事業單位檔案管理信息化建設創新探討

劉延偉

（洮南市水利局，吉林 洮南 137100）

事業單位檔案管理信息化建設可以有效提升檔案管理工作效率，發揮檔案資料的價值，從而保障事業單位各項工作的順利開展，因此為了保證事業單位檔案管理的有效性，以下就事業單位檔案管理信息化建設創新進行了探討分析。

一、事業單位檔案管理信息化建設的主要特征

1.網絡化特征。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化基礎上進行事業單位檔案管理，不僅能夠提高事業單位檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大優勢。

2.便捷特征。事業單位檔案管理信息化建設就是基于信息化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環節也提供了巨大的便捷。

二、事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.滿足檔案使用要求。檔案信息數據庫、信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格。要想合理開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作；在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化；建立完善的檔案數據庫系統，有利于檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統計等工作。保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

2.實現檔案資源共享。事業單位檔案管理信息化建設首先是在管理機構中設置信息中心，履行管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發布者。事業單位檔案管理工作的基礎是對信息資料的依賴，現代檔案信息的信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息發布交流面廣，建立科學合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和事業單位檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想真正實現信息化建設，首先必須要做的就是合理使用網絡技術，解決好信息共享問題。

3.提高檔案利用效率。事業單位檔案管理信息化建設目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發揮檔案作用。在計算機技術支撐下，能夠讓檔案整理、分類、歸檔以及利用更加高效進行，便于檔案管理部門對信息進行二次開發，讓自身職能得到有效發揮。此外，還可以讓各種檔案的分類更加準確，實時調整數據庫，從而可以節約人力和物力。

三、事業單位檔案管理信息化建設的創新策略分析

1.充分運用新技術。事業單位檔案管理信息化建設，只有不斷創新才能夠促使事業單位檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關設備運用上需要與時俱進，設計更加專業的事業單位檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果。同時為了有效保障事業單位檔案管理信息化建設，還需要從源頭上降低檔案出現的毀損率，通過提高技術降低電磁的干擾，與此同時技術人員開發專業的檔案信息管理軟件，從而提高事業單位檔案管理與現代辦公系統之間的融洽性，從而提升事業單位檔案管理效率。

2.建立健全事業單位檔案管理信息化建設制度。建立檔案管理信息化建設制度，在結合事業單位單位實際情況的基礎上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環節標準明確，職責清晰。所有的操作環節，每個崗位、每位人員的工作標準都有標準可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設中能夠準確、完整地保存下來。制度中明確規定各崗位人員的職責，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設從收集、立卷、審核、查詢、借閱到銷毀是一個有序流程，任何環節的滯后都影響整個工作的進度。

3.加強事業單位檔案管理人才建設。（1）加強事業單位檔案管理人員的培訓。現有的檔案部門工作人員是事業單位檔案管理信息化建設的中堅力量。因此，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。（2）引進事業單位檔案管理信息化建設的技術人才。事業單位檔案管理信息化建設過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，事業單位檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決事業單位檔案管理信息化建設過程中的各種技術難題。

4.提高事業單位檔案信息化管理的安全性。首先，從網絡共享性出發，由于共享過程中對數據予以了廣泛利用，因而其被篡改的危險比較大，為提高其相關安全性，必須在設置訪問權限上多加留心，且做好身份識別，高度重視加密設置。其次，檔案管理人員在把控相關內容上必須要做到仔細、嚴格，尤其是在維護網絡安全時，一定要將檔案的管理安全考慮到，保證安全升級與維護管理隨時都可進行。再次，在提高安全性時，應對防火墻的設置予以高度重視，以高質量的殺毒軟件為基礎，要對升級引起重視，第一時間更新系統，對相關漏洞進行修復等。最后，以設備的管理為切入點，先做好相關設備的清潔工作，再對其進行管理與維護，具體來說，就是在固定時間將灰塵去除，科學防濕，這些均將對預防生硬件損壞現象起到重要作用，同時也能夠有效保護重要的數據。

結束語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設可以有效提升事業單位工作效率，最大限度發揮出檔案資料應有的價值，確保事業單位的各項業務、工作和活動的順利展開，因此對其創新進行分析具有重要意義。