淺析檔案現(xiàn)代化管理手段的幾點(diǎn)探究

韓麗

（河北省石家莊市藁城區(qū)干部信息管理中心，河北 石家莊 052160）

在科學(xué)技術(shù)日益進(jìn)步的今天，尤其是電腦網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為檔案管理的完善及科學(xué)化提供了最大的便利，尤其是知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，使檔案管理迎來了春天，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，檔案管理工作從來沒有像今天這樣充滿壓力與動(dòng)力。信息化檔案管理工作是新時(shí)代管理的創(chuàng)新，這就需要以此為契機(jī)，使檔案管理人員更新理念、知識(shí)與技能，明確新時(shí)期檔案管理工作的定位，提高自身業(yè)務(wù)水平及服務(wù)能力。

現(xiàn)代化是大趨勢，無論是什么行業(yè)都要從中汲取先進(jìn)理念與技術(shù)手段，否則就是被時(shí)代淘汰，檔案管理也同樣如此。

一、檔案管理中采用信息化手段的必要性

人類進(jìn)入信息化時(shí)代，尤其是計(jì)算機(jī)同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，使數(shù)字化形成潮流，通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)化設(shè)備，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)學(xué)化處理、管理，從而極大的節(jié)省了人力、物力，提高了工作效率。檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)環(huán)境當(dāng)中，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷調(diào)整和完整管理制度與管理方法。如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，就會(huì)與時(shí)代脫節(jié)，不僅難以失去檔案管理的進(jìn)步，而且在高強(qiáng)度的社會(huì)需求下，會(huì)使工作效率處于非常低的運(yùn)行狀態(tài)，會(huì)嚴(yán)重危害到檔案事業(yè)的將來。

除此以外，我們還認(rèn)識(shí)到，傳統(tǒng)的檔案管理存在著諸多問題，比如檔案材質(zhì)以紙質(zhì)材料為主，提取檔案的程序非常繁瑣，工作量大，這樣嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。在發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)破損問題時(shí)，有時(shí)很難及時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)救，會(huì)對(duì)檔案資料造成很大的損失。在傳統(tǒng)檔案管理的方式上看，屬于封閉式管理，外界的調(diào)用要走很繁瑣的程序，資料幾乎沒有共享性，資料的利用率不高，因此，很難體現(xiàn)出檔案的服務(wù)性功能，僅僅體現(xiàn)了資料存儲(chǔ)的特征。在檔案利用時(shí)，如果一份檔案被一名借閱者利用，其他人則無法利用這一資源，這種唯一性，也就使很多人失去檔案資源利用的機(jī)會(huì)。

通過現(xiàn)代化信息管理手段，不僅能夠提高檔案保存質(zhì)量、管理水平，還可以更好的提高檔案資料的服務(wù)質(zhì)量。將現(xiàn)代化科技手段運(yùn)用到檔案管理之中，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，檔案管理質(zhì)量的提升不僅適應(yīng)了時(shí)代要求，而且提高了檔案利用的價(jià)值。

二、推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效策略

（一）充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，提升管理人員綜合素養(yǎng)

為了提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，需要調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，使檔案管理更有生氣。在檔案管理當(dāng)中有很多不宜對(duì)外公開的、保密級(jí)別較高的資料，這些資料調(diào)閱較難，但還要為相關(guān)的讀者提供這一查閱服務(wù)。因此，對(duì)檔案管理人員就提出了較基本的要求，除了業(yè)務(wù)管理水平要過硬以外，還要有堅(jiān)定的檔案管理立場，能夠熟悉自己所擔(dān)任的檔案管理工作的業(yè)務(wù)。提升檔案管理人員的管理能力,尤其是現(xiàn)代化管理水平，對(duì)他們進(jìn)行現(xiàn)代化專業(yè)能力培訓(xùn)是非常有必要的。要通過現(xiàn)代化技術(shù)培育出適應(yīng)現(xiàn)代化要求的檔案管理中堅(jiān)力量，通過這樣的人才來推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化進(jìn)程。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)被運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，就需要提升檔案的服務(wù)意識(shí)，這就要求檔案管理人員對(duì)電子檔案的實(shí)際應(yīng)用運(yùn)用技術(shù)手段做到熟練運(yùn)用。而且要認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代，信息知識(shí)在不斷更新，更新的速度可以用日新月異來形容，這就需要檔案管理人員要不斷更新自己的專業(yè)管理知識(shí)，防止自己在管理手段上的落伍。當(dāng)檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代以后，檔案管理人員就要適應(yīng)時(shí)代的要求補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)，提升自身檔案業(yè)務(wù)水平，對(duì)待自身的業(yè)務(wù)要更加積極、精神飽滿，從而主動(dòng)參與到自己的業(yè)務(wù)工作之中。

（二）構(gòu)建檔案管理的科學(xué)體系，推進(jìn)檔案管理水平現(xiàn)代化

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在其現(xiàn)代化進(jìn)程當(dāng)中，主要通過管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系來推進(jìn)，實(shí)施系統(tǒng)化、規(guī)范化的科學(xué)管理體系。對(duì)于管理來說，尤其是基礎(chǔ)性工作就是其中的重中之重，涉及到了檔案的收集和登記、歸檔、保管和調(diào)檔查閱等，都需要嚴(yán)格的程序來推進(jìn)，這是需要一整套管理制度。對(duì)于檔案管理工作，其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是其中的重要組成部分，程序一定要規(guī)范化，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行管理。

推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程當(dāng)中，要將傳統(tǒng)的檔案管理模式從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，就要將檔案管理的基礎(chǔ)性工作進(jìn)行信息化存儲(chǔ)處理、自動(dòng)化管理，并將其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化處理。充分利用網(wǎng)絡(luò)資源來建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推廣檔案資源共享面和應(yīng)用范圍，將檔案資料的數(shù)字化目錄建立以后，可以提高電子檔案數(shù)據(jù)庫的有效利用率。對(duì)于數(shù)字化檔案管理，除了要將檔案信息數(shù)字化以外，還要完善它的檢索功能，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理。還應(yīng)注意到其他數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，諸如：XML信息包、單點(diǎn)登錄技術(shù)多格式文件瀏覽及圖像基礎(chǔ)處理，以及MD5加密算法、流媒體、條形碼等數(shù)字化技術(shù)。此外，還要注意到檔案信息的保密化處理。檔案信息網(wǎng)的作用也要充分發(fā)揮其特點(diǎn)。電子檔案的數(shù)字版還要對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)頁化處理，這樣可以將其做到檔案的運(yùn)用高效化，并提升其時(shí)效性。

（三）促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，適應(yīng)新形勢發(fā)展

檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的，這就需要根據(jù)新形勢的需要，不斷在工作當(dāng)中根據(jù)出現(xiàn)的問題進(jìn)行創(chuàng)新。在充分利用信息化技術(shù)的工具性的同時(shí)，還要結(jié)合本專業(yè)的特點(diǎn)及社會(huì)對(duì)這一專業(yè)的要求，不斷推進(jìn)檔案技術(shù)資源的創(chuàng)新發(fā)展。將檔案管理推向科學(xué)化、多樣化與服務(wù)化。

總而言之，以現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理深化推進(jìn)，是檔案管理的發(fā)展趨向。用將檔案內(nèi)容數(shù)字化、管理系統(tǒng)化，把科技知識(shí)與檔案管理結(jié)合起來，更好的實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)作用。