電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件前置接收系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)
——以國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司為例

楊新益 鄭思佳 袁奕文 周 婷/國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司

電子招投標(biāo)指機(jī)構(gòu)以有關(guān)數(shù)據(jù)信息為主要載體，利用電子手段完成招標(biāo)、投標(biāo)的活動(dòng)。其中形成反映業(yè)務(wù)工作、業(yè)務(wù)流程的重要文件資料，即是電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件，經(jīng)歸檔成為電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案。2013年國(guó)家發(fā)改委公布了《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》，電子化招標(biāo)采購(gòu)的概念日益深入人心。電子招投標(biāo)的廣泛應(yīng)用，能推動(dòng)建立投標(biāo)行業(yè)公開(kāi)、公平、公正的招投標(biāo)秩序，將推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件以數(shù)字形式存在，經(jīng)歸檔成為電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案。今年6月，第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議通過(guò)了新修訂檔案法，新修訂檔案法新設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，內(nèi)容涵蓋檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面，特別是確立了電子檔案法律效力和憑證作用。當(dāng)前必須重視電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件歸檔和電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理。

2017年，筆者所在單位國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司建設(shè)了全流程電子招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)（目前已遷移至浙電云平臺(tái)），集合了招標(biāo)公告發(fā)布、資格審查、文件備案、專(zhuān)家抽取、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、中標(biāo)公示等相關(guān)業(yè)務(wù)功能。近期，國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司物資分公司從電子文檔管理視角出發(fā)，依托浙電云平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)前端業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，在浙電云平臺(tái)的電子采購(gòu)流程后端對(duì)接建設(shè)前置接收系統(tǒng)，通過(guò)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)化等手段，實(shí)現(xiàn)全流程電子文件的直接導(dǎo)入與一鍵歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管控和高效開(kāi)發(fā)利用。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原理

業(yè)務(wù)文件前置接收系統(tǒng)依托浙電云平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)全流程電子招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)生成的電子文件一鍵歸檔。系統(tǒng)支持前置數(shù)據(jù)庫(kù)接口交換、前置服務(wù)接口交換相結(jié)合的混合交換模式，保證數(shù)據(jù)在交換和傳輸中的高效性、可靠性和安全性。原先需要人工操作的硬盤(pán)拷貝、紙質(zhì)文件掃描上傳等，在招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、公示環(huán)節(jié)中能自動(dòng)觸發(fā)數(shù)據(jù)歸檔，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子文件歸檔的自動(dòng)化、智能化、規(guī)范化。

1.1 前端業(yè)務(wù)流程梳理

對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)資源進(jìn)行分析，將前置接收系統(tǒng)直接部署在浙電云平臺(tái)，通過(guò)國(guó)網(wǎng)的電子投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)辦人把投標(biāo)文件數(shù)據(jù)傳輸給前置接收系統(tǒng)，前置接受系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)交換接口庫(kù)、交換中心庫(kù)后再交由文件處理中心完成文檔的整編，最后交由檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)歸檔。

1.2 基于XML的數(shù)據(jù)歸整

根據(jù)招投標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程可能存在增加或減少的情況，而且每個(gè)業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)字段也有可能根據(jù)招投標(biāo)管理的需要進(jìn)行調(diào)整。為實(shí)現(xiàn)對(duì)電子招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的元數(shù)據(jù)管理，系統(tǒng)應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)變化的可能性，按照按統(tǒng)一模板將數(shù)據(jù)信息錄入XML文件進(jìn)行歸整，從而靈活地定義業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔的數(shù)據(jù)抽取規(guī)則，輔助檔案管理人員將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理為檔案信息，建立從“業(yè)務(wù)庫(kù)”向“檔案庫(kù)”的數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議。

1.3 數(shù)據(jù)提取、轉(zhuǎn)換和加載

數(shù)據(jù)提取、轉(zhuǎn)換和加載（ETL，Extraction-Transformation-Loading）是基于前置數(shù)據(jù)庫(kù)接口交換方式，按照招投標(biāo)業(yè)務(wù)類(lèi)型、規(guī)則的不同，預(yù)設(shè)不同ETL清洗腳本，進(jìn)入交換接口庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)前置接收系統(tǒng)指定的ETL腳本，將分布的、異構(gòu)數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)如關(guān)系數(shù)據(jù)、文件等抽取到臨時(shí)中間層后進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換、集成，最后加載到交換中心庫(kù)。

2 前置接收系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)和功能設(shè)計(jì)

