加快檔案資源數字化轉型 提升檔案數字治理水平

為全面貫徹浙江省委、省政府推進黨政機關治理體系和治理能力現代化的決策部署，認真落實全省檔案工作暨表彰先進會議精神，加快檔案工作數字化轉型，本期選登省檔案館、寧波市檔案局、義烏市不動產登記中心在全省“115”檔案人才高級研修班暨對接數字政府建設培訓班上的經驗介紹，分享浙江高標準推進檔案工作數字化轉型的相關實踐。

浙江省檔案館：加快建設檔案數據共享中心，服務我省“重要窗口”建設

建設檔案數據共享中心是當今各行各業推進治理現代化的關鍵一招，將給經濟運行、政府管理、社會治理和百姓生活方式帶來了深刻變革。建設檔案數據共享中心對于推動新時代檔案事業改革發展具有全局性、戰略性意義，是符合習近平總書記重要講話精神的，是契合省委省政府決策部署的，是順應時代發展潮流的，是代表檔案事業前進方向的。

一、建設檔案數據共享中心的目的和意義

第一，建設檔案數據共享中心是學習貫徹習近平總書記重要講話精神，建設“重要窗口”的實際行動。習總書記指出，檔案工作要走向依法管理，走向開放，走向現代化。要運用現代科學技術做好檔案管理工作，提高檔案信息化水平，在實施“數字浙江”、推進電子政務的過程中，把檔案工作納入規劃、統籌考慮。

第二，建設檔案數據共享中心是依法行政、推進“數字浙江”建設，推進政府數字化轉型的客觀要求。新修訂檔案法要求推進檔案信息資源共享服務平臺的建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。《浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作總體方案》要求，要建設統一的數字檔案系統；要面向各個業務應用系統搭建統一的電子文件歸檔和電子檔案管理系統；要打破檔案數據孤島，推動掌上查檔、電子出證。《浙江省促進大數據發展實施計劃》要求，要推進檔案大數據聚合，構建查閱利用檔案大數據服務平臺，促進檔案數據通過浙江政務服務網向社會開放共享，促進大數據證據保全、長期保存。這些法律法規，對于我們檔案信息化建設工作提出了具體的要求，而建設檔案數據共享中心是其中重要的一環。

第三，建設檔案數據共享中心是服務深化“最多跑一次”改革、踐行檔案為民的迫切需要。建設檔案數據共享中心的重要目的，就是要加速匯集全省民生檔案和開放檔案信息，加快政府部門間檔案數據共享和業務協同，讓數據多跑路，讓群眾少跑腿，為百姓提供更加便捷的檔案查閱公共服務，實現民生檔案“一網通查、即時辦結”，深化“最多跑一次”改革。

第四，建設檔案數據共享中心是高標準實現檔案工作“三個走向”，推動檔案館迭代升級的重要舉措。習總書記在考察杭州城市大腦時，指出要運用人工智能、大數據等前沿技術，推動城市管理手段、模式、理念創新，從數字化到智能化，再到智慧化，讓城市更聰明、更智慧。這是推動城市治理體系和治理能力現代化的必由之路的重要論述，對推進檔案現代化具有十分重要的指導意義。建設省檔案數據共享中心，就是要依托大數據、區塊鏈、人工智能等技術，加快檔案管理法治化、開放社會化、治理現代化，推動傳統檔案向現代檔案、向智慧檔案轉變。

第五，建設檔案數據共享中心是發揮檔案館主體作用，推動檔案工作高質量發展的必然要求。目前存在著“檔案開放程度低、互聯互通差、低水平重復建設多、電子檔案認定難、使用難、公共服務能力弱”等突出問題。省檔案數據共享中心建設是撬動各項檔案工作轉型發展的戰略支點，是增強檔案館影響力、塑造力、凝聚力的“殺手锏”，是檔案發展的核心競爭力所在，有助于更好提升檔案館的主體地位，更好發揮檔案館在本地檔案發展中的龍頭引領作用。

