有很大不同點，但實質作用相同，就某縣城健康管理局而言，二者都是對健康數據進行記錄，為健康管理局未來發展提供真實可靠的數據資料。（3）工作原理相同，無論是傳統檔案和信息技術下的檔案都是時代發展進程的體現，都對信息進行分類收集和管理，形成檔案，為日后參考和查找提供歷史依據，所以二者工作原理是相同的[2]。

1.2 檔案管理不同點

（1）保存方式不同，傳統檔案一般以紙質為主保存，可以長期保存，不容易出現數據丟失的情況。電子檔案只要以各種數據載體為主進行保存，載體在長期使用的過程當中，容易出現老化變質等情況，造成數據的損毀和丟失問題。（2）整理分類不同，傳統檔案管理主要是由相關工作的工作人員進行管理，同時標注好檔案與檔案之間的共同點，以便清晰查閱相同文件。電子檔案管理主要是對應用信息技術進行智能分類和管理，分類過程中涉及到書面形式存在的材料，也要進行電子檔的備份，防止數據遺漏造成的損失。（3）使用流程不同，傳統檔案和信息技術化的電子檔案都具有一定的保密性質，傳統檔案在使用上，需要出示相關檔案查找證明，并由工作人員做好登記，方可查閱，有一定的安全性。電子檔案不需要出具相關查閱手續，只要按照工作人員提示，并按要求輸入驗證方可查閱，有些保密文件，則需要輸入密碼或者口令才能進行查閱和下載，也具備一定安全性。（4）查找耗時不同，由于傳統檔案管理和信息技術管理方式不同，并且使用流程也不相同，所以查閱耗時也不同，傳統的檔案查閱，需要查閱手續，然后通過分類，按照編號一一進行查找。電子檔案只需要輸入編號，輸入文件類型，或者對應的關鍵詞等，就能夠快速的查閱相關資料[3]。

2 從內容分析傳統檔案管理和信息技術管理利弊

2.1 檔案管理安全性

傳統的檔案以紙質資料為主，大多數原始資料也是紙質資料，可以長期保存，基本不會出現數據的丟失，優勢在于能保長期保存，不丟失，劣勢是防水、防火、防蟲任務艱巨，傳統資料管理只要管理方式到位，管理制度完善，就能很好保護資料的完整性。信息技術檔案主要是以數字化信息為主，電子形式存在，不存在傳統檔案在保存方面的安全隱患，還具有儲存便捷，查找方便的優勢，但是，因為電子檔案數據化程度比較復雜，儲存的載體也很多，程序一旦出錯，或者遭受網絡病毒的攻擊，都會影響整個信息庫的安全[4]。

2.2 檔案管理真實性

傳統檔案紙質為主，對入檔的審核特別的嚴格，一旦確定內容，基本上不會在做改動，保管的好，就可以保證檔案的真實性和紙質檔案的原始性。傳統檔案管理優勢在于檔案真實和完整性，劣勢是一經確認不可輕易更改。信息技術管理下的電子檔案，編輯和刪改容易，但是由于電子檔案載體較多，只看內容和存在形式，沒有辦法辨別電子檔案的真實性，以及很難辨別檔案是否為原始檔案。而且，電子檔案一般都是從原始文件轉化而來，轉化過程中，出錯幾率高于傳統檔案。

2.3 檔案管理操作性

信息技術檔案管理主要是以先進技術為主，可以進行批量處理信息的操作，這樣管理方式加快了信息處理的速度，也降低了相同任務之下管理工作的工作量。傳統的檔案管理，是用大量的人工進行操作，隨著現代社會的發展，資料種類越來越多，同類型檔案信息也在成倍的增長，整理檔案、檔案歸檔難度和強度也在增加，對檔案整理人員細心程度要求高。信息化管理的專業程度相對于傳統的管理方式，更具有專業性。傳統檔案管理對操作人員的要求，是要專業的管理技術和相關專業技能，信息技術管理在傳統檔案管理對操作人要要求上，增加了計算機及軟件的操作技能，專業化程度更高[5]。

3 從環節分析傳統檔案管理和信息技術管理利弊

3.1 檔案存貯

傳統檔案管理和信息技術管理最大差別，就是在檔案的存貯方式。傳統檔案管理儲藏，需要人力和物力持續不斷輸送，隨著時間的不斷變化，檔案的不斷積累，新舊檔案大量融合過程中，如果管理不當，就會影響就檔案的使用，以及新能檔案的順利歸檔，在資源上存在一定的消耗。信息化技術的管理相比傳統管理，形式更加豐富，圖形、聲音、文字、影像等形式，都可以互相搭配進行存貯，也可以單獨存貯，這樣就使得信息技術下的存貯，比傳統管理存貯更具有全面性、生動性的特點。信息技術下存貯，優于紙質化存貯，具備了存儲容量大、傳播速度快、記錄速度快等特點，例如磁盤、膠片、光盤等諸多形式，所需要存貯的空間小，大大節約檔案存貯所占用的空間。不過，傳統檔案多為紙質檔案，在修改時候，會留下修改痕跡，更改流程極為復雜，這樣能夠確檔案的原始性和真實性。信息技術管理下的電子檔案具有特殊的重復性，可以直接進行無痕的修改，方便及時糾正檔案的錯誤，但是很難保證檔案的真實性和原始性，在這方便，傳統檔案管理方式更具備優勢[6]。

