檔案館庫房管理常見問題與改進措施

王娟

摘 要：檔案的主要特點是不可再生性和保密性，檔案管理過程中，不只是要安全保密，而且需要按照檔案的類型和性質做好分類，從根本上促進檔案管理工作的有序開展。檔案庫房是檔案管理工作的前提保證，對檔案管理的效果有著較大的影響，需要做好檔案館庫房管理，為檔案管理工作的有序開展創設良好的環境氛圍。本文分析了檔案館庫房管理過程中較常出現的問題，并提出了相應的措施，希望能夠更好促進庫房管理工作的有序開展。

關鍵詞：檔案館;庫房管理;問題;改進措施

1 引言

檔案庫房是保管和儲存檔案的重要場地，是檔案文件和信息安全的重要保證。加強檔案館庫房管理對檔案的安全具有重要作用。最近幾年，社會經濟迅猛發展，檔案安全意識也有了明顯的提升，需要存放在庫房中的檔案數量明顯增加，對資料的利用頻率也明顯提升。但是目前很多檔案館只將重心放在檔案的利用上，沒有對庫房的建設和管理予以足夠的重視，給檔案的安全造成了較大的威脅，所以，需要找到其中存在的隱患，從多個方面入手保證檔案的安全。

2 檔案庫房管理存在的問題分析

2.1 建設滯后

經濟條件和地理位置的影響下，一些檔案館在建設過程中，沒有嚴格的按照檔案館建設的標準進行建造，而隨著檔案館庫房管理安全意識的提升，很多檔案館都開始擴建和改建，主要是為了獲得更多的存儲空間，提升檔案的保管能力，但是從目前的發展來看，檔案館庫房依然存在有諸多的問題，具體表現在以下幾方面：第一，庫房沒有使用加熱和隔熱的設施;第二，在設置庫房的過程中，和閱覽室和辦公室共用一個出口，發生火災之后，不能及時的組織人員的撤離和檔案的搶救;第三，一些檔案館的庫房實際上是倉庫，堆放大量的雜物，不利于檔案的管理和存放安全。

2.2 設施設備不完善

檔案庫房的硬件設備因為缺少充足的資金，設備不完善，階段性檔案管理的需要得不到滿足，在安全管理上還存在有較大的隱患。首先，目前很多檔案館的庫房還沿用陳舊的木質檔案館，出現火災的可能性比較大;其次，檔案館只是配置了簡單的滅火器，自動滅火系統和報警系統并未完善配置;再次，庫房中也沒有設置閉路電視監控系統，這不利于工作人員觀察庫房內的情況;最后，庫房中設施設備不夠，包括空調和凈化機等未完善配置，需盡快補齊，提升庫房保存的條件。

2.3 管理制度不健全

檔案庫房管理制度的健全完善，并能夠真正意義上落實下去，才能讓庫房工作更加安全、有效。但是絕大多數的檔案庫房缺少健全的管理制度，落實也不到位。主要表現在以下幾方面：第一，設施設備缺少系統制度，設備的使用率比較低;第二，雖然制定了明確的庫房檢查和清潔制度，但是針對管理這塊，沒有嚴格制定，也沒有真正施行;第三，因為沒有準入制度，所以很多非檔案室的工作人員也可以在庫房中隨意進出，很多檔案資料隨意外泄，甚至出現檔案丟失的問題。

3 檔案館庫房管理的改進措施

3.1 合理設計，消除安全隱患

如果檔案館的庫房沒有嚴格的按照規定建設，抑或是不規范的使用，都會給庫房造成隱患。所以，檔案館需要嚴格地按照建筑設計的規范設計，及時地做好安全整改工作。第一，如果檔案館的庫房是用普通的辦公用房改建的，就需要做好墻體的加厚和隔熱;第二，檔案館庫房如果是幾個房間打通形成的，需要多設置幾個出口，這樣出現突發事件之后，能夠及時的疏散人員;第三，需要對庫房的防盜和安全定期檢查，設備出現問題，需要在第一時間上報，及時的采取措施進行處理;第四，雜物不允許堆放在檔案館的庫房，一旦發現，需要加大懲處力度。

3.2 增加資金投入

檔案館的領導需要認識到庫房的重要性，盡可能的提升庫房的安全防護能力，改善環境，完善配置，這是確保檔案安全的前提保證。因此，檔案館需要在庫房上增加投入，完善硬件設施的建設。第一，木質的檔案柜很容易出現火災，可以考慮用鐵質檔案柜進行代替;第二，需要安裝現代化設備，對庫房進行全方位的監控，提升防火防盜的能力;第三，庫房的設施設備需要健全完善，包括空調和溫濕度設備要盡可能齊全的配置，為檔案的安全存放提供保障。

3.3 完善管理制度

檔案館庫房管理也需要有一定的規章制度，在制定管理制度的過程中，針對庫房容易出現安全問題的點，需要有針對性的制定措施，并真正意義上落實下去，為檔案的安全奠定堅實基礎，檔案館庫房管理制度包括以下幾方面：一是，檔案館庫房設施設備安全使用制度要盡可能地完善，確保設備的正常運轉，提升工作效率;二是，檔案館的庫房需要做好日常的巡查，館內的設備、水源和電路每天都要檢查并做好實時登記，保證將可能出現的安全隱患扼殺在萌芽狀態;三是，檔案館需要建立安全責任制度，于工作人員而言，要按照區域、崗位權限等對安全責任進行明確分工。

3.4 制定應急預案

檔案館庫房出現蟲災、地震和火災等突然事件之后，作為庫房檔案管理的工作人員需要及時地采取手段，第一時間做好人員的撤離，同時要及時地搶救檔案。這樣在后續出現其他的突發事件之后，才能減少檔案庫房的危害，保證人員的安全。同時，要考慮災情和險情的特點，制定科學合理的應急預案，聯系當地的實際情況進行調整，加強演練，積極的組織工作人員了解應急預案具體的流程，這樣真正出現了突發性事件之后，才能采取有效的處理手段，提升檔案館庫房管理的效率。

4 結束語

綜上所述，庫房管理的好壞，會對檔案管理的工作質量產生較為直接的影響，檔案除了可以為單位的發展服務之外，還能夠對社會和時代的發展起到重要的推動作用。所以，需要對這項工作加以重視，找到其中的問題和安全隱患，采取有效的措施加以改進，為檔案館的庫房管理創設良好的環境氛圍，將檔案應用的作用充分發揮出來。

參考文獻

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