芻議干部人事檔案收集工作
——以杭州科技職業技術學院為例

方衛紅/杭州科技職業技術學院

干部人事檔案是記載了干部成長方方面面的信息，是反映干部工作能力、業務水平的重要材料。干部人事檔案收集需要遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容，不斷提高干部檔案的利用價值。筆者所在的杭州科技職業技術學院是杭州市人民政府主辦的一所普通高等職業院校，由7所中等專業學校合并而成，目前管理著在編540多人、離退休390多人的干部人事檔案。本文以杭州科技職業技術學院干部人事檔案管理為例，探討人事檔案收集工作。

1 干部檔案形成的真實性

第一，干部人事檔案管理是干部工作的重要組成部分，既是政策性很強的工作，又是機密性很高的工作，必須堅持實事求是的工作作風，按照黨的政策秉公辦事。材料形成者檔案意識如何，直接影響材料真實程度，直接影響材料是否能準確反映干部德才等方面情況。干部檔案材料是今后考察干部的重要憑證依據。從源頭真實性抓起十分必要，各項記錄要真實，能經得起時間的考驗。但在日常工作中，在材料形成之時，往往不注意材料的真實性，如不注意重要事件時間的真實性，審批意見時不簽名、不標注時間或日期，類似這樣的事導致人事檔案審核鑒定難度增加。要確保干部人事檔案的真實性，一般來說要確保事項記錄五個要素齊全完整。所謂五個要素就是何時間、何地點、何人物、何事由、何結果。如能做到形成記錄完整、準確，人事檔案的收集量與質都能發生改觀。

第二，人的一生經歷不同、社會環境不同，對人的影響程度也不同，表現形式也會有所不同。要反映自然情況就是一定要站在當時歷史背景條件下來看待問題，就要客觀分析歷史事實，基于真實情況收集相關材料。我們對學校現有材料進行審核鑒定。由于歷史因素，早期材料形成沒有統一的要求，材料是否需要歸檔界線不清晰，只要是關系到人員的信息都收集到干部人事檔案中，此外檔案內的材料沒有規定的格式。我校在整理過程中根據各學校特點，遵循了事實形成的客觀規律，對每個學校不同時期形成的檔案材料進行鑒別，對特殊材料的真實性進行多方面認定，并通過了解、摸查、走訪當時形成材料的參與者等方式，進行事情過程核實，并向歷屆管理人事檔案的老同志請教。早期部分歸檔材料大都由領導口述形成，真實性有待認定。我們對材料形成來龍去脈掌握清楚，對共性的材料進行核實鑒定，依據中組部新修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行重新整理和歸檔。爭取得到學校大力支持，深入校綜合檔案室查閱各學校歷年發展形成的綜合性檔案，或是重大事件、重大活動的記錄。不同時期會有不同的重大事件、重大活動，我們要熟知事件或活動過程，收集就會目標明確、針對性強，就能根據當時的特點去收集真實的文件材料。還要學會判斷真偽，除了從內容上判斷外，還可以從文件載體、形文格式、簽字等要素是否符合當時的規定或既定俗成的習慣來分析，分析格式要素是能輔助判斷出文件是否真實。

第三，注重材料形成工作中的每個環節。在整理審核時，我們先仔細檢閱多份干部檔案，注意每份材料具體形成時間，注重每份材料在記載時的記錄，對檔案材料有整體性的把握。工作仔細、認真與否，關系到干部人事檔案能否正確使用。工作中，每次查閱資料時，可以把關鍵事件記錄在工作本上，在今后利用材料時，能快捷、方便使用。在具體工作中要做到“細、準、全、嚴”。必須抱著對組織、對個人絕對負責的態度，來開展這項工作。近幾年隨著改革開放的不斷深入，學校人員變動比較大，新入職的同志比較多，新同志剛入職時往往業務知識缺乏，工作效果并不理想。業務部門應該定期舉辦專業培訓班，提高他們的政策水平和業務能力。為了積極響應上級組織的號召，目前我校掛職鍛煉干部量多、面廣，援藏、援疆干部由組織部門統一調配，他們形成的材料相對統一和規范，各類表彰、獎勵等材料組織部門會及時轉達給單位；浙江省委、省政府成立五水共治督查組，包括我校在內的若干個廳級單位成員組成臨時隊伍，省廳領導為組長，工作人員三分之一時間對全省各縣市進行督查，其余時間在學校正常工作。這類人員材料的收集有一定難度，他們在外督查期間工作能力、表現情況不能及時掌握。我校檔案收集人員與上級有關部門人員保持經常性的溝通與交流，及時收集每年督查總結、表彰文件、個人年度總結等，確保材料的全面性與完整性。農村指導員、外派干部等由于長期在外工作，他們形成的材料涉及面廣。我們利用走訪慰問外派干部的契期收集資料，確保全面系統歸檔。及時建立問題檔案材料清單，將需要解決的問題集中起來請示上級組織部門，推動工作開展。

