檔案管理應如何面對現代化的發展

石曉君

（靈壽縣婦幼保健計劃生育服務中心，河北 石家莊 050000）

檔案管理是檔案館對檔案實體和檔案信息進行管理的工作，是國家檔案事業的組成部分。檔案管理對社會發展具有重要的作用，能夠維護社會穩定，促進社會的發展。因此，針對現代化的發展，檔案管理工作可以從記錄、儲存、查詢等幾方面進行電子信息化改革，以此滿足當下社會發展的需求。

一、在現代化發展背景下檔案管理存在的問題

（一）記錄問題

記錄是檔案管理工作的第一要務，準備、完整的記錄工作能夠保障檔案的完整性。針對現代化的發展，較多單位依舊沿用著紙質記錄的方式，這種記錄方式不僅耗費了大量的人力，而且還耗費了大量的時間。紙質記錄是利用人力記錄的方式，容易出現記錄失誤、記錄不完善、記錄錯誤等問題，直接影響了檔案工作的正常運行。

（二）存儲問題

檔案具有一定的保密性，記錄著人們的基本信息，因此檔案的存儲方式極為重要。面對著現代化的不斷發展，現階段一些單位沿用著紙質存儲、庫房存儲等方式，這種方式不僅容易出現檔案丟失現象，泄露人員的基本信息，還容易出現檔案受損的現象，使檔案失去了存儲的功能。

（三）查詢問題

檔案查詢是指人員調動檔案的工作，快捷的查詢體系能夠減少工作流程，提高工作效率。針對現代化的發展，部分單位在發展中依然沿用著人力查詢方式，這種查詢方式不僅增加了查詢的難度，還容易出現查詢無果的現象，違背了現代化發展的方向。人力查詢是依靠記憶、標記等查詢的工作，在耗費了大量時間的同時，也降低了檔案管理工作的效率。

二、在現代化背景下檔案管理的發展方向

電子信息化是當下社會發展的主流，是單位工作改革的需要。根據檔案管理的現代化發展需求，可以將電子信息化融入其中，革新更為符合社會發展的檔案管理工作。

（一）改革記錄方式

檔案記錄是檔案工作中重要的組成，是檔案存儲、檔案查詢等工作的先決條件。傳統的人力記錄方式已經不能滿足當下社會發展的需求，因此，檔案記錄可以將電子信息融入具體工作中，推動檔案記錄工作發展的進程。

例如：檔案記錄的方式可以利用互聯網為核心、電腦為載體制作檔案記錄的電子信息庫，將人力記錄轉化為電子記錄的方式。首先，將之前紙質檔案整合，利用電腦將紙質檔案工作的內容轉化為電子信息庫的內容，可以避免檔案出現記錄不完善、不準確等現象，提高檔案記錄工作的流程。其次，將需要進行檔案記錄的人員電子信息記錄，設立電子信息備份，能夠避免檔案出現丟失現象，讓檔案完整保存。將電子信息化融入檔案記錄工作中，不僅能夠節省人力與物力，提高檔案管理工作的效率，還能夠讓檔案記錄更為完整，進一步增強檔案的安全保密性。

（二）改革儲存方式

檔案存儲是保障檔案完整、內容準確的工作，是檔案管理的基礎。傳統的人力存儲與庫房存儲等已經逐漸被現代化的社會所淘汰。因此，檔案存儲要將電子信息的發展特性融入其中，才能符合當下的社會發展的要求。

例如：在電子信息化改革下，檔案存儲可以轉化為電子檔案存儲方式，脫離庫房的實際存儲方式，使檔案革新為電子信息的形式。電子檔案需要科學的分層，將不同人員的檔案按照順序合理的排列，能夠為后續檔案查詢工作提供便捷。檔案存儲轉化為電子檔案存儲，不僅減少了工作的壓力，減少了工作的流程，還加強檔案的嚴密性。

（三）改革檔案查詢

檔案查詢是檔案管理的效能體現，快捷、便利的檔案查詢工作能夠凸顯檔案管理的高效性。傳統的檔案查詢工作依靠記憶，及限制了有效工作的發展，也影響了檔案查詢工作的效率。因此，檔案查詢工作可以將電子信息化融入到具體工作中，以此提升檔案查詢工作的效率。

例如：以電子信息為核心的檔案查詢工作，需要設立專業的查詢人員，制定嚴謹的工作標準才能確實提升檔案查詢工作的效率。檔案查詢人員需要具備完善的電子查詢能力，才能在短時間內查詢出需要的檔案；查詢人員需要具備專業的素養，才能在長時間的工作中降低失誤的頻率。檔案查詢工作融入電子信息化，不僅可以提高查詢工作的效率，也可以促進檔案管理的發展。

總而言之，檔案管理在當今社會具有重要的作用及意義，是國家檔案完備的基礎。面對現代化的發展，檔案管理需要從記錄、存儲、查詢等方面進行改革，融入電子信息化的發展特性，才能符合現階段的社會的需求，為推動社會發展提供強大的動力。