干部人事檔案管理工作現狀調研及對策研究

黃燕

（福州市基層黨群服務中心，福建 福州 350001）

干部人事檔案是在干部成長過程中形成的、能夠真切反映干部個人的德能勤績廉及家庭狀況與社會關系等情況的歷史記錄材料，2018年11月《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）的出臺為做好新時代干部人事檔案工作提供了基本遵循和具體要求，能夠有效解決干部人事檔案管理工作中存在的突出問題。借此機會，筆者向有人事檔案管理權限的111家單位同仁發放了人事檔案管理基本情況調查問卷，收回有效答卷110份，涵蓋行政機關、事業單位及國有企業。問卷就各單位干部人事檔案管理工作的現狀進行調研，探討如何進一步做好干部人事檔案的管理工作。

一、干部人事檔案管理工作現狀調研

通過調研，發現目前干部人事檔案工作主要存在以下問題：

（一）干部人事檔案管理隊伍建設薄弱

1.兼職檔案員占比較高。調查顯示，調研單位中配備專職檔案員的僅有11個，占10%，兼職的99個，高達90%；每周平均從事檔案工作時間在半天及以下的單位有72個，占65.5%，工作時間在1～2天的單位有31個，占28.2%，專職從事的有6個，占5.5%，另有1個單位未填寫該項。由于專職檔案員較少及從事干部人事檔案工作時間較少的原因，造成了檔案材料歸檔不及時、檔案整理不規范等后果，不利于保持干部人事檔案信息的真實性和完整性。

2.檔案員崗位變動較為頻繁。據統計，檔案員從事干部人事檔案管理工作時間在1年以內的單位有44個，占40%，1～3年的有33個，占30%，3年以上的僅有33個，占30%。干部人事檔案工作涉及面較廣，政策性較強，不穩定的檔案管理隊伍不利于干部人事檔案的科學化和規范化管理。

3.檔案員業務不夠精通。調研發現，有81個單位的檔案員表示對干部人事檔案業務不熟悉，有108個單位的檔案員表示在干部檔案政策的把握和認定方面需要加強。熟練的業務能力是做好干部人事檔案工作的基礎，而這一點正是目前干部人事檔案管理人員普遍需要提高的。

（二）干部人事檔案管理不夠規范

1.規章制度不完善。根據《條例》第十條規定，各級組織人事部門負責本單位干部人事檔案工作，建立健全規章制度和工作機制。調研中發現，很多單位沒有建立完備的檔案管理制度，如建立“工作人員守則”和“轉遞與統計制度”的單位僅43個，不到四成；建立“保管與保護制度”的單位僅60個，近半數的單位未建立該制度。《條例》第十五條規定，檔案員的檔案由所在單位組織人事部門另行指定專人管理，而調研中有21個單位存在檔案員保管本人檔案的情況。在干部人事檔案的轉遞上，《條例》第二十五條規定轉遞干部人事檔案必須通過機要交通或者安排專人送取，但調研中有32家單位通過普通郵寄來轉遞檔案。這些都對干部人事檔案的安全管理埋下了隱患。

2.硬件設施配備不到位。調研發現，有超過半數的單位沒有獨立的干部人事檔案庫房，不能做到辦公室、查檔室、整檔室、庫房“四室分開”，有些單位直接將檔案存放在辦公室的柜子里，不能按照“八防”要求（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）做好干部人事檔案的保管工作。有些單位雖設有獨立的庫房，但情況也不容樂觀，多設置在潮濕、狹窄、昏暗、通風不好的地方，且沒有配備空調、溫濕度控制器、滅火器等設備，導致檔案材料出現霉變、蟲蛀現象，檔案材料得不到很好的保管。

3.檔案材料收集歸檔不及時。據調研統計，零散材料收集歸檔頻率在1個月以內的單位有18個，2-3個月的有36個，半年的有41個，1年及以上的有15個，材料收集歸檔頻率超過2個月的單位占八成以上。檔案材料收集歸檔不及時，容易造成干部人事檔案材料缺失、干部信息不完整等現象。