二、檔案數據共享中心建設的主要內容

檔案數據共享中心建設的主要內容包括：通過檔案云安全保障、數據服務實施、業務支撐開發，以數據歸集上云為基礎，實現數據治理、數據打標、數據建模和數據分層，由AI中心、業務中心、創新中心和協同中心通過統一接口為前臺業務系統提供數據服務支撐，應用OCR、NLP、智能語音等AI手段提升檔案業務服務的智慧化，通過區塊鏈保障檔案業務調用和開放的安全可靠，建設“一倉、雙中臺、三系統”，實現檔案數據、應用質量的螺旋迭代的雙贏局面。

通過搭建業務、數據雙中臺，在省公共數據平臺下通過檔案部門數據倉建設，結合檔案數據的匯聚、清洗、歸集、建模、應用等各層服務，實現數據的標準化、規范化。在此基礎上，建設三個前臺檔案業務系統。一是省檔案館智能化管理系統。引入人工智能、大數據分析、機器學習等技術，優化省館內部檔案接收征集、檔案數字化、檔案數據管理等方面的工作流程，實現檔案接收、管理、檢索、保護、開放、利用的智能化輔助。二是館室業務協同系統。應用大數據分析等技術，實現開展檔案編研、專題檔案庫建設、檔案編目等館際協作，促進省、市、縣各級檔案館線上線下業務深度融合。對匯總的全省檔案館業務工作數據進行可視化分析展示，發布檔案館開放指數和現代化發展指數，促進全省檔案館管理服務智慧化水平全面提升。三是檔案便民利用服務系統。加快推進檔案服務方式現代化，應用區塊鏈技術、結合智慧檢索，借助互聯網和新媒體開展跨部門和跨省便民檔案利用服務，智慧查檔、零距離出證，高效暢通征集檔案，與社會公眾共同構建國家記憶，用數字技術展示檔案文化。

三、建設檔案數據共享中心的實施步驟

堅持以需求為導向，通過引入人工智能、大數據分析、區塊鏈等創新技術，解決檔案實際工作中的痛點、難點和堵點。一是充分依托省政府現有基礎，嚴格遵循“浙江省政府數字化轉型總體框架要求”，直接申請、調用、復用、對接政務網已有資源。二是強化網絡信息安全。按等保2.0三級防護標準建設，內置國密算法、符合國產化基礎軟硬件選型要求，確保網絡、信息安全。三是分期按步驟實施。2021年進行智能化管理系統、OCR引擎和服務器、改造提升原有系統、匯集全省檔案目錄數據、AI訓練和開放鑒定等內容實施。2022年進行目錄數據治理、匯集全省開放檔案全文、匯集全省民生檔案全文、業務中臺開發與適配、云防護、區塊鏈電子存證出證應用等內容實施。

寧波市：抓住國家試點契機，探索電子文件單套管理

加強電子文件管理是檔案工作服務政府數字化轉型的重要內容。近期，寧波市檔案局抓住國家檔案局推進網頁歸檔試點、電子文件單套制管理試點等契機，積極探索電子文件單套制管理。

一、規范先行，確立電子文件管理體制機制

一是出臺行政管理規章。提請市政府出臺《寧波市政府網站網頁歸檔管理暫行辦法》，參與修訂《寧波市公共數據管理辦法》，明確檔案部門的角色定位，從行政管理角度解決電子文件歸檔工作依據問題。二是制定技術應用標準。出臺地方標準《政府網站網頁歸檔和管理規范》，牽頭制定國家標準《OFD在政府網站網頁歸檔中的應用指南》并進入審核發布程序，為網頁電子文件規范管理和推廣應用提供技術依據。三是建立業務管理制度。印發《寧波市數字檔案館制度匯編》，從收、管、存、用多方面規范各類電子文件管理細節，為電子檔案長效管理提供技術支撐。

