事業單位人事檔案管理水平的提升策略

周鑫

（黑龍江省有色金屬地質勘查七〇二隊，黑龍江 牡丹江 157020）

引言

行政事業單位屬于管理型、執行型、事務型、智力密集型單位，內部人員是重要的人才資源也是國家的重要財富，行政單位必須重視人才的戰略資源，加強人事的檔案規范管理，以此提升人事管理水平，促進人力資源的合理運用。推動事業單位長期健康穩步發展具有十分重要的意義。就目前來看，大多行政事業單位存在人事檔案管理不規范的問題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的發揮。伴隨行政事業單位改革深入推進，人事檔案管理在其中的重要性愈發突出，這就要求行政事業單位必須重視人事檔案管理的規范建設，充分發揮優質檔案管理對行政事業單位發展的推動作用。

一、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（1）對人事檔案管理工作的重視程度不足。與其他工作相比，很多事業單位的領導并沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，僅僅從主觀的角度將人事檔案管理視為附屬工作。這就使得人事檔案管理工作不夠完善，無法充分發揮其作用[1]。（2）人事檔案管理工作的方法落后。當前事業單位在人事檔案管理工作方面的方法落后、水平偏低，無法達到現代社會對這項工作的要求。（3）人事檔案管理工作的信息化水平有待提升。盡管信息技術已經在事業單位的各項工作中得到了普及，也進一步改進了該工作，但是某些方面仍然采用較為傳統的人工管理方式，工作效率低下。

二、事業單位人事檔案管理的重要性

由于我國事業單位在人事任免方面經常會受到面試者個人工作經歷、獲得的獎懲制度等的影響，所以人事檔案信息為職員面試提供了客觀的參考性依據。更重要的是，現在社會的競爭激烈，人事檔案中的記錄越豐富對于職員面試求職越有利，當然這是基于職員經歷的真實性的基礎上。畢竟一個人的能力是有目共睹的，或許你可以憑借豐富的簡歷進入單位工作，但如果在工作中不思進取，遲早會有更適合這個崗位的人來取代你。這是一個處處都在“神仙打架”的時代，只有不斷豐富自己的人生經歷，不斷磨礪性子，不斷提高自己的專業能力，培養多邊能力，才能在這個競爭的時代取勝。能力是可以看見的，因此就算簡歷不出色，在工作中也一樣會發光發熱，因為我們無法預料到明天和意外哪個先來，我們不知道意外會給自己帶來什么，所以只能一直努力，在明天先來的時候給自己多一個選擇，多一份底氣。能力才是這個時代最重要的武器。人事考核和任免的信息基礎。事業單位的用人制度在越來越完善的過程中，更加注重對員工綜合素質的考量，人事檔案管理的動態變化特征提供了更加全面的參考依據。雖然不能將一個人的生平經歷簡單由人事檔案來定義，但是人事檔案的記錄在一定程度上足以說明一些問題。單位人力資源部門在考察面試者能力的前期，會根據已經形成的人事檔案進行篩選，因為應聘者眾多，單位總是會優先考慮履歷更加豐富的人來進行進一步的能力考察。

三、事業單位人事檔案管理水平的提升策略

（一）逐步完善人事檔案管理的基本設施建設

事業單位應適當增加資金投入，購進先進的檔案管理設備，創新工作管理手段，提高這項工作的管理水平。另外，應該重視基本設施建設工作，以相關建設標準作為主要依據，建設檔案閱讀室，為人事檔案存放提供良好的條件，保證其采光與通風性能都符合檔案存放標準，并加強防潮與防盜保護措施，安全保存檔案。負責檔案管理的工作人員應該定期對檔案進行維護，保障人事檔案管理工作的順利開展。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

①公開檔案管理制度，使其能得到有效落實。每個檔案管理工作人員都應該明確自身的職責，指定負責人對檔案管理工作實施監督和管理。②定期召開檔案管理工作會議。以完善檔案管理制度以及升級管理人員作為基礎，使得檔案管理機制能夠逐步趨于健全化。③應該在事業單位內部積極做好檔案管理宣傳，使得各個部門之間能互相配合，從而提高檔案材料收集的準確性、及時性以及便捷性，并保證檔案能被安全借閱。④將每一項檔案管理責任落到實處。只有對人事檔案管理工作實施有效的監督，才能確保其為事業單位發展提供依據，保證檔案管理工作的科學性和高效性。

（三）創新人事檔案管理方法

傳統的人事檔案管理模式已經很難適應時代發展需求，因此有必要結合事業單位人事檔案管理實際，對人事檔案管理辦法加以創新，打造出符合事業單位當前情況的人事檔案管理新方法。在事業單位人事檔案管理辦法完善過程中，既要注重管理辦法的靈活性和便利性，又要注重管理辦法的保密性和安全性，充分發揮人事檔案管理方法的優勢，更好地服務人事檔案管理各項工作的開展。特別是事業單位人事檔案管理工作人員應該結合事業單位人事檔案管理的實際需要，主動引入信息技術，完善事業單位人事檔案管理信息系統，設計人事檔案信息建設方案，明確事業單位人事檔案管理的階段性目標和遠期目標，確保事業單位人事檔案管理各項工作有目標、有步驟地加以推進。

（四）注重選用人才，加強隊伍建設

檔案管理人員是各項檔案管理工作的建設者和具體的實施者，其隊伍質量高低直接關系到檔案管理的規范與否。行政事業單位加強人才隊伍建設的最重要途徑，一是把好進門關。選調人員時，要具備專業化知識和具體業務水平，把好入門關。二是重視培訓關。要予以檔案管理人員定期專業培訓，或以需求的定向培訓為前提條件，實施高效的針對性培訓。三是選拔任用關。在人事檔案規范工作中任勞任怨，有成績和積極貢獻者要大膽提拔任用，及時晉升。

結語

為了更好地進行人事檔案管理，首先，事業單位需要對人事檔案管理有更加全面、更加科學的認識，只有單位本身對檔案管理足夠重視，人事檔案管理才會更好地發展。除此之外，隨著信息技術的發展，單位人事檔案管理可以引進互聯網技術進行更系統的管理，同時專門設立人事檔案管理培訓機構，提高職員的專業技術水平，推動人事檔案管理健康發展。