2.1 業(yè)務(wù)處理流程

2.1.1 招投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成交換數(shù)據(jù)。招投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（平臺(tái)）可以根據(jù)數(shù)據(jù)交換業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)接口規(guī)范要求準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，然后通過(guò)自動(dòng)歸檔審批流程，審核通過(guò)后將數(shù)據(jù)注冊(cè)到前置機(jī)交換接口程序，也可通過(guò)預(yù)先定制的數(shù)據(jù)同步工具DATAX同步腳本將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)同步緩存到前置機(jī)交換接口庫(kù)，再由ETL程序處理，存儲(chǔ)到交換中心庫(kù)。

2.1.2 前置接收系統(tǒng)接收并驗(yàn)證交換數(shù)據(jù)。前置接收系統(tǒng)收到招投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送的交換數(shù)據(jù)后，首先調(diào)用四性檢測(cè)對(duì)交換數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量校驗(yàn)，將不符合數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的交換數(shù)據(jù)寫(xiě)入前置接收系統(tǒng)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)庫(kù)中，并通過(guò)招投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)錯(cuò)誤處理程序處理；通過(guò)質(zhì)量校驗(yàn)的交換數(shù)據(jù)寫(xiě)入前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集接口庫(kù)。交換數(shù)據(jù)校驗(yàn)流程如下：招投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里面一個(gè)用戶(hù)對(duì)象的數(shù)據(jù)集合Schema生成供交換的XML數(shù)據(jù)；調(diào)用前置接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗(yàn)接口；前置接收系統(tǒng)根據(jù)Schema驗(yàn)證XML數(shù)據(jù)是否有效，如有效則進(jìn)行后續(xù)處理，如無(wú)效則返回給調(diào)用方進(jìn)行數(shù)據(jù)更正處理。

2.1.3 前置接收系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)發(fā)送交換數(shù)據(jù)。前置接收系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)上傳程序或交換接口服務(wù)將存檔信息打包，并通過(guò)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)總線將存檔信息包發(fā)送到檔案管理系統(tǒng)端。

2.2 數(shù)據(jù)交換方式

基于前置接收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口方式有兩種，一種是前置數(shù)據(jù)庫(kù)接口交換方式，另一種是前置服務(wù)接口交換方式。

2.2.1 前置數(shù)據(jù)庫(kù)接口交換方式。采集數(shù)據(jù)時(shí)，在前置機(jī)上安裝數(shù)據(jù)庫(kù)，按照數(shù)據(jù)交換業(yè)務(wù)的接口規(guī)范和各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集的要求建立交換中間表結(jié)構(gòu)，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換，將數(shù)據(jù)通過(guò)預(yù)先設(shè)置好的DATAX數(shù)據(jù)通過(guò)同步腳本寫(xiě)入前置機(jī)接口庫(kù)。從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)抽取電子檔案信息，再由前置機(jī)的上傳程序定時(shí)、批量地將接口庫(kù)中的數(shù)據(jù)，通過(guò)同步或異步的方式調(diào)用檔案管理系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)的上傳。

共享數(shù)據(jù)時(shí)，由檔案管理系統(tǒng)的共享服務(wù)定時(shí)、批量地將共享數(shù)據(jù)寫(xiě)入前置機(jī)接口庫(kù)，再由業(yè)務(wù)系統(tǒng)從接口庫(kù)中抽取數(shù)據(jù)到本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2.2.2 前置機(jī)服務(wù)接口交換方式。采集數(shù)據(jù)時(shí)，在前置機(jī)上部署注冊(cè)和采集服務(wù)接口，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)將系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)清洗，并按照標(biāo)準(zhǔn)XML Schema文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，然后調(diào)用前置機(jī)注冊(cè)服務(wù)或采集服務(wù)實(shí)現(xiàn)文檔注冊(cè)和上傳。

共享數(shù)據(jù)時(shí)，在前置機(jī)上部署各種查詢(xún)服務(wù)接口，業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用前置機(jī)各種查詢(xún)服務(wù)接口實(shí)現(xiàn)文檔共享。

2.3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)時(shí)，將前置接收系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔審批流程集成模塊，分別與全流程電子招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)和招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，跨系統(tǒng)完成招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子文件自動(dòng)歸檔工作。在使用層面上，前置接收系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)完全融合為一體，達(dá)到最佳的用戶(hù)體驗(yàn)效果。具體設(shè)計(jì)如下。

自動(dòng)歸檔業(yè)務(wù)流程：與電子招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)和招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)集成，完成電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件歸檔工作。系統(tǒng)核心模塊包括了歸檔信息錄入、待審核案件查詢(xún)、審批意見(jiàn)錄入、檔案數(shù)據(jù)編輯、檔案數(shù)據(jù)簽收等功能。

