信息化環(huán)境下企業(yè)產(chǎn)品檔案借用管理及優(yōu)化策略

王克祥/中船重工第七一七研究所—武漢光電國家研究中心

產(chǎn)品檔案指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)資料，其中以產(chǎn)品圖樣最為典型。借用件就是從已定型（或鑒定）產(chǎn)品中借用的零（部）件，當(dāng)前產(chǎn)品圖樣中存在著大量借用件。基于減少產(chǎn)品重復(fù)設(shè)計(jì)、降低研發(fā)經(jīng)費(fèi)、提高生產(chǎn)效率等方面考慮，企業(yè)通常提倡最大限度地采用借用件。借用件的概念體現(xiàn)在兩個(gè)不同產(chǎn)品的借用關(guān)系中，產(chǎn)品圖樣間的借用關(guān)系一般是在產(chǎn)品的圖樣目錄或明細(xì)表或圖樣目錄中反映的，當(dāng)乙產(chǎn)品中的某一零（部）件，甚至整件在甲產(chǎn)品中已經(jīng)完成了設(shè)計(jì)并且完全滿足乙產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)要求的時(shí)候，乙產(chǎn)品無需再重復(fù)設(shè)計(jì)出圖，而是直接借用甲產(chǎn)品的相關(guān)圖樣。具體操作是：在乙產(chǎn)品的圖樣目錄或明細(xì)表相應(yīng)位置直接列出借用甲產(chǎn)品的相應(yīng)圖號(hào)和圖名等信息，并在備注欄注明“借用”。

借用件在企業(yè)產(chǎn)品研制中不斷發(fā)揮著顯著的經(jīng)濟(jì)效益，其管理水平直接影響產(chǎn)品質(zhì)量，產(chǎn)品借用件管理應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)高度重視。由于借用件的本身屬性以及產(chǎn)品借用關(guān)系的復(fù)雜性，如何保證借用件管理質(zhì)量并提高借用件利用效率，成為當(dāng)前產(chǎn)品檔案工作面臨的重要問題。尤其是在信息技術(shù)全面覆蓋檔案管理領(lǐng)域的背景下，以往對(duì)產(chǎn)品檔案借用件的管理和利用模式，已經(jīng)不適應(yīng)目前企業(yè)的高速發(fā)展需要。

1 產(chǎn)品檔案借用存在的管理問題

1.1 借用件的技術(shù)狀態(tài)控制問題，包括借用件的設(shè)計(jì)階段控制與更改控制。完整的產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案通常包括在方案設(shè)計(jì)階段、工程研制階段以及設(shè)計(jì)定型等延續(xù)性階段[1]形成的資料，其中在工程研制階段形成的資料包括初樣、正樣或試樣設(shè)計(jì)文件。可見，產(chǎn)品檔案具有形成的階段性和延續(xù)性特征，而這兩個(gè)特征又決定了產(chǎn)品圖樣具有動(dòng)態(tài)變化特征。不同設(shè)計(jì)階段的同一類零件，在產(chǎn)品代號(hào)和圖號(hào)完全相同的情況下，具體設(shè)計(jì)內(nèi)容可能存在差異。

另一方面，企業(yè)設(shè)計(jì)開發(fā)部門經(jīng)常對(duì)庫存產(chǎn)品圖樣產(chǎn)生設(shè)計(jì)更改需求，在借用件圖樣發(fā)生更改后，圖紙版本也發(fā)生更替，形成多個(gè)版本零部件圖樣共存的局面。如不加強(qiáng)圖紙版本的精確控制，將面臨嚴(yán)重的隱患和風(fēng)險(xiǎn)。因此，在產(chǎn)品檔案借用時(shí)，如果檔案人員不能對(duì)被借用圖樣的階段標(biāo)記或版本標(biāo)識(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別和區(qū)分，很有可能調(diào)用到錯(cuò)誤的零件，進(jìn)而導(dǎo)致批次性產(chǎn)品報(bào)廢，造成損失。

