高校教學(xué)檔案利用的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

■ 張建明

檔案利用是連接檔案工作者與用戶的“橋梁”。雖然，檔案利用是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，但卻也是用戶衡量檔案機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的開始。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校師生和社會(huì)群眾對(duì)教學(xué)檔案的利用需求，也隨之迅速增加。提升高校教學(xué)檔案服務(wù)水平，需要高校檔案機(jī)構(gòu)準(zhǔn)確把握用戶需求發(fā)展趨勢(shì)，圍繞檔案利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，著力解決突出問題，不斷優(yōu)化升級(jí)檔案利用服務(wù)，為高校檔案工作開創(chuàng)新局面注入新動(dòng)能。

一、高校教學(xué)檔案的利用價(jià)值

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。教學(xué)檔案種類繁多、形式多樣、內(nèi)容豐富，具有重要的利用價(jià)值。目前，教學(xué)檔案主要被廣泛用于教學(xué)、科研、文化交流、科普教育和日常社會(huì)生活等方面。具體包括：

（一）學(xué)籍證明

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十二條規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。教學(xué)檔案真實(shí)記錄了高校學(xué)生入學(xué)情況、學(xué)習(xí)情況、畢結(jié)業(yè)和學(xué)位獲得情況，是高校檔案機(jī)構(gòu)為本校學(xué)生因升學(xué)、就業(yè)、出國深造等原因開具證明材料的主要依據(jù)。近年來，學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證已經(jīng)成為高校學(xué)生利用檔案的一種重要方式。

（二）工作查考

教學(xué)檔案中既有上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，又有本校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例以及教學(xué)工作的各種統(tǒng)計(jì)材料。這些檔案信息資料是高校運(yùn)行與管理的重要信息支撐。高校機(jī)關(guān)工作人員或教師，通過查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學(xué)校相關(guān)工作、提高事務(wù)處理效率。

（三）編史修志

檔案是編修高校史志的基礎(chǔ)。教學(xué)檔案關(guān)于學(xué)校主要職能活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄，具有權(quán)威性、可靠性、詳實(shí)性、豐富性等特征，是史志編修人員的重要參考資料。編史修志實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的一種提煉和加工，通過轉(zhuǎn)化為不同形式的出版物，又進(jìn)一步促進(jìn)檔案為社會(huì)所利用。

（四）展覽宣傳

教學(xué)檔案是教育系統(tǒng)區(qū)別于其他行業(yè)的特色檔案。高校檔案機(jī)構(gòu)精心挑選相關(guān)檔案材料，根據(jù)特定需求和主題，把教學(xué)檔案通過展覽會(huì)、校慶等活動(dòng)方式靈活生動(dòng)地呈現(xiàn)出來，不僅充分發(fā)揮了教學(xué)檔案的獨(dú)特作用和魅力，也給更多的用戶留下深刻印象，進(jìn)一步引起人們對(duì)教學(xué)檔案和檔案工作的重視。

（五）教學(xué)研究

特別是教學(xué)檔案中的教學(xué)綜合類、學(xué)科建設(shè)類、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類檔案，原原本本保存著各專業(yè)課程建設(shè)要求與安排、各類教學(xué)會(huì)議記錄、典型教案、課程試題庫、學(xué)生成績、實(shí)踐教學(xué)工作總結(jié)等等。這些檔案，較為系統(tǒng)、完整地反映了教學(xué)組織實(shí)施全過程。高校教師認(rèn)真參考研究，結(jié)合平時(shí)授課及時(shí)進(jìn)行教學(xué)反思，有利于進(jìn)一步提升自身教學(xué)水平。

（六）學(xué)業(yè)參考

對(duì)于高校學(xué)生來說，教學(xué)檔案不僅具有憑證作用，還具有重要參考價(jià)值。例如，高校教學(xué)檔案收藏有優(yōu)秀學(xué)位論文及評(píng)審材料，高校學(xué)生在開題或進(jìn)行畢業(yè)論文設(shè)計(jì)時(shí)，可以通過借閱往屆相關(guān)材料作為借鑒；再如，檔案機(jī)構(gòu)一般保存有近幾年的研究生入學(xué)考試試題，有意攻讀研究生的學(xué)生也可以充分利用，做好復(fù)習(xí)準(zhǔn)備。