系統(tǒng)配置管理：對(duì)數(shù)據(jù)交換時(shí)數(shù)據(jù)源與目標(biāo)數(shù)據(jù)之間各字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系采用所見(jiàn)即所得配置方式進(jìn)行配置。包括電子招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)中數(shù)據(jù)字段與招投標(biāo)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)字段的對(duì)應(yīng)配置，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)流程的歸檔案卷卷內(nèi)目錄的配置，招投標(biāo)檔案系統(tǒng)子表數(shù)據(jù)字段與主表數(shù)據(jù)字段的對(duì)應(yīng)配置等。

歸檔數(shù)據(jù)交換接口管理：數(shù)據(jù)交換接口管理主要負(fù)責(zé)接口的注冊(cè)，生成該接口對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化的XML，將其作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)告知應(yīng)用系統(tǒng)接入方，在調(diào)用接口時(shí)，需嚴(yán)格按照提供的XML格式規(guī)范來(lái)傳遞數(shù)據(jù)。

DATAX數(shù)據(jù)同步腳本配置：在系統(tǒng)中可根據(jù)不同的招投標(biāo)業(yè)務(wù)規(guī)則、歸檔要求配置不同的數(shù)據(jù)同步腳本，針對(duì)參與交換的源數(shù)據(jù)庫(kù)和目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)差異，建立字段級(jí)數(shù)據(jù)映射關(guān)系，選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換函數(shù)。

ETL數(shù)據(jù)處理腳本配置：提供數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)清洗以及數(shù)據(jù)加工等數(shù)據(jù)處理的腳本配置。數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換負(fù)責(zé)將不同數(shù)據(jù)源的格式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，根據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則可以完成數(shù)據(jù)從原始格式，到前置接收系統(tǒng)需要的格式的轉(zhuǎn)換；轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)清洗，去掉無(wú)效數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)加工處理按配置定義進(jìn)行多維度加工，完成清洗后的數(shù)據(jù)按不同維度進(jìn)行分別處理。

日志管理：主要記錄每次自動(dòng)交換的事務(wù)情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)傳輸生成日志的查詢(xún)和跟蹤分析，為系統(tǒng)管理員找到并解決系統(tǒng)故障提供必要的線索材料。

3 工作成效簡(jiǎn)析

建設(shè)全流程電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)文件前置接收系統(tǒng)，是對(duì)接融入電子政務(wù)、大數(shù)據(jù)建設(shè)的具體實(shí)踐和創(chuàng)新性實(shí)踐。技術(shù)層面上，通過(guò)完善的公共數(shù)據(jù)共享和交換，打破信息孤島，打通數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)、跨區(qū)域、跨部門(mén)、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享，讓數(shù)據(jù)流動(dòng)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、服務(wù)化、價(jià)值化，從而加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。

一是降低管理風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)現(xiàn)在線招標(biāo)采購(gòu)全流程電子文件實(shí)時(shí)整理歸檔和數(shù)據(jù)自動(dòng)采集分類(lèi)，避免人工硬盤(pán)拷貝數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)；同時(shí)通過(guò)在線流轉(zhuǎn)、在線歸檔、在線監(jiān)管，進(jìn)一步避免人為篡改原始件的問(wèn)題，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。二是節(jié)約庫(kù)房保管成本。如該公司1997年至2016年的招標(biāo)采購(gòu)、物資合同檔案厚度總和為2015.56米（假設(shè)紙質(zhì)檔案單張厚度為0.1毫米，對(duì)庫(kù)房中紙質(zhì)檔案厚度總和進(jìn)行計(jì)量），一年的檔案庫(kù)房寄存金額為40.8萬(wàn)元。以未來(lái)10年產(chǎn)生的招標(biāo)采購(gòu)文件厚度總和為2700米計(jì)算，若實(shí)現(xiàn)“單套制”歸檔，未來(lái)10年可節(jié)約庫(kù)存寄存費(fèi)用達(dá)數(shù)百萬(wàn)元。三是提高招投標(biāo)效益。招標(biāo)方可便捷把控招標(biāo)業(yè)務(wù)質(zhì)量，有助于樹(shù)立企業(yè)的社會(huì)責(zé)任意識(shí)，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。四是便于共享資源和利用服務(wù)。借助“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式，突破地域、時(shí)空限制，最大限度地共享資源、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；符合國(guó)家對(duì)節(jié)能和綠色環(huán)保要求，在行業(yè)內(nèi)具有較強(qiáng)的示范效應(yīng)和帶頭作用。