1.2 產(chǎn)品檔案借用信息的多重關(guān)聯(lián)問題。借用件的一個(gè)重要特性在于某個(gè)借用件可以被多個(gè)不同產(chǎn)品所借用，也可以被同一型號(hào)產(chǎn)品內(nèi)多個(gè)部件所共用；還出現(xiàn)某個(gè)產(chǎn)品零P件rac被ti其ce他 D產(chǎn)isc品u借ss用ion，同時(shí)該產(chǎn)品也借用其他產(chǎn)品的復(fù)雜情況[2]。因此，在實(shí)際的產(chǎn)品檔案借用實(shí)踐中，檔案工作者面對(duì)的是一個(gè)包括同一產(chǎn)品內(nèi)和不同產(chǎn)品間的復(fù)雜借用信息關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)圖樣管理模式中，當(dāng)某個(gè)借用件被多個(gè)產(chǎn)品反復(fù)使用后，很難準(zhǔn)確定位該借用件的當(dāng)前位置。為追蹤到一個(gè)利用頻繁的借用件當(dāng)前位置，傳統(tǒng)做法是每次建立借用關(guān)系時(shí)使用“借用圖樣登記卡”進(jìn)行登記，存留該借用件全部借用記錄，注明借用產(chǎn)品和借用時(shí)間，以及是否借用還原等信息。但是在圖紙利用業(yè)務(wù)量劇增的情況下，單純使用人工登記的做法也很難直觀地判斷出借用件圖樣的實(shí)時(shí)位置，并暴露出效率不足的問題。

1.3 產(chǎn)品檔案借用件的利用效率問題。檔案人員實(shí)行借用件圖樣的特殊管理，一般是為了有效保證某冊(cè)含借用圖的產(chǎn)品圖樣的成套性和完整性，然后將成套的圖冊(cè)移交至圖文部門進(jìn)行批量打印，并最終發(fā)放至生產(chǎn)一線使用。其中的工作難點(diǎn)在于，在紙質(zhì)底圖的運(yùn)行模式下，借用件圖樣具有實(shí)體的唯一性而且無法有效復(fù)用，在多個(gè)產(chǎn)品存在交叉借用關(guān)系的情況下，為實(shí)現(xiàn)某個(gè)含借用圖的產(chǎn)品圖冊(cè)的成套性，往往需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。

如，如果產(chǎn)品甲和產(chǎn)品乙同時(shí)需要借用產(chǎn)品丙的幾張圖紙，檔案人員必須根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)任務(wù)緩急程度，優(yōu)先為更為迫切的產(chǎn)品項(xiàng)目進(jìn)行借用圖樣調(diào)取工作；借用件使用完畢后，必須人工清點(diǎn)、復(fù)原，為另一個(gè)產(chǎn)品的借用工作做好準(zhǔn)備，類似工作中包含大量重復(fù)勞動(dòng)，產(chǎn)生嚴(yán)重的低效問題。

2 信息化環(huán)境下產(chǎn)品檔案借用問題解決方案

2.1 創(chuàng)建樹形模型，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件動(dòng)態(tài)管控

若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID號(hào)，而從目前實(shí)踐來看，決定其唯一性的主要有產(chǎn)品代號(hào)、圖號(hào)、階段標(biāo)識(shí)和版本號(hào)等要素，圍繞以上要素即可實(shí)現(xiàn)對(duì)借用件的準(zhǔn)確追蹤和動(dòng)態(tài)管控。產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)首先要建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)的樹形模型[3]，通過系統(tǒng)的不同界面展示產(chǎn)品整件、不同部件及零件的層層隸屬關(guān)系，并分別以產(chǎn)品代號(hào)、圖樣目錄編號(hào)、圖號(hào)來表示。其中，圖樣目錄指產(chǎn)品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號(hào)是產(chǎn)品隸屬下的最小單元，是構(gòu)成上級(jí)部件的零件編號(hào)。另外，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段和版本號(hào)應(yīng)與圖號(hào)綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。

