基于質(zhì)量管理視角的科研檔案管理

■ 孫琛輝

隨著我國國家科研創(chuàng)新體系建立不斷深入，科研經(jīng)費體量持續(xù)增長，投入建設(shè)的科研平臺和科研項目逐步增多，所形成的科研檔案數(shù)量也在日益增加。各類科研項目產(chǎn)生大量科研文檔，使科研檔案建設(shè)、管理的難度越來越大。質(zhì)量管理，作為項目管理的一種方法，對于保證科研檔案的完整收集、規(guī)范整理具有重要的促進作用。

一、科研檔案質(zhì)量要求

科研檔案，是在科研項目開題立項、部署實施、過程管理、鑒定驗收、成果評審和成果轉(zhuǎn)化等過程中形成的，具有參考或憑證價值的文字、表格、圖紙、數(shù)據(jù)、照片、音頻、視頻等各種形式、各種載體的原始記錄。科研檔案是一種重要的信息資產(chǎn)，是科研成果的組成部分。科研檔案如果歸檔不完整、整理不規(guī)范，既無法真實反映科研項目研究的全過程，也影響日后查詢、利用，大大降低科研檔案的效用。因此，科研檔案具有較高的質(zhì)量要求，包括科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

科研檔案的完整，既包括科研全過程文件的完整，即開題報告、測試紀錄、試驗結(jié)論、結(jié)題驗收等整個科研過程形成的文件都要歸檔，也包括每一份歸檔文件的完整，例如來文與復文、請示與批復要互相對應、收集完整，還包括歸檔文件載體的完整，也就是以紙張、光盤、磁帶等不同載體、形式保存的材料都要歸檔。

科研檔案的準確，指歸檔的文件材料按管理程序、科研程序合法合規(guī)形成，內(nèi)容真實可靠，簽字手續(xù)完備，簽章符合要求，科研記錄真實準確，圖物相符，更改規(guī)范，版本有效，具有法律效力和憑證作用。

科研檔案的系統(tǒng)，指科研檔案整理要遵循文件材料形成規(guī)律，保持其互相之間的有機聯(lián)系，而不能只是一個簡單的匯總甚至堆砌。檔案管理人員整理文件材料，必須以檔案標準、規(guī)范、要求為指導，確保歸檔的檔案符合邏輯、分類清晰、組卷科學。

科研檔案的安全，指科研檔案歸檔實體和信息內(nèi)容均需確保安全。要保障檔案實體的安全，檔案庫房需要采取必要措施如防火、防盜、防有害生物、控制溫濕度等，包括柜架、卷盒、卷皮等在內(nèi)的檔案裝具也需要符合相關(guān)的標準和要求。要保障檔案信息的安全，則要求合理規(guī)劃、建立健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系。

科研項目涉及專業(yè)多、門類廣，研究難度大、周期長，項目來源渠道多樣，歸檔載體復雜。特別是，作為一項以人類未知領(lǐng)域為探索對象的智力活動，科學研究本身面臨各種不可預計的偶發(fā)因素，導致科研項目歸檔文件的形成時間不固定、形成部門和形成人員不統(tǒng)一、參與各方之間文件接口多，其收集、跟蹤和管理難以完全掌控，最終形成的檔案不完整、不齊全。此外，在信息化、大數(shù)據(jù)時代，科研活動的新類型不斷出現(xiàn)，導致科研項目實施過程中的文檔內(nèi)容、載體形態(tài)日新月異，科研檔案的形式也必須與時俱進、推陳出新。

科研項目的種種固有特征和趨勢變化，對科研檔案質(zhì)量管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

二、科研檔案管理工作的質(zhì)量要求

《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》（GB/T19000-2016）對質(zhì)量管理的定義表述為：“質(zhì)量管理，包括制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，以及通過質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗和質(zhì)量改進實現(xiàn)這些質(zhì)量目標的過程。”

