創建高校示范數字檔案館實踐與思考

馬雪君/杭州電子科技大學檔案館

為貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，落實省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，根據《數字檔案室建設指南》《浙江省機關數字檔案室建設規范（試行）》等要求，進一步推進高校檔案工作數字化、規范化水平，省檔案局、省教育廳決定開展全省高等學校數字檔案室（館）建設測評工作。杭州電子科技大學檔案館圍繞檔案工作數字化轉型要求，在省檔案局、省教育廳的指導下，較早地開展了檔案工作數字化轉型的先行先試。后期通過三個階段的持續建設，于2019年5月底通過省高校示范數字檔案館現場驗收，成為省內首批通過驗收的高校。期間，通過數字檔案資源建設、數字檔案數據安全管理及數字檔案開發利用，實現了高校檔案工作和檔案利用方式的轉型升級。在數字檔案館測評驗收過程中，學校受到省檔案局、省教育廳領導及檔案業界同行的高度贊譽，尤其對校檔案館在省內高校中首次引入“檔案查檔接待系統”“數字檔案雙活容災系統”，首家實現財務憑證數字化及基建圖紙全部數字化，提供面向校內機構的網絡化自助查詢“免跑”服務等，給予高度評價。

1 高校創建示范數字檔案館的主要做法：基于杭州電子科技大學的實踐

1.1 制訂科學的數字檔案館的總體規劃

數字檔案館建設是一項長期、復雜的過程，需要學校的各個部門聯合推動，因此學校層面需要進行頂層設計，給出科學合理的總體規劃。學校數字檔案館建設分為三個階段。

1.1.1 2011年底，省檔案局下發了《浙江省檔案局關于第二批省級單位開展檔案與電子文件登記備份工作的通知》，將學校納入第二批檔案與電子文件登記備份的省級單位。校檔案館及時制訂了《館藏檔案數字化工作計劃》，提出每年安排20萬元的經費，根據“利用優先，分步實施”的原則，對館藏的黨群、行政、教學、科研、基建、財務、設備、外事、出版、照片類檔案進行分批數字化。

1.1.2 2014年，為貫徹落實省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》文件精神，同時結合學校檔案信息化建設的實際，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學檔案數字化工作方案》，提出了檔案數字化的總體目標：全面推進館藏檔案數字化工作，健全館藏檔案目錄數據庫、建立館藏檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫，并依托檔案管理系統提供安全、高效的檔案管理和利用服務，構建檔案信息共享平臺。至2020年，各種門類載體的館藏檔案全部實現網上全文檢索，初步完成數字檔案館的建設。

1.1.3 2017年，學校下發了信息化建設“十三五”發展規劃，提出要加大檔案信息化建設力度，構建起電子檔案接收、管理、存儲和利用的數字檔案館體系。經學校統一部署，電子文件管理和檔案信息系統建設逐步推進，貫穿各層級、覆蓋全校業務的檔案大數據體系初步建立。結合學校信息化規劃，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學數字檔案館建設方案》，明確在做好館藏檔案數字化的基礎上，對現有檔案管理系統進行升級和更新。通過建設檔案館信息化系統，建立對外公開利用平臺，實現學校檔案利用服務網絡化，提升學校信息資源共享交換平臺質量，強化各類信息資源的整合共享。

1.2 建立完善的數字檔案館的規章制度

長期以來，學校檔案管理規章制度主要是針對傳統紙質檔案管理的，難以有效解決電子文件在歸檔、收集、整理及利用中出現的問題。因此在示范數字檔案館建設過程中，學校對相關的規章制度進行了重新修訂和完善。根據國家檔案局、省檔案局頒布的有關數字檔案館建設和檔案數字化的法律法規，結合學校檔案工作實際，學校制訂了《杭州電子科技大學電子文件歸檔與電子檔案管理實施辦法》《杭州電子科技大學數據安全與管理實施辦法》《杭州電子科技大學電子文件和數字檔案安全保管和備份制度》《杭州電子科技大學檔案數字化安全管理制度》等規章制度，對電子文件歸檔、數字檔案資源安全和保密、檔案數字化外包管理做出詳細、明確的規定，為數字檔案館建設提供了制度保障。