二、提高干部人事檔案管理水平的對策及建議

（一）強化干部人事檔案管理隊伍建設，打造政治素質過硬、業務能力精通的專業管理力量

1.強化人才儲備，挑選素質好、能力強、作風正的黨員干部從事干部人事檔案工作。干部人事檔案是建設高素質專業化干部隊伍的重要基礎，集中反映了干部本人的成長經歷、工作實績、業務水平等，在培養選用干部、教育監督干部、防止干部“帶病提拔”等方面發揮了不可替代的作用。干部人事檔案具有明顯的政治性，是社會信用體系的重要組成部分。因此，對選拔的干部人事檔案管理工作人員要高標準、嚴要求，努力建設政治堅定、業務精通、作風過硬、紀律嚴明的高素質檔案干部隊伍。

2.強化激勵保障，培養使用經驗豐富、成績顯著的檔案員，持續提升檔案員的職業歸屬感。干部人事檔案涉及干部的方方面面，要求管理人員熟練掌握各種人事政策，如“三齡兩歷一身份”的認定、干部檔案材料真實性的鑒定、干部檔案的收集范圍等等。因此，培養使用業務精通、成績顯著的檔案員、保持干部檔案管理隊伍的穩定對于干部人事檔案工作尤為重要。

3.強化黨性教育和業務培訓，不斷提高檔案員的創新能力和業務水平。通過業務指導、專題培訓、交流研討等形式，以傳幫帶、老帶新的方式，促使檔案員能夠迅速掌握新政策、新知識、新技能，努力提高干部檔案工作隊伍的總體素質，以滿足不斷變化的新形勢、新任務的要求。

（二）建立完善干部人事檔案管理制度，推動干部人事檔案管理規范化、科學化

1.加強制度建設，優化管理流程，使干部檔案管理工作更加精細化、規范化。建議根據《條例》規定，結合各單位實際，制定干部人事檔案管理工作程序和要求、檔案工作人員守則、材料收集與歸檔制度、檔案整理與裝訂制度、檔案轉遞與統計制度、檔案保管與保護制度、檔案查閱與借閱制度、檔案工作人員保密制度等，從收集、整理、保管、轉遞、統計、利用等各個環節對干部人事檔案的管理做出具體的工作要求，明確檔案員的職業操守和工作職責，使干部人事檔案工作有章可循，依章辦事。

2.加強庫房建設，夯實硬件基礎，提升干部檔案的保管環境。有條件的單位，應按照《條例》及庫房設置的相關規定做到“四室分開”，配備必要的硬件設施設備，做好檔案庫房的“八防”工作；條件受限的單位，也應當設置專用房間以保管檔案，從物理層面上保證干部人事檔案的安全管理。

3.加強前端控制，增強檔案意識，嚴把材料收集關。一方面，從源頭抓起，將干部人事檔案材料收集的端口前移至文件生成環節。干部人事檔案管理部門要主動溝通協調各材料形成部門，明確材料收集的程序、范圍和格式等，使形成的材料字跡清晰、內容準確、手續完備。另一方面，要加強對干部個人的宣傳和引導，增強其責任意識和規矩意識，使其深刻認識到干部檔案材料對組織和個人的重要性，本著對組織忠誠和對自己負責的態度認真、嚴肅地對待填寫的個人信息，不隨意涂改、篡改個人信息。而檔案管理部門也要履行好把關職責，審慎對待每一份移交材料，確保干部檔案材料真實、完整、規范。

一卷真實可靠的干部人事檔案，能夠全面、深刻地反映一個干部的成長歷程及其處于各個階段的精神風貌和工作作風，是黨的重要執政資源。提高干部人事檔案管理水平，要積極貫徹落實《條例》精神，全面推進干部人事檔案規范化管理，進一步深化干部人事檔案信息化建設，使干部人事檔案在選人用人、管理監督干部、維護干部合法權益等方面發揮不可替代的作用。