科研檔案工作總的質(zhì)量目標是完整保存科研活動全過程中形成的各種形式、各種載體的科研文件，并充分發(fā)揮檔案的利用價值，使其有效服務科研活動。科研檔案不同的管理階段有不同的質(zhì)量目標。具體來講，科研檔案收集階段的質(zhì)量目標是保證研究過程各階段收集到的文件材料完整、系統(tǒng)；科研檔案整理階段的質(zhì)量目標是需要歸檔的文件的狀態(tài)和權(quán)限全程受控，包括文件版本和有效性標識、文件分發(fā)和跟蹤記錄等；科研檔案保存階段的質(zhì)量目標是既要保證檔案實體安全儲藏，也要保證檔案數(shù)據(jù)的安全存儲；科研檔案利用階段的質(zhì)量目標是高效利用，即滿足科研檔案利用者查閱、借閱、復制、統(tǒng)計和編研的需求。

從可以測量的角度，科研檔案的質(zhì)量目標包括科研檔案的歸檔總數(shù)、歸檔率、完整率、利用率以及相關(guān)方滿意度評價等。

質(zhì)量策劃是質(zhì)量管理工作的起點，內(nèi)容是圍繞質(zhì)量目標統(tǒng)籌相關(guān)資源、設(shè)計運行方式。科研檔案的質(zhì)量策劃，指圍繞科研檔案管理目標，立足科研院所組織架構(gòu)、運行程序，規(guī)劃和設(shè)計歸檔工作的體制機制，具體包括：明確科研檔案工作的責任體系，建立檔案工作人員隊伍；明確檔案工作機構(gòu)和崗位職責；制定歸檔工作制度和流程；加強檔案資源建設(shè)。

科研檔案的質(zhì)量控制，包括前端控制、中端控制、后端控制以及全程控制。這與我國科研檔案管理的“三同時”“四同步”要求的思想是一致的。前端控制，是指將科研檔案工作質(zhì)量的控制，提前到制定和下達科研計劃時對檔案工作的設(shè)計；中端控制，是指在科研檔案工作開展過程中的某個中間節(jié)點檢查科研檔案的質(zhì)量；后端控制，是指在對科研項目結(jié)題、科研成果鑒定等“收官”環(huán)節(jié)，同時對科研檔案工作的質(zhì)量進行同步審核、查驗；全程控制，則指科研檔案從文件產(chǎn)生到整理歸檔的全生命周期的質(zhì)量控制。只有通過這種事前籌劃、事中審核、事后驗收相結(jié)合的全程控制，才能確保科研檔案工作的質(zhì)量目標成為現(xiàn)實。

科研檔案的質(zhì)量檢驗，是鑒別科研檔案工作的質(zhì)量水平和狀況，檢查科研檔案工作的有效性，提出質(zhì)量改進的意見建議。

科研檔案的質(zhì)量改進，一是將科研管理過程中的有效經(jīng)驗及時總結(jié)，并制定形成業(yè)務規(guī)范，使科研檔案管理工作規(guī)范化；二是及時處理遺留問題，總結(jié)歸檔過程中的教訓，制定改進方案，并對照整改。

三、以質(zhì)量管理促進科研檔案管理

ISO9000 質(zhì)量管理體系標準對文件控制、記錄控制都有明確規(guī)定，其領(lǐng)導作用、全員參與、過程方法等原則同樣適用于檔案管理。

質(zhì)量管理要求明確產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵過程，科學合理地設(shè)計質(zhì)量控制點，以便在實施質(zhì)量監(jiān)控時更有效地進行質(zhì)量控制。要實現(xiàn)科研檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全的質(zhì)量目標，必須設(shè)計好科研活動各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制點，并能有效管理、持續(xù)改進。