二、完善功能，推進電子文件全程管理

一是建立電子文件預歸檔系統，作為電子文件匯聚流轉的中心。根據行政權力事項、網頁檔案、電子公文等各類電子文件不同特點分別建立歸檔模塊，對接業務系統并進行校驗，確保各類電子文件、元數據完整齊全。二是建立無鑰簽名可信認證系統。應用無鑰簽名技術，對歸檔系統數據流轉的關鍵環節進行簽名處理，保證其不可抵賴性，同時驗證數據是否被篡改，使得電子文件歸檔行為和數據均可追溯審計；對電子文件進行可信認證，服務歸檔電子文件全生命周期管理。三是健全安全保障體系。開展檔案信息安全治理工作，信息安全工作由“被動防御”轉為“主動出擊”：各系統全面通過二級等保；建立閱讀安全增強系統，補齊電子文件網上利用安全短板；對全市綜合檔案館系統進行安全評估，預判面臨的風險并進行改進與完善。

三、創新破題，形成電子文件管理“寧波特色”

一是創新理念與技術，解決電子文件管理過程中的痛點難點。如在電子公文單套制試點工作中，通過深層次改造OFD“版式文件+容器”、創新元數據組織模式等，在業務系統前端將元數據和電子文件封裝成一個OFD文件（數據包），解決了電子文件“自包含”難、“自描述”難的問題；通過保留電子簽章，對電子簽章呈現方式和環境進行約定（如長效簽名等），解決了電子公文“自證明”難的問題。電子公文在產生的時候就具備“自描述、自包含、自證明”的屬性，便于對數字資源進行連續性管理，實現數據長久保存。這一工作模式被正在制定的國標《信息技術：OFD檔案應用指南》所采納。二是深入研究應用技術。開展《無鑰簽名在檔案數字資源可信認證的應用研究》《OFD在政府網站網頁中應用指南》課題研究，被列入國家檔案局檔案科研項目。三是拓展歸檔管理領域。與市衛生健康中心、市衛健委聯合開展《基于大數據技術的居民電子健康檔案共享、開放和應用的研究》項目，獲國家檔案局優秀科技成果二等獎，打破全市檔案科研項目未獲國家獎項的局面。

四、強化保障，統籌電子文件管理各項工作

一是強化頂層設計，與各部門就加強電子文件前端管理、全程管理形成共識，打造檔案部門主導，電子政務主管部門、民生業務主管部門、各立檔單位、各縣（市、區）綜合檔案館共建共享的電子文件歸檔閉環管理工作模式。二是強化頂格推進，政府網站網頁歸檔、電子公文歸檔納入“互聯網+電子政務考核”，“最多跑一次”事項電子化歸檔納入數字化轉型考核指標體系，并由市大數據管理服務中心提供技術支撐，形成強大合力。三是強化頂真督促，電子文件管理試點工作專班設標準起草、方案修訂、綜合保障、協調聯絡、科研攻關等職能小組；建立督辦、催辦機制，做到責任到人，確保試點工作各項目標的按期完成。截至今年9月底，接收行政權力事項近200萬件，接收網頁、電子公文各類電子文件和電子檔案1300萬件。

義烏市：推動不動產登記電子化歸檔，服務不動產登記改革創新“零次跑”“網上辦”“掌上辦”

義烏市不動產登記“最多跑一次”工作在全省起步較早。2019年，義烏啟動不動產登記“綜合創新”試點改革工作。8月，省自然資源廳、省檔案局聯合下文，確定義烏為不動產登記檔案信息化改革試點地區。2020年7月23日、24日，自然資源部確權登記局組織專家組對義烏不動產登記“綜合創新”試點工作進行驗收，認為義烏不動產登記在全國不動產登記工作中處于領先地位，走在了全國前列，具有極其重要的示范作用和推廣價值。

一、主要做法

第一，樹立與“綜合創新”相適應的電子不動產登記檔案管理理念。根據現行法律法規，結合義烏及全省不動產登記工作實際，在充分分析技術實現方式的基礎上，樹立與“綜合創新”相適應的電子不動產登記檔案管理理念，明確工作內容包括在線身份確認、在線簽字簽章以及共享獲取、在線提取或系統生成登記所需資料等。

