探究大數(shù)據(jù)時代檔案管理安全問題

陳靜

（平泉市接待中心，河北 平泉 067500）

一、“大數(shù)據(jù)”時代檔案安全問題分析

（一）計算機網(wǎng)絡安全不穩(wěn)定

隨著信息技術在檔案管理工作的應用不斷推進，檔案管理逐步向信息化與網(wǎng)絡化發(fā)展，網(wǎng)絡的應用規(guī)模與覆蓋范圍不斷擴大，保證網(wǎng)絡安全已成為檔案管理信息化重點之一。目前計算機和網(wǎng)盤以及數(shù)據(jù)庫容量大，但在錄入數(shù)據(jù)和進行數(shù)據(jù)查詢時操作不當就會造成信息丟失，面對日益增多的數(shù)據(jù)資料，使用計算機進行資料存儲的方式?jīng)]有進行加密，容易外泄。如今云存儲發(fā)展迅速，很多檔案信息利用了云存儲的工具，但云存儲也面臨著數(shù)據(jù)信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等問題。這些體現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡的不穩(wěn)定性，也是檔案管理面臨的主要問題之一。

（二）信息存儲安全問題

以前檔案信息管理過程中，通常會采取光盤、硬盤、磁帶、U盤等作為存儲介質(zhì)，介質(zhì)的利用為存儲提供了便利，并使檔案有一定的便攜性，但在存儲設備的使用過程存在損耗，對存儲環(huán)境的要求比較高，如果存儲過程中，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)無法適應環(huán)境，則會有數(shù)據(jù)丟失問題出現(xiàn)，造成較大地損失。如果檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)庫不隨之升級，檔案管理的很多操作就不可能順利進行，導致檔案信息變成亂碼失效，或者丟失。

（三）管理人員素質(zhì)低的問題突出

受傳統(tǒng)思想制約，大多數(shù)管理者認為檔案管理從事的記錄、歸類等工作屬于技術含量低的工種，很多檔案管理重復的記錄檔案信息基本不需要技術。管理人員經(jīng)常安排的是年齡較大的人，只求完成檔案的收集整理等常規(guī)工作即可，管理人員的整體素質(zhì)比較低。管理方面對從事檔案管理的要求特別低，管理的方式也很粗放，這與信息時代嚴重背離。

二、“大數(shù)據(jù)”時代檔案管理安全性提升舉措

（一）制定目標，減少風險

在“大數(shù)據(jù)”背景下，檔案的作用、檔案的使用途徑等是我們進行管理的主要依據(jù)，我們根據(jù)需求設定好明確目標是進一步加強檔案管理和保障檔案管理安全的必經(jīng)道路。根據(jù)管理的目標和用途，能將各類實際有用的檔案及時保存，然后將沒用的檔案資料及時消除，在保存檔案信息的前提下節(jié)省了空間，有助于更加快速有效地查找資料，避免有效的檔案流失。此外，根據(jù)檔案管理的目標，明確實施分類管理，形成優(yōu)化的檔案安全管理系統(tǒng)。比如：設立檔案數(shù)據(jù)采集安全管理系統(tǒng)，接著設立檔案信息分類系統(tǒng)，然后設立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，最后設立專門的檔案管理安全監(jiān)察系統(tǒng)，這樣環(huán)環(huán)相扣就能讓檔案管理更加安全和高效。在人員安排方面也要根據(jù)目標優(yōu)化檔案管理人員工作細則，實施專人專管等方式，逐項保證管理的真實性和實效性。在檔案管理過程中明確問責制度，根據(jù)目標的不同，設定不同的評價標準，讓檔案管理人員在制度指導下保證檔案整理、分類等過程中信息不失真。因此，制定好不同崗位、不同系統(tǒng)的管理目標并形成制度能在收集檔案大數(shù)據(jù)信息的過程中有效的指引檔案管理人員加強檔案信息的分析和校驗，根據(jù)計算機系統(tǒng)將分類存放檔案，剔除無用檔案信息，加強檔案管理的安全性。

（二）建立數(shù)據(jù)庫，確保信息安全

如今的數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)穿梭在我們每個人的身上，用戶不再局限于外出社交，而是可以通過互聯(lián)網(wǎng)走上網(wǎng)絡平臺與另一端的用戶進行數(shù)據(jù)交流。由此可見，確保檔案的信息安全尤為重要，而且信息安全中的內(nèi)容是直系檔案信息安全的程度。然而檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理并不是我們想象的那么簡單，由于受人口眾多、工作種類多等因素的影響，檔案信息也呈現(xiàn)多樣化的表現(xiàn)，具體有數(shù)量、種類、構造等特色，從而也增加了檔案信息管理的難度和建設相應數(shù)據(jù)庫工作的難度。想要確保數(shù)據(jù)庫的篩查工作的順利進行和保障數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的保密性、準確性、可靠性、穩(wěn)定性，那么培養(yǎng)一定數(shù)量的檔案管理人員是必不可少的工作。此外，想要更加全面地管理檔案信息，建立完善的檔案數(shù)據(jù)中心是非常重要的。如今社會，信息的增加速度越來越快，隨之而來的也是問題的涌現(xiàn)增加，檔案信息不僅要面對未來的發(fā)展局勢，還要跟得上解決問題的速度，以前的檔案數(shù)據(jù)中心受社會發(fā)展和所處環(huán)境的影響，設備落后、監(jiān)控缺乏，不能夠很好地支撐起管理檔案信息安全的這一份職責。但隨著社會的進步發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)中心的建設早已突飛猛進，能夠很好地利用現(xiàn)代化的技術，提供自動化的、高強度集中管理的、迅速的服務。

（三）提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)

檔案管理的過程是嚴謹?shù)模氈碌模员仨殢墓芾砣藛T的基點素養(yǎng)出發(fā)，加大培訓力度，對他們嚴格要求，只有嚴格培訓才可以培養(yǎng)出高質(zhì)量的管理人才，進而推進檔案管理工作順利實施和發(fā)展。除此之外，還需對管理人員進行一些業(yè)務能力的高強度培訓，必須讓他們熟練掌握電腦的基本操作和檔案管理的基本操作，培養(yǎng)管理人員的計算機基本操作技術是讓他們能夠有效整理資料并按照資料的用途、時間、類別來進行分類，方便以后的讀取和存檔，以至于在出現(xiàn)錯誤時可以及時發(fā)現(xiàn)并解決，降低了出錯的風險。

三、結語

檔案安全非常重要，關乎國家、組織、機構及個人的信息安全。在當今大數(shù)據(jù)時代下，檔案的信息安全受到人們的高度重視，這需要在日常管理中進一步做好完善管理機制、重視數(shù)據(jù)庫管理、加強管理人員技能培訓、注重安全體系的構建。檔案信息管理不僅具有服務性，也具有管理性，在實施過程中會遇到各種各樣的挑戰(zhàn)，需要采取有效措施進行應對，以保證實現(xiàn)檔案資源的安全，對資源進行有效的利用。