3.2 檔案鑒別整理

傳統管理下的檔案，在歸檔之前，就已經開始了對檔案價值的鑒定工作，在檔案歸檔之前，早就已經開始了資格的審查，并且，每一份檔案，甚至每一份檔案的每一頁都已經查閱相關文獻，并判斷好檔案能夠保管的期限，以及檔案保管的價值，歸檔之后，還要繼續進行檔案價值的復查。傳統檔案歸檔管理的流程嚴格而且非常的復雜，所以，檔案的數量會受到一定的限制，最終因審查過后歸檔的檔案質量比較高。對于信息技術管理下的電子檔案而言，是對其技術的方面，以及檔案內容兩個方面進行提前的預測以及判斷。對于電子檔案來講，技術的狀況，與文件的可讀性和真實性，以及應用性具有密不可分的關系，可以直接影響檔案的保存價值，所以，電子檔案不僅要像傳統檔案一樣，對內容進行鑒別工作，還要對文檔可讀性進行技術分析，文檔有無病毒也要進行技術分析，才可以順利入檔。信息技術管理檔案，可以通過計算機技術進行有效的、快速的以及用多個角度視角來快速調整文件查閱順序，在占用時間上會占據一定的優勢，相同時間內，電子檔案處理速度一定比傳統檔案整理速度快，處理數量也多，但是電子檔案的質量沒有傳統檔案質量高。

3.3 檔案收集歸納

傳統檔案管理是先根據各種資料進行查閱考證，將所有的有價值的查考資料，全部收集在一起，再根據檔案的內容、來源、形式、以及類型，進行分類，然后組成不同的卷宗。檔案歸檔的時間，通常分為以下的兩種情況，一種是科技類型的文件，該檔案的歸檔時間是在科技類文件項目結束之后才可以進行歸檔，另一種是行政類型的文件，這類文件，一般情況下，是在第二年的上半年進行歸檔。傳統檔案的收集和歸檔，在檔案歸檔的前期工作量不多，內容也比較直觀，方便辨認，但是，檔案在收集資料階段耗時周期較長。信息化技術化電子檔案的歸檔比傳統檔案管理要復雜，檔案的管理人員，接收到檔案時候，需要一定的時間，對電子檔案進行標注和編號處理，然后才能生成電子檔案，在利用互聯網轉發給上級部門進行查閱審核，審核過后，由專門部門進行貯藏歸檔。電子檔案雖然在歸檔前期工作量大，工作繁瑣復雜，但是能夠更好的保存檔案的完整性，在后期調用、查閱等環節簡單便捷，電子檔案歸檔的周期對比傳統檔案歸檔，具有周期短、信息時效性更好的特點[7]。

3.4 檔案應用

傳統檔案管理和信息技術管理下的檔案，在應用方面發生了特別大的變化。傳統的檔案在查閱時候收到了限制，由于本身存貯的物理限制，在查閱時候需要提前做好準備工作，不僅需要到當地的檔案藏館去查閱，還要提前做好層層的申請，上級管理部門允許方可進行檔案查閱，而且，一份檔案智能申請查閱人當場瀏覽，并且只允許申請人一人觀看。信息技術檔案管理，沒有查閱方面的局限，在網絡上傳檔案的速度可以按照分秒來計算，檔案信息傳輸的速度非常的快，并且不受地域和空間的各種限制，手機、電腦等設備可以使檔案公開進行瀏覽和傳看。但是，電子檔案也有一定的弊端，電子檔案主要是將檔案信息數字化存儲，查看時對設備具有一定的依賴性，要滿足電子檔案的運行條件方可查閱，而且電子檔案并不是直讀的檔案。傳統的檔案并沒有電子檔案對設備和運行條件方面的限制，并且，傳統檔案只要接觸到便可以直接瀏覽。

4 結語

結合上文對傳統檔案管理和信息技術管理的詳細闡述看，雖然信息技術的飛速發展，信息化技術下的電子檔案管理受到了各界廣泛關注和使用，為檔案管理和查閱提供了便捷，但是傳統的檔案管理依舊占據著檔案管理的重要地位，在真實性和歷史性方面具有一定為地位。兩者之間互相協助、共同發展是未來檔案管理的最好發展策略，充分發揮各自優勢，彌補兩者之間的不足。所以，未來應該做好信息技術和傳統檔案管理方式相結合，科學進行管理的計劃，進一步提高工作效率，發揮檔案管理的最高價值。