第二，建立與“綜合創新”相適應的不動產登記檔案制度。結合不動產登記“綜合創新”整體工作需要，市政府辦公室印發《義烏市不動產登記“綜合創新”改革的實施意見》，專門設置“電子檔案管理和利用”章節，為本次不動產登記檔案信息化改革提供政策支持；市自然資源和規劃局與市檔案局聯合下發《不動產登記資料電子歸檔技術規范和標準（試行）》，明確不動產登記電子檔案管理系統電子文件歸檔過程中存檔信息包的數據結構、命名規則、電子材料形成與整理要求，以及電子文件存檔包的形成組織和存儲技術要求。

第三，建立與“綜合創新”相匹配的不動產登記檔案目錄。結合不動產登記“綜合創新”整體工作需要，在核減部分收件材料的同時，明確改革后的材料目錄、材料來源、材料格式等，優化不動產登記檔案管理目錄，形成不動產登記電子檔案管理目錄。設定電子檔案目錄，區分不動產產權類、不動產證明類、查解封業務類等的目錄號，并根據整體工作進展情況完成目錄切換。

第四，明確與“綜合創新”相匹配的電子檔案內容格式和來源形式。不動產登記電子檔案包括結構化電子數據和電子化文本資料兩種形式。考慮到不動產登記“綜合創新”改革項目的整體工作需要，將通過部門共享獲取、在線填寫生成、拍照掃描上傳等方式形成的電子材料作為受理和審核的依據資料，替代紙質材料，并統一以電子材料格式形成不動產登記電子檔案。

第五，調整不動產登記資料提交形式，解決部門單位暫未實現材料電子化的現況。因銀行尚未采用電子抵押合同和主債權合同，所以用不動產抵押登記合同信息采集表替代不動產抵押合同和主債權合同；因城市快速發展，建設大量安置房，用安置信息表替代拆遷協議、安置合同、房款發票等。

第六，升級改造不動產登記系統。根據義烏市《不動產登記資料電子歸檔技術規范和標準（試行）》的要求，對不動產登記系統與檔案管理系統進行升級改造，與市檔案館的電子文件歸檔處理系統進行聯調對接，實現不動產登記電子文件自動形成和自動歸檔，并獲取市檔案館的電子文件號。電子文件以 ZIP 壓縮打包方式形成存檔信息包，并通過md5加密技術、電子簽名、數字摘要手段確保可靠性和完整性。不動產業務數據受理、審核、登簿后，在市自然資源和規劃局檔案管理系統上歸檔，并自動備份至市檔案館的電子文件歸檔處理系統。

二、突出成效

第一，依托不動產登記網上在線服務平臺，實現不動產登記全流程無紙化，預計每年共可節省數字化費用約100萬元，節約紙張約120萬頁，減少出具紙質不動產登記證明約4.4萬份，也解決了保存實體檔案庫容不足的問題。

第二，結合不動產登記“全業務”網辦，充分發揮不動產登記電子檔案的優勢，提供在線電子檔案利用服務；在“我的證照”模塊可實時查看、下載和打印商品房買賣合同、二手房轉讓合同等，方便群眾辦理相關業務。

第三，進一步完善不動產登記檔案保存機制，不動產登記文件在市自然資源和規劃局檔案系統中歸檔保存的同時實時備份至市檔案館，確保檔案信息的有效性和安全性。積極運用數據安全技術，為不同層級的用戶提供安全可靠的檔案查詢服務，并可追溯電子資料收集路徑、收集過程等信息。

第四，工作開展以來，義烏不動產登記電子文件實現自動歸集歸檔，電子檔案實現線上共享查詢，全市不動產登記數據基礎更加豐富、登記工作質量不斷提高，不動產登記綜合服務能力得到全面提升。