醫改背景下公立醫院檔案管理工作研究

張佳

[摘要] 隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，對公立醫院的檔案管理提出了新的、更高的要求，因此如何強化公立醫院的檔案管理工作已成為其面臨的一大難題。檔案管理工作要結合實際，抓好薄弱環節，及時調整，加大力度，改進管理理念，創新管理模式，提高管理效率，加強人員管理和信息化平臺搭建，實現公立醫院檔案管理的可持續發展。該文主要針對新醫改下公立醫院檔案管理存在的問題提出有效的解決方案，以供參考。

[關鍵詞] 醫改;公立醫院;檔案管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（a）-0028-03

[Abstract] With the continuous deepening of the reform of the medical and health system， new and higher requirements have been put forward for the file management of public hospitals. Therefore， how to strengthen the file management of public hospitals has become a major problem facing them. File management must be based on reality， grasp weak links， adjust in time， increase efforts， improve management concepts， innovate management models， improve management efficiency， strengthen personnel management and information platform construction， and realize the sustainable development of public hospital file management. This article mainly proposes effective solutions to the problems existing in the file management of public hospitals under the new medical reform for reference.

[Key words] Medical reform; Public hospitals; File management

在當今新時代，對于公立醫院而言，檔案管理工作是一項看起來不起眼但又不可或缺的工作，其影響著公立醫院的建設和可持續性發展。隨著科學信息技術的不斷更新與前進，以往落后的檔案管理模式已不能跟上時代發展步伐。所以，為了建立全新的信息化檔案管理模式，需要公立醫院管理人員具有領先意識，引進先進技術和優秀人才，以此促公立醫院檔案管理的有效進行，醫院檔案管理是醫院保管各種珍貴資源材料和歷史數據的重要內容，也是實現公立醫院良序發展的關鍵一步。伴隨著醫改的不斷發展，公立醫院檔案管理迎來了很大的挑戰和更大的機遇，兩者之間存在的主要矛盾也逐漸顯現[1]。所有的公立醫院只有認識到檔案管理工作的重要性，才能很好地解決這一矛盾。通過改進管理理念，創新管理模式，提高管理效率，加強人員管理和搭建信息化平臺等途徑提高管理效率，優化原有的管理體系，完善檔案管理模式，更好地適應公立醫院現代化管理的需要，促進公立醫院檔案管理體系的全面發展。

1? 存在問題

1.1? 檔案管理工作不重視

在公立醫院管理中，檔案管理工作與臨床一線管理工作有本質區別，不像臨床管理工作能給公立醫院帶來直接的經濟和社會效益[2]。相較于臨床等部門，檔案部門的檔案管理只能起到一定的輔助，從醫院管理層到面對患者的臨床一線，均沒有充分認識到公立醫院的檔案管理的重要性，沒有足夠的重視，缺乏管理意識，許多管理人員都是隨意的處理檔案管理工作，工作態度消極，導致公立醫院的整體檔案管理工作的不能很好地開展，檔案管理內容陳舊，方法落后，程序被動。

1.2? 檔案管理制度有待完善

現階段，許多公立醫院都已經有了自己的一套管理制度，雖然每家公立醫院都有自己的檔案管理部門對醫院的檔案進行收集、分類、歸檔、管理等工作[3]。但是檔案管理方面的制度制定得很少，大多數公立醫院都是根據實際情況制定具體的管理措施，對檔案管理的內容沒有詳細、具體的規定，缺乏一致的、合理的管理標準和模式。此外，檔案管理沒有納入醫院的績效考核，也導致檔案工作缺乏有效的管理，檔案管理監督不力。

1.3? 檔案管理人才短缺

檔案管理不僅需要管理人員具備相關的專業知識，還要求管理者對醫學臨床等具備一定的認知。然而，現階段公立醫院的重視程度不足，分配到檔案管理崗位的人員多為調離其他一級部門、不能從事臨床工作的醫務人員。這些人員的理論水平和文化水平也不高，不僅沒有專業知識，而且現代化信息技能的應用能力也較低，對檔案管理沒有自覺性和敏感度。公立醫院的人才培養戰略也一般會忽視檔案管理人員的繼續教育和培養，缺乏專業知識和臨床、醫護等相關知識進行檔案管理，均會使得公立醫院檔案管理工作缺乏創新力和活力[4]。

1.4? 缺少現代化管理技術的使用

檔案管理涉及到許多復雜的內容，和醫院檔案管理相關的資源配置和信息存儲整個醫院，因此，在實際的檔案管理，需要人們有強烈的信息分類意識，并且能夠加以保存，如果檔案管理人員仍然采用傳統的工作方式，將會有大量的工作，隨著時間的推移，部分文件的管理人員將失去耐心，工作中也會出現漏洞。此外，對于檔案的管理還需要注意方法，如果員工保管不當，室內潮濕、火災等條件下，將會損壞大量的檔案，導致醫院的工作無法開展。目前，電子信息技術的快速發展，醫療單位的一部分已經意識到信息技術的優勢，許多醫院引入大量的電子設備，雖然改變了傳統的檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率，但醫院檔案管理仍然存在很多問題，例如，員工很難使用現代軟件技術，高新技術資源不能得到充分利用是制約醫院檔案管理工作發展的重要因素。

