基于PMIS 系統的建設項目電子文件管理探析

張榮亮 王君正 張 牧/浙江浙能嘉華發電有限公司

PMIS系統是燃煤耦合污泥發電項目的基建管理信息系統，其建設目標為實現建設項目電子文件全過程歸檔管理。它在原有PMIS平臺基礎上擴展開發施工管理功能，預留與檔案管理系統的接口，實現PMIS系統與檔案管理系統的數據傳輸與交互，同時實現PMIS系統與檔案管理系統之間的數據銜接。筆者所在的嘉興發電廠燃煤耦合污泥發電擴建項目管理信息系統PMIS系統已與項目同步建設，能夠對項目電子文件產生與流轉實施有效控制，實現電子文件管理及歸檔。

1 建設項目電子文件管理存在的問題

一是建設項目電子文件具有傳統文件所不具備的系統依賴性、信息易變性等技術特點，電子文件活動過程時間拉長，電子文件管理面臨真實性、完整性和長期可讀性的問題；此外電子文件管理方式會隨信息技術變化而發生變化，電子文件安全性難以得到保障。二是項目電子文件種類繁多，涉及立項、設計、施工記錄、驗收記錄、竣工圖等，整個工程無法保證所有類型的電子文件都是原生態的電子文件，特別是很多外部文件將無法納入PMIS系統的流程，只能進行數字化處理后以附件形式掛接到PMIS系統，電子文件有效性得不到保障。三是參建單位多，包含建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等，業務能力參差不齊，對電子文件的理解存在偏差，如果沒有統一的管理制度，電子文件歸檔難以開展。

2 基于PMIS系統的電子文件管理實現方式

第一，完善配套管理制度，規范電子文件歸檔和電子檔案管理。一方面，從項目管理上，實施前端控制、優化業務流程，切實加強檔案工作與基建工程同步管理力度，保證建設項目電子檔案的原始性。制定《嘉興發電廠250t/d燃煤耦合污泥發電項目檔案管理規定》等管理制度，檔案管理人員從電子文件的形成、積累、整理到歸檔，按時間、范圍等逐細節監督、指導，實施科學的前端控制。另一方面，在電子檔案管理制度上，在工程開始就提出電子文件歸檔要求，竣工資料驗收時對電子文件進行檢查，只有保證電子文件驗收工作的質量，才能保證整套電子文件的完整性、準確性和系統性，保證電子文件的順利歸檔、整理及利用。

第二，優化PMIS系統業務流程，完善原生態電子文件。由于PMIS系統平臺在電子文件形成當中的功能比較單一，根據實際情況，實施燃煤耦合污泥發電項目PMIS系統差異化開發，對38個功能模塊優化，開發了施工管理模塊，PMIS系統電子簽章和電子簽名，制定數字簽名流程和認證方式，開展PMIS系統電子文件的電子簽章流程，完善PMIS系統原生態電子文件。同時根據電子文件歸檔范圍，在PMIS系統中預先設定分類號和保管期限，實現電子檔案自動分類和鑒定。

第三，開發PMIS系統與檔案管理系統接口。檔案系統向PMIS系統提供Webservice接口，PMIS系統將需要歸檔的數據按檔案系統提供的規范封裝成XML，調用歸檔接口歸檔數據目錄，電子文件上傳到sftp服務器，檔案系統根據歸檔XML中信息找到對應路徑將電子文件歸檔。歸檔時以一個標段作為一卷檔案歸檔，案卷中采用一文一件的形式歸檔，即一個文件目錄下放一個原件。若一條業務數據有多個附件，則進行多次傳送，一條業務數據攜帶一個附件，直至附件全部傳送至檔案系統。

第四，優化PMIS系統的電子文件歸檔系統。一是搭建電子文件歸檔功能模塊，對原有的檔案管理系統流程和功能再造，升級檔案管理系統，通過電子文件歸檔系統與PMIS系統對預歸檔功能模塊進行對接，增加日志管理、審計跟蹤、檢測、元數據采集功能。在PMIS系統中新增“電子文件歸檔”功能，此功能主頁面包含歸檔范圍中所確定的所有功能，采取一鍵歸檔模式完成歸檔。將PMIS系統平臺上辦結的電子文件歸檔移交到檔案管理系統的預歸檔模塊，實現電子檔案管理可控、可溯、可靠。

二是分析歸檔元數據。根據建設項目特點和PMIS系統內相關元數據分析，歸檔電子文件元數據主要包括項目名稱、文件題名、文件編號、責任者、文件類型、軟件環境等20多個元數據，同時從案卷層和文件層兩方面，基本滿足系統發生變化時電子文件的恢復、數據遷移，保證建設項目電子檔案真實、完整。

三是進行四性檢測。在PMIS系統電子文件歸檔形成電子檔案的過程中利用各種手段、措施、技術、制度來確保真實性、完整性、可用性和安全性。在依據相關標準以及結合業務系統的實際需要，在PMIS系統電子文件歸檔形成電子檔案的過程中對系統形成的歸檔數據進行四性檢測。檢測工具設置四性檢測的檢測項，按照檔案歸檔階段、檔案移交階段和檔案長期保存階段給出推薦檢測項。在流程中加入電子簽名環節，簡化操作手續、保障電子檔案真實性角度進行技術方案的設計。