民營企業會計賬簿單套制管理研究

郭曉玲 田芳容/杭州娃哈哈集團有限公司

電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特征，逐漸成為檔案的主體形式。自2016年1月1日《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）正式施行以來，會計檔案單套制管理成為當下檔案信息化建設的研究熱點。《會計檔案管理辦法》已明確規定滿足一定條件的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，加之近年來國家檔案局又相繼出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等與電子文件歸檔保存有關的標準規范，應該說，電子會計資料單套制管理的政策條件已基本具備。

但由于種種因素限制，電子會計資料單套制管理的推廣應用并不順暢，即使在信息化程度較高的一些地方，仍有不少企業對電子會計資料單套制管理心存顧慮，一方面顧慮政府有關部門在審計、巡視、執法檢查等工作中不認可電子會計資料的憑證作用和法律效力，另一方面企業自身也未形成查閱和使用電子會計資料的工作習慣。因此，企業在報銷入賬和歸檔保存時往往還要打印電子會計資料，實際上仍以電子和紙質兩種形式進行雙套制歸檔保存。

利用中國知網等文獻數據庫，使用“會計檔案”“賬簿”“單套制”等關鍵詞進行組合查詢發現，多數地方及企業關于電子會計資料單套制管理還處于探索或者試點工作階段，研究成果較少，特別是民營企業開展電子會計資料單套制管理，未見相關研究。杭州娃哈哈集團根據企業會計檔案管理現狀及需求，對會計賬簿單套制管理開展了研究。

1 民營企業會計檔案管理現狀：以娃哈哈集團為例

杭州娃哈哈集團有限公司創建于1987年，現已成為中國最大、全球領先的民營飲料生產企業。娃哈哈在全國29個省市自治區建有80個生產基地、180多家子公司，建檔的會計主體有217個，庫藏傳統會計檔案紙質案卷逾30萬卷。

在企業集團化、規模化的發展進程中，檔案管理為企業各項經營管理活動提供了重要的基礎支撐，但同時也面臨著不少壓力，其中最為突出的是大量紙質會計檔案所帶來的管理壓力，不僅在人員、場地、設備等方面耗費巨大，并由此也帶來安全保障、查詢利用等一系列問題。娃哈哈集團自1998年就開始了信息化之路，經過多年的建設，已構筑覆蓋全集團的企業級信息平臺，基本涵蓋了企業日常生產、經營等各項業務活動，包括財務管理、檔案管理等。目前，集團公司已采用SAP系統及其他有關信息管理系統開展會計核算工作，產生了大量電子會計資料，同時建立了覆蓋全集團（包括全國所有子公司）的多全宗檔案信息管理系統。如何科學、合理地管理這些電子會計資料，并將之轉化為有效的歸檔電子會計檔案，實現單套制管理，減少紙質會計檔案的產生，從而減輕企業負擔，提高企業管理效率，是當前企業亟需研究解決的問題。綜合企業實際會計業務電子化水平，會計憑證由于尚未完全實現電子化管理目前尚不具備電子歸檔條件，因此優選會計賬簿檔案開展單套制管理研究。

娃哈哈現有多全宗檔案管理系統已用近10年，在功能和性能上未能滿足有關規范要求，和公司現有SAP、BPM、ERP等系統尚未集成，達不到只收集保管電子文件的標準。因此，公司決定對現有檔案系統進行改造升級，一方面保證檔案系統的正常運行，另一方面推進電子文件歸檔和電子檔案保管和利用，解決集團信息整合和共享的問題，以有效降低管理成本，提高工作效率。

2 前期準備工作

一是優選電子檔案系統。通過充分調研，經過招標比對以及檔案系統歷史數據遷移等考量，優選電子檔案系統管理軟件供應商，并做好人員、場地和設備的采購配置。同時梳理財務管理SAP系統軟件，確認其輸出數據能滿足作為電子賬簿檔案長期穩定的要求。

二是明確工作目標。對標《會計檔案管理辦法》，實現集團公司財務管理系統中電子會計數據特別是電子賬簿的在線歸檔，滿足單套制保管要求，達到會計賬簿去紙質化的效果。全集團217個全宗全部實施，分步驟批量實施；明確會計賬簿檔案單套制管理應確保檔案質量長期穩定，歸檔及時、完整、有序，保管安全、規范。

三是明確職責分工。對項目參與部門實行職責劃分：財務部負責會計檔案電子化指導工作；財務共享服務中心負責日常會計檔案電子化歸檔管理工作；檔案部門負責會計賬簿檔案接收和保管工作；信息管理部負責配合電子檔案系統管理軟件供應商建設、優化有關會計賬簿檔案單套制保管的檔案電子化運行系統。

3 實施過程和方法

3.1 財務管理SAP系統中電子賬簿的形成和傳輸。由集團檔案室主導，聯合財務部、信息部對SAP系統進行研究和細化。主要通過對財務管理SAP系統中電子賬簿的形成和輸出進行研究分析，確保通過檔案收集“源頭控制”，保障會計賬簿電子檔案數據來源真實有效。

SAP系統會計賬簿的形成：娃哈哈財務管理SAP系統會計賬簿，按照國家會計賬簿標準格式和電子歸檔制度要求，結合本公司財務管理制度實際情況，設置了完整的賬簿管理體系。該體系按照賬冊類型實現單獨事務碼管理，所有賬簿均為系統自動取值，相關數據均采集于SAP財務模塊的數據庫底表，不允許也無法做任何更改；并實現系統自動稽核功能（即嚴格規避“獨立法人+會計年度+會計期間”重復采集的情況，如果出現系統將給出報錯信息并終止指令）。