（七）教學(xué)實(shí)踐

檔案資源具有獨(dú)特的教育功能和效果。可以借鑒國外一些檔案和教育機(jī)構(gòu)在檔案資源開發(fā)方面的經(jīng)驗(yàn)和做法，開展教學(xué)實(shí)踐項(xiàng)目，例如：美國國家檔案網(wǎng)站的“文獻(xiàn)教學(xué)”項(xiàng)目（DocsTeach）、澳大利亞檔案館的“虛擬閱覽室”項(xiàng)目（Virtual Reading Room）等等。[1]高校通過加強(qiáng)合作，充分發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)，讓師生走進(jìn)教學(xué)檔案，教學(xué)檔案走向課堂。

（八）其他

教學(xué)檔案還可以用于教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、專業(yè)學(xué)術(shù)研究、高校建設(shè)規(guī)劃等其他方面。隨著信息化技術(shù)發(fā)展和人們物質(zhì)文化需求的快速增長，高校教學(xué)檔案的潛在社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值、甚至經(jīng)濟(jì)價(jià)值，也將進(jìn)一步被挖掘。

二、高校教學(xué)檔案利用服務(wù)存在的問題

時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，既為高校檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇，但也帶了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。突出表現(xiàn)在，高校教學(xué)檔案提供利用服務(wù)方面，還存在一些亟待解決的問題：

（一）高校教學(xué)檔案開放性不足

高校檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)過長期積累，保存著大量的教學(xué)檔案。但我國檔案機(jī)構(gòu)檔案開放率一直不高，“與西方國家70%～90%的開放率有著很大的差距”[2]。部分高校把教學(xué)檔案作為自己“獨(dú)享”的內(nèi)部資源，不愿對(duì)外開放。據(jù)相關(guān)調(diào)查，“我國高校僅有10%的教學(xué)與科研檔案能夠被社會(huì)公眾所利用”[3]。同時(shí)，高校教學(xué)檔案的利用率也很低，據(jù)有些高校對(duì)多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，教學(xué)檔案利用率均小于10%。[4][5]這說明，我國高校大部分教學(xué)檔案并沒有得到有效利用。此外，相較于高校圖書館，高校檔案館顯得“神秘”而“高冷”。在校師生通常知道檔案機(jī)構(gòu)的存在，但真正清楚檔案機(jī)構(gòu)具體位置的人不多。部分高校檔案館檔案利用環(huán)境條件較差，閱檔場所設(shè)施設(shè)備不完善，檔案利用服務(wù)缺乏親和力，有些檔案館常年冷冷清清，利用者寥寥無幾。

（二）高校教學(xué)檔案利用服務(wù)受益面小

從服務(wù)對(duì)象來看，高校教學(xué)檔案利用人員主要為：本校學(xué)生、本校管理人員、本校教師、校外企事業(yè)單位人員、社會(huì)公眾等。其中，以本校學(xué)生（在校生或畢業(yè)生）利用檔案最多，所占比重一般超過50%。[6][7]這說明高校教學(xué)檔案服務(wù)對(duì)象比較集中，主要滿足自身需要，向校外延伸不夠，社會(huì)化服務(wù)程度不高。從教學(xué)檔案利用服務(wù)內(nèi)容來看，主要包括提供檔案借查閱、出具檔案證明、復(fù)制檔案文件、檔案咨詢、郵寄等項(xiàng)目。檔案利用以學(xué)生因升學(xué)或就業(yè)需要開具個(gè)人學(xué)籍證明、成績單、學(xué)歷學(xué)位水平認(rèn)證居多；其次，用于編史修志、宣傳教育、教學(xué)研究等方面；也有部分檔案利用是用人單位調(diào)查擬聘用人在校的學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲表現(xiàn)、畢結(jié)業(yè)情況等方面信息。總的來看，教學(xué)檔案利用服務(wù)內(nèi)容比較單一，信息加工處理層次較低，所產(chǎn)生的社會(huì)影響較小。

