檔案管理應(yīng)如何面對(duì)現(xiàn)代化的發(fā)展

石曉君

（靈壽縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，河北 石家莊 050000）

檔案管理是檔案館對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理的工作，是國(guó)家檔案事業(yè)的組成部分。檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的作用，能夠維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。因此，針對(duì)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作可以從記錄、儲(chǔ)存、查詢等幾方面進(jìn)行電子信息化改革，以此滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求。

一、在現(xiàn)代化發(fā)展背景下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）記錄問(wèn)題

記錄是檔案管理工作的第一要?jiǎng)?wù)，準(zhǔn)備、完整的記錄工作能夠保障檔案的完整性。針對(duì)現(xiàn)代化的發(fā)展，較多單位依舊沿用著紙質(zhì)記錄的方式，這種記錄方式不僅耗費(fèi)了大量的人力，而且還耗費(fèi)了大量的時(shí)間。紙質(zhì)記錄是利用人力記錄的方式，容易出現(xiàn)記錄失誤、記錄不完善、記錄錯(cuò)誤等問(wèn)題，直接影響了檔案工作的正常運(yùn)行。

（二）存儲(chǔ)問(wèn)題

檔案具有一定的保密性，記錄著人們的基本信息，因此檔案的存儲(chǔ)方式極為重要。面對(duì)著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段一些單位沿用著紙質(zhì)存儲(chǔ)、庫(kù)房存儲(chǔ)等方式，這種方式不僅容易出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，泄露人員的基本信息，還容易出現(xiàn)檔案受損的現(xiàn)象，使檔案失去了存儲(chǔ)的功能。

（三）查詢問(wèn)題

檔案查詢是指人員調(diào)動(dòng)檔案的工作，快捷的查詢體系能夠減少工作流程，提高工作效率。針對(duì)現(xiàn)代化的發(fā)展，部分單位在發(fā)展中依然沿用著人力查詢方式，這種查詢方式不僅增加了查詢的難度，還容易出現(xiàn)查詢無(wú)果的現(xiàn)象，違背了現(xiàn)代化發(fā)展的方向。人力查詢是依靠記憶、標(biāo)記等查詢的工作，在耗費(fèi)了大量時(shí)間的同時(shí)，也降低了檔案管理工作的效率。

二、在現(xiàn)代化背景下檔案管理的發(fā)展方向

電子信息化是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的主流，是單位工作改革的需要。根據(jù)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需求，可以將電子信息化融入其中，革新更為符合社會(huì)發(fā)展的檔案管理工作。

（一）改革記錄方式

檔案記錄是檔案工作中重要的組成，是檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等工作的先決條件。傳統(tǒng)的人力記錄方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，因此，檔案記錄可以將電子信息融入具體工作中，推動(dòng)檔案記錄工作發(fā)展的進(jìn)程。

例如：檔案記錄的方式可以利用互聯(lián)網(wǎng)為核心、電腦為載體制作檔案記錄的電子信息庫(kù)，將人力記錄轉(zhuǎn)化為電子記錄的方式。首先，將之前紙質(zhì)檔案整合，利用電腦將紙質(zhì)檔案工作的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子信息庫(kù)的內(nèi)容，可以避免檔案出現(xiàn)記錄不完善、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，提高檔案記錄工作的流程。其次，將需要進(jìn)行檔案記錄的人員電子信息記錄，設(shè)立電子信息備份，能夠避免檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，讓檔案完整保存。將電子信息化融入檔案記錄工作中，不僅能夠節(jié)省人力與物力，提高檔案管理工作的效率，還能夠讓檔案記錄更為完整，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的安全保密性。

（二）改革儲(chǔ)存方式

檔案存儲(chǔ)是保障檔案完整、內(nèi)容準(zhǔn)確的工作，是檔案管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的人力存儲(chǔ)與庫(kù)房存儲(chǔ)等已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化的社會(huì)所淘汰。因此，檔案存儲(chǔ)要將電子信息的發(fā)展特性融入其中，才能符合當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展的要求。

例如：在電子信息化改革下，檔案存儲(chǔ)可以轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)方式，脫離庫(kù)房的實(shí)際存儲(chǔ)方式，使檔案革新為電子信息的形式。電子檔案需要科學(xué)的分層，將不同人員的檔案按照順序合理的排列，能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案查詢工作提供便捷。檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)，不僅減少了工作的壓力，減少了工作的流程，還加強(qiáng)檔案的嚴(yán)密性。

（三）改革檔案查詢

檔案查詢是檔案管理的效能體現(xiàn)，快捷、便利的檔案查詢工作能夠凸顯檔案管理的高效性。傳統(tǒng)的檔案查詢工作依靠記憶，及限制了有效工作的發(fā)展，也影響了檔案查詢工作的效率。因此，檔案查詢工作可以將電子信息化融入到具體工作中，以此提升檔案查詢工作的效率。

例如：以電子信息為核心的檔案查詢工作，需要設(shè)立專業(yè)的查詢?nèi)藛T，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳂?biāo)準(zhǔn)才能確實(shí)提升檔案查詢工作的效率。檔案查詢?nèi)藛T需要具備完善的電子查詢能力，才能在短時(shí)間內(nèi)查詢出需要的檔案；查詢?nèi)藛T需要具備專業(yè)的素養(yǎng)，才能在長(zhǎng)時(shí)間的工作中降低失誤的頻率。檔案查詢工作融入電子信息化，不僅可以提高查詢工作的效率，也可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

總而言之，檔案管理在當(dāng)今社會(huì)具有重要的作用及意義，是國(guó)家檔案完備的基礎(chǔ)。面對(duì)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理需要從記錄、存儲(chǔ)、查詢等方面進(jìn)行改革，融入電子信息化的發(fā)展特性，才能符合現(xiàn)階段的社會(huì)的需求，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)大的動(dòng)力。