淺析事業單位人事檔案管理現狀及對策

王立國

摘? 要：在信息化不斷深入發展的今天，檔案對人來說是十分重要的，在企事業單位檔案更是決定著其內部工作人員退休后的一切福利待遇問題，因此對人事檔案進行管理就顯得十分重。但在現實檔案管理中還存在一些問題，本文就在這樣的背景下淺議事業單位人事檔案管理現狀及對策。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理現狀

“碎片化”是當前事業單位人事檔案管理最恰當的概括詞，當前由于檔案管理部門的分散，再加上黨和國家對于檔案管理制定了相關管理規范，導致碎片化的管理模式廣泛用于檔案管理過程中，這種缺少體系、不夠整體的檔案管理方式常常導致檔案查找困難，檔案查找體驗感差，檔案管理責任主體不明，大家對檔案管理的上心程度都不夠，這樣往往導致檔案棄置現象嚴重，本文就在這樣的背景下，從以下兩個角度談相關探析。

一、當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理責任主體不夠明確

當前檔案管理存在的一大問題就是檔案管理責任主體不夠明確，這種主體不明確主要是指檔案管理人員不清楚自身的位置，不知道自己要干些什么。由于單位內各職能部門的不斷分化，而各部門之間的權責職能又存在一定界限，導致各部門之間信息交流和信息共享存在一定障礙，這就容易導致前一個部門在工作時只考慮自身怎么工作較好，而不會去考慮后面部門的工作，這就容易導致前一個部門的工作怎么輕松就怎么做，最終導致后面部門的有些工作出現空白，這種空白容易使員工不明確自己應該負責的部分有哪些，使各個工作的責任主體不夠明確，而這種主體不明確的情況最終往往會導致檔案管理整個流程出現混亂，對檔案的監察和管理不當，在需要某人檔案時往往很難找到，檔案工作效率低。

2.服務職能缺失

在我國檔案管理部門是早就出現的一種職能部門，其在出現之初主要負責的就是檔案的保管和維護工作，涉及到的檔案查找工作雖然存在，但比較少。而隨著時代的發展，當前對于檔案的查找需求不斷增加，導致檔案管理工作在管理職能不變的情況下又增添了對檔案查找和相關服務職能，但在檔案管理的實際改革過程中，改革工作人員往往只重視檔案的保密性和安全性，檔案的查找方面常采用人工查找為主的方式，檔案管理極少涉及到“服務”二字，這也導致我國檔案管理智能化程度不夠，這種服務職能的缺失是導致我國檔案管理工作與發達國家相比仍存在較大差距的重要原因。

二、如何改進當前事業單位檔案管理中存在的問題

由上文的敘述我們可以了解到，事業單位由于人員存在一定的流動性，對人事檔案的管理存在一定難度，上文也提到了當前事業單位人事檔案管理所面臨的主要困難。那針對這樣的情況，要如何規范檔案管理模式，改進當前事業單位檔案管理中存在的問題呢？筆者認為有以下幾種方式。

1.明確檔案管理責任主體

由上文的敘述我們可以了解到，當前事業單位檔案管理存在的一大問題就是管理責任主體不夠明確，檔案管理人員雖然被分成了不同小組，但并不明確自己所在的小組或者自己應該做些什么，這種情況往往導致檔案管理流程出現混亂，一些必要的管理環節出現空擋。面對這樣的情況，在實際改進檔案管理過程中我們應該建立完整的檔案管理網絡，明確每個步驟的人員應該做什么，如果檔案管理某個步驟出現問題，那要追責哪個部門或者哪個個人，這樣的檔案管理方式就容易使整個檔案管理過程更加科學合理，不會出現檔案管理上的空擋，管理人員也能更好地負起自己的責任，更加清楚自己應該做什么，從而讓整個檔案管理過程體系化發展，最終使檔案管理的整體效率得到提升。

2.改變傳統管理模式，增設管理服務機制

上文提到的當前我國事業單位人事檔案管理中存在的一大問題就是檔案管理以純粹的管理為主，并不重視人員檔案的查找等問題，整個檔案管理過程的服務機制較差。針對這樣的情況，在創新檔案管理的過程中，我們應該適當改變原有的管理模式，重視和宣揚公民檔案的重要用途，不斷體現檔案的重要價值，而在實際檔案管理過程中，受傳統思想的影響，我們對電子檔案的管理常常不到位，導致人員通過計算機查找自己的電子檔案常常查找失敗。針對這樣的情況，我們要建立健全電子檔案查找機制，逐步促進事業單位人事檔案管理的信息化進程，通過這樣的改進，我們就能逐步實現檔案管理由“碎片化”向“整體化”的轉變流程，提高事業單位人事檔案管理的實際效率。

三、結束語

通過全文的敘述我們對檔案管理的流程和相關重要性有了一個更加深入的了解，當前事業單位人事檔案管理過程中還面臨著管理方式過于傳統、管理人員服務意識比較差等方面的問題，這些問題也嚴重影響了我國檔案現代化管理的進程。針對這些問題本文也提出了一些具體的解決方式，但我們需要意識到的是，其解決方式并不僅僅上文幾種，更多的方法還要我們不斷探究。

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作者單位：內蒙古突泉縣突泉鎮街道管理服務中心