SAP系統電子會計賬簿的傳輸：本項目中財務管理SAP系統電子會計賬簿數據傳輸通過中間庫的方式進行數據交互，即：SAP系統將用戶歸檔的文件信息及原文打包為歸檔信息包，并生成一個批次的歸檔信息放入中間關系型數據庫，歸檔信息包放到中間的文件存儲系統上；統一接口平臺ETL子系統根據中間表歸檔批次信息表及歸檔信息包進行歸檔文件的“四性”檢測，并將通過“四性”檢測的歸檔批次數據，進行歸檔文件元數據XML及原文解析后，推送至電子檔案管理系統中。

確定電子賬簿元數據和歸檔格式規范：遵循國家檔案局相關標準，對財務管理SAP系統中結構化數據和電子檔案管理系統結構化數據進行分析研究，明確電子賬簿歸檔目的，準確定位電子檔案管理系統跟財務管理業務系統的區別，最后從電子賬簿檔案保管利用角度出發，提取SAP系統電子賬簿中的部分結構化數據作為電子賬簿檔案元數據。

娃哈哈財務管理SAP系統電子賬簿報表模塊因開發時間較早，所用技術無法自動生成滿足長期保存的PDF格式文件。經過研究，使用當前主流的基于可視化單據打印的技術，根據電子歸檔數據，在歸檔接口運行時自動生成完整明細的PDF文件作為歸檔附件。

3.2 完善SAP系統中電子賬簿的接收、讀取和報表生成功能。標準規范體系是檔案信息系統建設的指導方針，也是數據交換和共享的基礎。項目對財務管理系統SAP系統中電子賬簿的審簽程序進行了完善，實現對封裝信息包的完整性和有效性認證。另外遵循國家檔案局相關標準制定了娃哈哈集團財務管理SAP系統電子賬簿與電子檔案管理系統歸檔接口開發及相關規范。在該環節中，從電子賬簿檔案保管利用角度出發，結合公司實際情況，研究并解決了財務部門要求將財務管理SAP系統電子賬簿的所有結構化數據形成電子檔案元數據的問題，即提取SAP系統電子賬簿中的關鍵明細數據（行項目）作為電子賬簿檔案卷內文件條目，完成元數據信息包捕獲，避免冗余數據的產生。

3.3 開發能有效接收、管理、利用電子賬簿的電子檔案管理系統。依據國家檔案局《電子檔案管理系統基本功能規定》，對即將升級的電子檔案管理系統滿足檔案單套制管理的需求進行了分析確認，電子檔案管理系統實現與集團財務管理SAP系統的數據集成。支持電子文件元數據封裝、元數據采集和四性檢測、通用數據導入導出接口（如XLS、DBF、MDB等主流格式數據）進行導入導出，歸檔會計賬簿電子文件存儲格式和元數據等符合會計檔案電子化歸檔的管理要求。電子檔案管理系統可將電子會計賬簿文件自動捕獲接口、文件格式轉換進行分布式部署，支持對于本集團多全宗電子會計賬簿海量數據的運轉與管理，提供智能檢索、跨庫檢索、二次檢索等多種檢索途徑。

3.4 明確電子賬簿檔案“四性”檢測和防篡改技術路徑。電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性和安全性，保證“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長期保存的關鍵要素。會計賬簿電子文件“四性”檢測方案設計主要參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書類電子文件元數據方案》《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規范》《文書類電子檔案檢測一要求》等。即在財務系統SAP系統向電子檔案管理系統發出移交申請，實現在線移交（包括SAP系統通過接口平臺歸檔），移交過程形成完整的歸檔信息包，并且在信息包交接的過程中對信息包的完整性、真實性、安全性、可用性進行檢測，保障電子會計賬簿檔案在移交接收、歸檔存儲等環節四性檢測校驗。

3.5 建立電子賬簿檔案備份制度。根據《會計檔案管理辦法》“使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求”，結合公司電子檔案管理系統中電子會計賬簿檔案的管理方式，對電子會計賬簿檔案的存儲備份方式進行了規范化的設計，明確并建立了“系統+存儲介質”雙存儲備份和異地災備保管機制，以確保電子數據安全。

3.6 部署應用會計賬簿單套制管理結合本單位全宗多、會計主體多、電子會計檔案數據體量大的特點，采用分步驟批量實施，到今年9月底實現了70個全宗217個會計主體電子會計賬簿全部在線歸檔和單套制管理，并編制了電子會計賬簿單套制管理辦法、電子會計賬簿檔案檔號編制規則、電子賬簿文件元數據規范、電子賬簿文件歸檔接口規范、電子賬簿檔案數據備份管理辦法、應急響應預案等一系列標準規范。

4 總結及展望

本文以娃哈哈集團檔案信息化建設為基礎開展了電子會計賬簿檔案“單套制”管理研究，并已初見成效，該項目的成功實施將為民營企業開展會計賬簿單套制管理提供良好的開端和實踐經驗，助推民營企業加快實現會計檔案電子化管理。隨著會計賬簿單套制管理的應用與各類檔案電子化程度的提高，娃哈哈集團檔案工作將從以下三方面進而逐步完善，一是研究完善所有會計檔案的電子歸檔管理（包括會計憑證、會計報表和其他類會計檔案）；二是研究完善電子會計檔案的線上調閱，目前電子檔案管理系統已經實現了用戶身份認證、單點登錄的功能，接下來將進一步研究電子會計檔案借閱審批流程嵌入BPM等業務流程，能多渠道實現調閱各類會計檔案信息；三是研究通過全集團多全宗海量電子會計檔案信息提取與分析技術，實現財務數據編研分析及產品定制，為公司決策層和財務共享中心提供高質量精準的檔案信息服務。