要使科研檔案實現(xiàn)“完整”的質(zhì)量目標，必須實現(xiàn)對科研項目從立項、實施到竣工驗收全過程文件材料的系統(tǒng)收集、分類整理，需要對文檔的形成、收集、整理等過程進行質(zhì)量控制。這就需要科研檔案管理部門依據(jù)國家和相關(guān)主管部門的檔案管理規(guī)范，結(jié)合科研項目實際特點，梳理科研項目文件的產(chǎn)生和歸檔途徑，制定科研檔案管理制度和具體業(yè)務規(guī)范，建立檔案工作組織體系，使檔案工作領(lǐng)導、檔案管理機構(gòu)、各相關(guān)部門兼職檔案員以及科研人員分工協(xié)作、各司其責。并將歸檔工作納入科研管理和研發(fā)的全過程，通過項目例會、協(xié)調(diào)會、驗收會等實行節(jié)點控制，使歸檔文件材料全程受控。

要使歸檔文件實現(xiàn)“準確”的質(zhì)量目標，需要在科研項目立項時即確定歸檔范圍、文件整理辦法和文件質(zhì)量要求，制定貫徹文件控制、檔案管理要求的規(guī)范模板、程序化文件，明確各類文件的歸檔要求、保管期限，還要注意在設(shè)備開箱驗收、課題階段驗收、合同驗收等各階段隨時檢查歸檔文件的質(zhì)量，如歸檔文件是否完整、是否原件、簽章手續(xù)是否齊備、卷內(nèi)文件排列是否合理、文件目錄結(jié)構(gòu)是否清晰等，通過過程檢查，將這些問題隨時發(fā)現(xiàn)隨時消除。

要使歸檔文件實現(xiàn)“系統(tǒng)”的質(zhì)量目標，需要依托科研項目質(zhì)量管理工作，了解科研項目質(zhì)量管理各控制節(jié)點的設(shè)計及質(zhì)量要求，通過驗收、評審、會簽等方式對歸檔文件的系統(tǒng)性進行把關(guān)。

要使歸檔文件實現(xiàn)“安全”的質(zhì)量目標，同樣需要按照質(zhì)量管理要求，建立檔案保管、保密、利用、儲存、借閱、銷毀等工作制度和工作體系，使所做工作均可查可控。對于數(shù)字檔案，還要納入單位信息化建設(shè)，依托信息部門建立相關(guān)制度，對數(shù)字信息和數(shù)字設(shè)備信息進行高效安全的維護。

四、相關(guān)建議

從質(zhì)量管理的角度進行科研檔案管理，有利于明確科研檔案工作的目標和價值，促進科研檔案管理工作的持續(xù)改進。

對照質(zhì)量管理要求，科研檔案管理中應檢查如下內(nèi)容是否到位，即：科研檔案工作的條件保障，科研檔案工作的組織與管理，各相關(guān)人員的歸檔職責是否清晰，分工明確、各司其職的檔案工作網(wǎng)絡(luò)是否建立，覆蓋檔案收、管、用全過程的規(guī)章制度體系是否形成，檔案管理部門對科研項目歸檔的業(yè)務指導和監(jiān)督機制是否健全，檔案工作與科研活動和管理工作同規(guī)劃、同部署、同落實等過程控制情況，檔案的接收、保管、利用、移交等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)標準和規(guī)范要求，科研檔案的歸檔率、完整率以及顧客滿意度等。

通過實施質(zhì)量管理，可以保證從檔案業(yè)務前端的歸檔材料形成部門的檔案收集工作，到檔案部門的檔案整理工作，再到檔案利用的全過程，所形成、接收、保管的檔案真實完整、可控可查、安全可靠、具有憑證作用。而通過歸檔接收記錄、查借閱記錄、鑒定記錄等留存的原始工作記錄，進行檔案統(tǒng)計，可以分析有哪些人、什么時候?qū)δ姆輽n案進行了查閱利用，進而深度挖掘檔案的利用價值，進一步提高顧客滿意度。

總之，科研檔案管理與科研項目質(zhì)量管理是緊密關(guān)聯(lián)、互相促進的。在實際工作中，建議盡量將科研項目質(zhì)量管理、檔案管理的標準、規(guī)范統(tǒng)一起來，這樣既便于管理，也便于執(zhí)行。這就需要質(zhì)量管理部門、檔案管理部門與科研部門保持密切的溝通，協(xié)商確定滿足各相關(guān)部門管理訴求的工作模式和檢查要求。