（三）高校教學(xué)檔案利用途徑不便捷

隨著檔案信息化建設(shè)的大力推進(jìn)，高校檔案機(jī)構(gòu)陸續(xù)建立了自己的網(wǎng)站。但部分高校檔案網(wǎng)站存在信息資源建設(shè)不足、網(wǎng)站制作粗糙、服務(wù)功能薄弱、維護(hù)更新緩慢等問題。[8]一些檔案學(xué)者調(diào)查指出：高校檔案網(wǎng)站大多是檔案館介紹、檔案法律法規(guī)、開館時(shí)間、利用規(guī)定等宣傳性內(nèi)容；網(wǎng)站在網(wǎng)絡(luò)查檔、交互溝通功能上開發(fā)不足，用戶利用教學(xué)檔案主要還是通過實(shí)地訪問高校檔案機(jī)構(gòu)，依靠人工服務(wù)平臺(tái)，由檔案工作人員協(xié)助用戶實(shí)現(xiàn)。[9][10]在實(shí)地訪問利用服務(wù)上，部分高校檔案機(jī)構(gòu)采取簡單的“你查我調(diào)”檔案利用服務(wù)模式，教學(xué)檔案利用咨詢、借閱時(shí)間安排、利用效果跟蹤、利用反饋處理等服務(wù)環(huán)節(jié)仍存在諸多不足，無效查閱利用占有相當(dāng)比例，用戶滿意度不盡如人意。[11]

三、促進(jìn)高校教學(xué)檔案利用的建議

檔案工作的根本目的是檔案利用。新時(shí)期，高校師生和社會(huì)群眾對(duì)檔案的利用需求，不僅僅在于其為社會(huì)生活提供證據(jù)的價(jià)值，更多的是檔案中的信息和知識(shí)價(jià)值。做好高校教學(xué)檔案工作，必須準(zhǔn)確把握用戶需求的發(fā)展趨勢(shì)，開闊視野和思路，高效運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)，切實(shí)提升檔案提供利用服務(wù)水平。

（一）大力推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前，高校教學(xué)檔案數(shù)量日益快速增長，檔案利用需求趨向知識(shí)化、個(gè)性化。高校檔案機(jī)構(gòu)在教學(xué)檔案管理上，需要快速適應(yīng)新形勢(shì)和高效應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)。積極關(guān)注和應(yīng)用新興技術(shù)，是解決教學(xué)檔案管理困境的有效途徑。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)要抓住信息化建設(shè)發(fā)展機(jī)遇，積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)補(bǔ)足“短板”，提高教學(xué)檔案工作質(zhì)量。特別是要繼續(xù)大力加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，提升高校教學(xué)檔案工作在收集、整理、鑒定、保管、編研和檢索等環(huán)節(jié)的智能化水平，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理與服務(wù)功能的“升級(jí)換代”，增強(qiáng)教學(xué)檔案對(duì)用戶的吸引力，為高校檔案提供利用開創(chuàng)新局面奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）大力加強(qiáng)高校教學(xué)檔案開發(fā)

高校檔案機(jī)構(gòu)必須勇于打破封閉僵化的思維模式，以共享、共贏理念，堅(jiān)持精品推動(dòng)、開放帶動(dòng)，做好高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)與利用。一方面，堅(jiān)持一流的工作標(biāo)準(zhǔn)，抽調(diào)骨干力量，潛心編研開發(fā)一批為教學(xué)服務(wù)的精品力作，用高品質(zhì)的內(nèi)容、師生感興趣的專題，吸引廣大師生發(fā)現(xiàn)和挖掘檔案信息價(jià)值，讓師生走進(jìn)檔案。另一方面，積極尋求合作，集思廣益，謀求多方參與，發(fā)揮高校資源優(yōu)勢(shì)，充分利用現(xiàn)有的各種信息技術(shù)，以生動(dòng)有趣的形式開發(fā)檔案資源的獨(dú)特教育功能，讓檔案走進(jìn)課堂，讓檔案更好地為教育服務(wù)。[12]

（三）大力提高教學(xué)檔案利用服務(wù)質(zhì)量

高校檔案機(jī)構(gòu)必須以服務(wù)為先，注重建強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍，切實(shí)提高檔案工作者的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。要敢于打破被動(dòng)局面，主動(dòng)提升教學(xué)檔案服務(wù)的親和力和針對(duì)性，服務(wù)好每一名高校師生和社會(huì)群眾，追求他們對(duì)檔案利用服務(wù)的認(rèn)可。在此基礎(chǔ)之上，開闊視野和思路，拓寬檔案服務(wù)渠道，打造教學(xué)檔案特色和亮點(diǎn)，充分利用檔案信息化建設(shè)成果，拓展檔案利用服務(wù)的廣度和深度，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)品牌的知名度。同時(shí)，始終堅(jiān)持把以人為本作為教學(xué)檔案工作的核心立場，培育主動(dòng)創(chuàng)新、善于創(chuàng)新的檔案文化，弘揚(yáng)檔案人職業(yè)精神，傳播檔案工作“正能量”。