2? 檔案管理意義

2.1? 有效的患者檔案管理

病歷在公立公立醫院檔案中占有十分重要的比重，病歷管理的好壞直接體現了該醫院的醫療技術和就診流程的優化程度。此外其專業性較高，技術要求較嚴決定了患者檔案管理不同于其他的檔案管理病歷，與人民群眾的生命健康和就診治療過程有著密切的關系。病歷具有較強的實用性、及時性和利用性，因此有必要在短時間內做好診斷信息的收集和處理工作，對病歷中信息進行全面分析，為領導管理和決策提供了便利[5]。不同科室的醫務人員也可以進行自我反思，提高公立醫院工作效率。

2.2? 完善醫療設備檔案管理

公立醫院保持正常運轉的設備基礎就是各類醫療設備。公立醫院需要將醫療設備的情況都詳細計入在冊，使醫院能充分了解醫療設備的采購、使用和維修情況，確保各設備均處于良好狀態。特別是在引進核磁共振掃描儀、螺旋CT機、多功能數碼相機等大型醫療設備時，醫療設備的管理尤為重要。醫療設備檔案的建立有利于公立醫院及時掌握醫療設備的使用壽命，從而做好各項工作，減少不必要的浪費。醫療檔案管理可以保證醫療設備的穩定和醫療技術的改進。

2.3? 患者信息保密

患者的就診信息和私人信息也是醫院需要進行保密和謹慎處理的內容，也是公立醫院檔案管理部門開展工作的重要依據和關鍵。無論患者的病情是否嚴重，醫院都有義務和責任對外界保密患者的病歷等個人信息，只有對患者信息有足夠的重視程度，才能在一定程度上減少醫患之間的矛盾，即使發生了不可避免的醫患事故，可為公立醫院在醫療事故中提供重要的依據。

2.4? 建立和諧醫患關系

建立相互尊重、信任的和諧醫患關系是公立醫院實行醫改的主要目的之一。在目前的醫院模式下，主要是通過醫院宣傳、親友介紹等途徑增強醫患之間的信任。這種信任的基礎非常薄弱，急需建立一種基于制度和憑證的社會信任體系。公立醫院檔案的憑據和歷史數據對醫患建立相互信任起著及其重要的作用。這就要求公立醫院保存相關病歷、歷史記錄、醫療采購文件等重要文件。這些文件的保管和檔案的保存對于明確醫患雙方的責任，維護雙方合法權益起著重要的作用。

3? 改善措施

3.1? 管理理念與模式創新

為了充分發揮檔案管理的作用，首先必須改變原有的檔案管理觀念，公立醫院管理者必須認識到檔案管理的重要性。同時，公立醫院應定期對全體員工進行培訓，明確工作職責，重點強化管理人員的檔案收集、整理、歸檔等工作能力，提高檔案管理意識，做好檔案管理工作。培養管理人員的創新能力，發揮各自的優勢，提出有效的檔案管理方法和措施，豐富檔案的內容和質量，真正發揮檔案的優勢為公立醫院的發展作出貢獻。此外，公立醫院在檔案管理過程中必須順應時代發展，創新管理模式，全面實施檔案無紙化管理，多使用電子檔案，推動檔案管理發展為綠色、無污染的環保管理。另外，使用電子化管理能改變原有的檔案存儲模式，建立標準化的檔案管理機制，防止檔案的缺失和隨意篡改。需要改變原有的文件存儲模式，建立統一的檔案管理機制，防止文件丟失和損壞。另外，在檔案的保存過程中，要利用檔案系統對醫療檔案進行合理化配置，對醫療檔案進行有效劃分。

3.2? 完善醫院檔案管理制度

隨著醫改的不斷推進，對醫院檔案管理工作的要求也越來越嚴格。如何緊跟醫改的步伐，提高醫院檔案管理的水平，需要制定一套創新、高效的管理制度。在檔案管理的過程中，應專門成立檔案管理團隊，由專業的管理人員進行全局的管理，并指導他人對檔案進行行之有效的分類管理和整理。積極構建相關部門之間的溝通與合作渠道，完善公立醫院內部檔案管理體系。通過科室之間的合作與交流促進檔案管理的開展，有效提高醫院檔案管理的能力。

3.3? 檔案管理效率提升

公立醫院利用現代科技建設檔案管理電子系統，能實現醫院發展與檔案管理的有序對接，不斷推動檔案管理向信息化方向發展。同時，可以利用云計算來保存檔案中的原始文件，減少文件的損壞和遺失;利用大數據技術加快對數據庫信息的搜索和查詢。同時，公立醫院可以利用大數據和云計算技術建立一個特定的網絡檔案平臺，方便患者使用和查詢個人醫療，實現更人道的醫療檔案服務。通過建立網絡信息平臺，患者可以更方便地查詢病歷等歷史數據，減少醫院的作業內容，全面提高醫院效率。