當(dāng)借用件圖樣發(fā)生更改時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)默認(rèn)顯示該圖樣更改后的最新版本，同時(shí)保留舊版本以供歷史比較。一般情況下，借用件圖樣的更改權(quán)屬于被借方，借方默認(rèn)借用該圖樣更改后的最新版本；如果圖樣更改后的技術(shù)狀態(tài)不被借方接受，借方可在該圖樣的歷史版本中自行勾選需借用的圖樣版本，或者選擇取消借用關(guān)系，繪制新圖并編號(hào)。

2.2 統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復(fù)用

在傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理模式中，當(dāng)某個(gè)借用件需要被多個(gè)產(chǎn)品同時(shí)借用時(shí)，只能順延借用，由此產(chǎn)生大量的重復(fù)性工作。因此有必要推動(dòng)產(chǎn)品檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，依托產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)建立統(tǒng)一的產(chǎn)品檔案數(shù)字資源庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程設(shè)計(jì)中零部件的高效復(fù)用。

在底圖數(shù)字化工作順序上，應(yīng)率先開展主圖（被借用圖）所屬圖冊(cè)的數(shù)字化加工工作，在檔案管理系統(tǒng)中以圖號(hào)為單位掛接，同一個(gè)圖號(hào)的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)奠定基礎(chǔ)。期間應(yīng)重點(diǎn)核查掛接的電子文件與圖號(hào)信息是否一致，尤其是設(shè)計(jì)階段標(biāo)識(shí)和版本號(hào)，反復(fù)鞏固檔案數(shù)字化質(zhì)量。在系統(tǒng)中，已掛接電子文件的圖號(hào)用區(qū)別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過程中出現(xiàn)圖紙漏掃現(xiàn)象。

在統(tǒng)一的產(chǎn)品數(shù)字檔案資源庫中，不同產(chǎn)品庫對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的信息及電子文件全文應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)共享。在數(shù)字資源共享的前提下，如果主圖發(fā)生更改，不在同一庫節(jié)點(diǎn)上的借用圖則同步更新至更改后的技術(shù)狀態(tài)。以上工作模式中，產(chǎn)品圖樣信息全部來源于系統(tǒng)，省去了以往的紙質(zhì)底圖抽調(diào)環(huán)節(jié)，為檔案人員減輕了工作負(fù)擔(dān)，而且在一定程度上規(guī)避了找不到圖樣、抽錯(cuò)圖樣的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 優(yōu)化系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品借用信息智能關(guān)聯(lián)

在確立借用件的唯一性規(guī)則，以及整合產(chǎn)品檔案數(shù)字資源的基礎(chǔ)上，可以順勢(shì)開發(fā)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的智能搜索功能[4]。具體可以通過在圖號(hào)下屬的字段內(nèi)新增“借用”標(biāo)引，快速定位產(chǎn)品借用件圖樣的存儲(chǔ)位置，完成借用件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)動(dòng)作。

如果某圖樣目錄中包含借用件，用戶應(yīng)在該借用件圖號(hào)的某個(gè)專門字段中標(biāo)明“借用”，同時(shí)必須在圖號(hào)相應(yīng)字段中一并注明該借用件所屬的產(chǎn)品代號(hào)、設(shè)計(jì)階段號(hào)以及版本號(hào)，所有要素確認(rèn)無誤后，借用圖用區(qū)別于主圖的背景顏色突出顯示，同時(shí)實(shí)現(xiàn)被借用圖電子全文的自動(dòng)帶入，無須其他人工干預(yù)。在復(fù)雜的跨多產(chǎn)品間的借用信息網(wǎng)絡(luò)中，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)借用件的快速關(guān)聯(lián)和有效利用。

通過系統(tǒng)功能的進(jìn)一步優(yōu)化，系統(tǒng)可直觀顯示某一個(gè)產(chǎn)品借用了哪些圖樣，同時(shí)支持查詢某一個(gè)零件圖在每個(gè)產(chǎn)品下的借用記錄。如果借用關(guān)系發(fā)生變更，也應(yīng)支持借用關(guān)系的日常維護(hù)，主圖與借用圖的關(guān)系根據(jù)實(shí)際情況相互調(diào)整，借用關(guān)系可以被建立或被取消，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品借用關(guān)系的靈活管理。