2 注重干部檔案材料的全面性

第一，根據近幾年學校發展特點，對干部形成的材料進行分類歸檔，并參照中組部新版干部檔案整理要求，結合學校實際，制定《杭州科技職業技術學院干部檔案歸檔目錄》。學校以文件形式下發給各職能部門及二級學院，明確收集歸檔作為各部門及二級學院年度考核的重要依據，使各部門及二級學院充分認識人事檔案收集的重要性。全面收集德、能、勤、績、廉等方面的文件材料，以及記錄文件材料的相關材料，形成完整的歸檔資料。這樣的全面收集，能夠確保文件的材料真實可靠、內容豐富。

第二，德、能、勤、績、廉這五個方面是互為因果的，收集時需要特別注意它們間的關系，即是否互為因果與是否一致，這樣全面收集達到可供全面分析與正確評價干部各方面的文件材料。體現反映干部的長期的表現與真實性。收集過程中注重材料形成的連續性的特點，對于部份材料以散裝材料中保存。

第三，我校由于是多校合并形成的，對人員信息了解不夠，有多位重名或姓名重音的教職工，材料中會出現張冠李戴的情況，特別是工資類表格，表格單一求證比較困難，我們收集中就要注意前后一致，對這類檔案材料列為特殊對象單獨收集審核，并對檔案材料的來源部門進行雙重認證，做到準確無誤。全面收集查看，就容易發現問題并予糾正，確保文件準確性。

第四，我校全面認定干部的學歷、履歷，要求提供相應佐證，如學歷資料需要包括入學的登記表、畢業生登記表、成績單、畢業證書復印件；履歷材料包括首次參加工作的資料、歷任中層的干部任免表、換單位的轉隸表等。其中遇到最多的問題就是履歷里資料缺失，以及出生時間不能確定。如遇履歷缺失問題，我們一般都去檔案館查找，基本上都能查到；如遇出生時間確認問題，需要依據上級組織給認定依據進行認定。

3 注重材料形成歸檔的及時性

第一，人事檔案是動態生成的，時時會產生文件材料。建立跟蹤歸檔的制度，對于常規性文件材料可按形成后三個月內歸檔的標準執行，對于新形成的材料，或反映特別事項、重大活動中干部表現的文件材料、人事變動材料等，都要及時收集；還要及時掌握收集政策、范圍、規范的變化，根據要求收集相應文件材料。各部門設立檔案員，對照《杭州科技職業技術學院干部檔案歸檔目錄》，對本部門教職工半年內形成的歸檔材料，每學期統一時間節點收集上交，交接清單由三方簽字確認。每年的年度考核表、新的獎勵和懲處、新任中層任免審批表、干部掛職考核表、干部培訓資料（一個月以上）、工資調整表，都要求在每年4月之前，由各部門及二級學院統一報送檔案室。

第二，工作的制度化是實現人事檔案材料標準化的核心內容。根據本單位的實際情況，檔案管理部位可以制定“定期索要材料信息制度”，所有材料自形成之日起，在規定期限內完成收集歸檔。工作人員可以通過電子郵箱、信函、電話等方式，按照規定的時間要求相關部門或二級學院移交產生的材料，有效減少材料積壓現象，提高人事檔案收集的及時性。

4 注重檔案收集的規范性

第一，收集時要注意兩方面的規范，一方面是文件形成是否規范，另一方面是收集交接手續是否規范。新版干部人事檔案整理要求文件材料形成要強調邏輯性和連續性。在整理過程中參照最新要求，及時調整、修正原版本標記。由于部分檔案材料年份已久、紙張老化，在清除原有標記中特別要注重保護，防止材料受到傷害。我校在補缺過程中高度重視材料的真實可靠性：一是對復印提出明確要求，要求彩色復印、邊框清晰、靠右復印；復印件內容必須來自原件，注明復印時間；復印件質量嚴格把關。二是涉及“三齡兩歷”的復印件，要求事先到派出所、檔案館或相關單位復印，若提交資料審核后仍存在問題，學校綜合檔案室工作人員前往調查。

第二，檢查收集的文件形成是否規范，主要檢查采用的形文格式是否規范、格式各要素是否規范。

第三，有時干部任免文件是多人同時在一份文件中，標題中僅有代表性的一位姓名，這時要仔細閱讀并做好標記；檢查行文時間要素是否齊全、是否蓋章，是否編制頁碼，發文機關落款是否為標準的全稱或簡稱，主送、抄送是否符合事實。

第四，歸檔時交接雙方要做好數量清點，形成質量審核情況記錄。要編制交接清單目錄，目錄要精確到每份文件；要對每份文件的質量進行記錄，如是否存在破損情況；雙方要在交接清單上簽字確認。

綜上所述，人事檔案的收集必須遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面，為今后上級和學校各部門、二級學院的利用提供強有力的保障。