3.4? 加強檔案管理人員管理

公立醫院檔案管理的質量與管理人員的素質密切相關。規范檔案管理人員的行為，在滿足檔案管理工作的要求的基礎上，才能使檔案管理工作順利開展。公立醫院在選擇檔案管理人員時，要從其對待工作的責任心、嚴謹性，創新思維、管理能力等方面進行綜合考慮。同時，要不斷提高管理人員的文化素質和專業知識修養，定期舉行檔案管理水平競賽，激發管理人員的工作熱情，學會運用所學知識解決問題。檔案管理人員還要定期進行工作總結和交流，閱讀臨床等醫學方面的報告和論文，做到與時俱進，有效地開展管理工作。此外，還需要建立檔案管理責任落實機制，建立流程步驟，細化各種檔案管理環節，將責任落實到每一個管理人員上，做到事事都能找到負責人，避免無人承擔問題和錯失的尷尬局面。

3.5? 搭建信息管理平臺

公立醫院應加大檔案管理投入，以滿足新醫改和新形勢下公立醫院檔案管理的信息需求。在公立醫院內部建立一個比較完整的計算機網絡檔案系統，實現檔案的網絡化管理是十分必要的。配備所需的軟件和硬件設施的公立醫院檔案信息管理，例如建立一個數據庫，完善文件的軟件平臺，生成公立醫院檔案信息為各種數字信息形式進行保存、查詢和利用，專注于電子檔案的網絡安全[6]。公立醫院局域網和其他平臺將醫院業務文件及時進行收集和集成，提高公立醫院檔案信息化管理水平，實現檔案信息數據共享，支持醫療體系新醫改政策的制定和實施。

3.6? 加強科技手段的應用，提升管理效果

目前，電子信息技術的快速發展，信息技術不僅改變了人們的生產和生活方式，也為人們提供了很多便利，因此，中國醫療企業還需要引進先進的電子設備，提高日常工作效率和工作水平。醫院除了應當加強設備的引入，也應該提高數據庫和系統，改進檔案管理[7]。為了提高檔案管理工作水平，醫院領導應配備一個全面的計算機系統，為其進入檔案和獲得支持等工作，引進先進的設備和系統不僅可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案的安全保護，同時，要注意檔案管理需要加強網絡安全意識，應該熟練使用殺毒軟件，學習使用防火墻，保護電子檔案的安全。此外，相關人員也應及時檢查計算機硬件，如果發現故障應及時維修和保養，避免漏電、火災和其他情況下，確保檔案信息的安全，不斷提高檔案管理[8]。

3.7? 建立檔案管理系統

醫院需要建立一個三級網絡管理模式，為醫院檔案的開發和利用提供可靠的基礎。根據醫院的實際情況，借助現代化的信息管理系統，檔案應分類和總結，當地的區域網絡應該擴大，醫院檔案管理中心和檔案管理的支持平臺應該建立形成醫院檔案信息管理平臺。為了提高檔案管理工作效率，需要對檔案進行信息化的輸入和掃描，減少手工歸檔工作，更好地實現檔案管理的科學化、現代化和信息化[9-11]。

4? 總結

當前公立醫院的檔案管理的地位越發凸顯，相應的工作要求也越來越高。公立醫院要在明確檔案工作的重要性的基礎上，充分發揮檔案管理的作用，建設好公立醫院檔案管理體系和制度。但現階段在檔案管理上依然存在較多問題，公立醫院需要結合自身的發展，采取有效措施對醫院檔案管理工作進行大刀闊斧的改革，并做好理念與模式創新，完善管理制度，提高管理效率，加強隊伍建設和搭建信息管理平臺等工作，不斷提高公立醫院檔案管理水平，最終推動公立醫院改革的全面發展。

[參考文獻]

[1]? 高海濤.新醫改背景下醫院檔案管理[J].蘭臺內外，2017（6）：59.

[2]? 農永英.醫改背景下公立醫院檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2017（7）：74，76.

[3]? 沈麗嬌.新醫改背景下醫院檔案管理問題和改進策略[J].辦公室業務，2017（12）：160.

[4]? 王立紅.新醫改下醫院檔案管理存在的問題及對策探究[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2017，4（31）：6106.

[5]? 趙玉玲.醫院檔案管理在新醫改背景下的改進[J].現代經濟信息，2017（4）：176.

[6]? 南方.醫院總務績效工作與檔案管理創新的結合[J].現代經濟信息，2019（17）：108.

[7]? 田勇.醫院檔案管理工作的有效創新路徑[J].黑龍江檔案，2019（4）：75.

[8]? 朱立梅，申永紅.醫院檔案管理工作創新論述[J].辦公室業務，2019（15）：114.

[9]? 張雨露.醫院檔案管理工作存在的問題及創新策略[J].黑龍江科學，2019，10（13）：110-111.

[10]? 董曉蘭.醫院檔案管理工作的創新模式[J].辦公室業務，2019（12）：140-141.

[11]? 朱媛媛.醫院檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（11）：113-114.

（收稿日期：2020-06-08）