1.3 做好傳統載體檔案的數字化工作

傳統載體檔案的數字化是數字檔案館建設的主要內容之一，學校檔案數字化工作分步驟推進。第一步，健全館藏檔案目錄數據庫，包括案卷級和文件級目錄數據庫，確保建校以來的所有館藏檔案都有電子目錄，并確保檔案實體與電子目錄一一對應、數據完整準確。第二步，建立檔案全文數據庫。學校根據利用為先的原則確定檔案數字化順序，優先對查詢量大、利用頻繁的黨政檔案、科研檔案、校友檔案進行數字化，并對能反映學校發展歷史、具有重要保存價值，或因年代久遠、利用頻率較高且已經出現細微破損的檔案進行優先數字化。2013年以來，學校以外包形式完成了學校建校以來（1956年至2017年）保管期限為永久、長期（或30年）館藏紙質檔案全文數字化掃描，并進行了OCR全文識別，共計29656卷、375419件，完成的全文數字化達到85%以上，特別是成為省內首家完成基建圖紙和財務憑證檔案數字化的省屬高校。第三步，建立多媒體數據庫。校檔案館完成了歷年照片檔案數字化工作，并接收了歷年數碼照片及數碼視頻進行歸檔，健全和建立了照片數據庫及音視頻數據庫。第四步，建立實物數據庫，對建校以來的實物、舊印模等進行拍照，以圖片形式上傳至檔案管理系統，進行統一管理。第五步，建立專題數據庫。校檔案館根據學校工作的需要，建立歷年教職工年度考核、教職工職稱晉升、科研獲獎、科研專利、軟著、干部任免等專題數據庫，方便日常查閱和使用。

1.4 強化數字檔案館的安全保障體系建設

安全保障體系建設是數字檔案館運行的有力保證。根據國家檔案局組織制訂的有關數字檔案系統法律規章和技術標準要求，學校制訂了《杭州電子科技大學檔案數據安全保密制度》，在數字檔案館的創建與運行中，嚴格落實文件的相關規定。為確保數字檔案數據安全，學校檔案館的服務器由學校網絡信息中心托管，由專業人士負責管理和維護，定期對載體及其軟硬件環境進行檢測。學校在省內高校中最先引入數字檔案雙活容災系統，實時將檔案管理系統存量數據和活動數據自動備份到備用數據庫，確保數字檔案絕對安全。同時按照省檔案登記備份工作相關規定，建立了數字檔案安全保管和備份制度，歸檔數字檔案一式三套，一套封存保存保管，一套提供利用，一套向省檔案登記備份中心進行異地登記備份。

2 高校創建示范數字檔案館的若干思考

2.1 進一步加強數字檔案資源建設

雖然校數字檔案館已通過驗收，但仍屬于數字檔案館初級階段，離數字檔案館中級、高級階段還有很大差距，特別是在數字資源建設方面。目前省內高校的數字檔案資源仍是館藏紙質檔案、聲像檔案數字化后的全文數據和圖像數據，以及一部分從OA系統采集的電子公文及數碼設備拍攝的數碼照片、視頻為主。在“存量數字化、增量信息化”的原則和要求下，隨著雙套制逐漸退出歷史舞臺、單套制漸行漸近，我們首先要做好數字檔案資源的實時采集，將學生系統、教務系統、人事系統、科研系統中形成的具有存檔價值的電子文件及時收集、整理和歸檔，通過系統自動對接或者人工干預的方式錄入高校檔案管理系統，提升高校數字檔案館的信息量。其次要做好網站信息的自動捕獲。高校除了建有整個學校的網站，各二級學院、機關職能部門、研究機構也都建有本單位的網站，二級學院網站上的學院概況、學科建設、本科生教育、研究生教育、科學研究、學生天地等欄目內的信息，以及機關職能部門、研究機構的機構設置、工作動態等欄目內的信息，都具有歸檔價值，應注重這一類信息的收集歸檔。此外，在學校推進“最多跑一次”改革過程中，校檔案館要根據最新情況，及時靈活地調整歸檔范圍，踐行“能歸盡歸”的原則，豐富數字檔案資源。

2.2 進一步構建多元化的數字檔案資源服務模式

建立學校數字檔案館，最重要的目標是實現檔案利用的便捷化，因此需要開通多種數字檔案信息服務渠道。如為方便畢業校友查詢高校錄取名冊、學籍成績記載卡、學業成績表、畢業名冊、研究生成績、學位申請材料等，可構建教學類檔案遠程利用服務平臺，支持校友異地注冊，通過身份認證等方式檢測真實性，為校友提供相關電子檔案的閱讀、下載甚至檔案復印件快遞寄送服務，實現檔案異地查詢；可利用檔案管理系統，通過用戶授權的方式，為校內職能部門開通網上自動檔案信息查詢服務，實現查檔“零跑腿”；可利用檔案信息發布系統，教職員工通過校園身份認證方式自助查詢獲獎證書、專利、軟件著作證書、校報，以及可公開的校內文件、照片、視頻、實物等的目錄、相關內容。

2.3 進一步強化特色專題數據庫建設

建立高校檔案數字檔案館，最重要的目標之一就是根據用戶需求實現檔案利用的便捷化。因此可以通過加大電子檔案編研力度，建立多種專題數據庫，實現檔案數據共享共用。如將高校教學檔案中利用頻率較高的招生錄取名冊、學籍卡、成績單進行二次加工，通過檔案管理系統直接掛接到本人信息條目之下，實現單人單條單頁模式，極大地方便查找和利用；將黨政類檔案中校發文件進行編研，形成歷年教學類、科研類、人事類等規章制度專題庫，滿足學校內部職能部門查閱利用檔案的需求；將基建檔案中高校每幢建筑物的圖紙進行編研，形成基建圖紙專題庫，方便后勤部門在樓宇維護及改造辦公場地、實驗場所時使用。