談如何做好基層鄉鎮檔案管理工作

丁潔

摘 要：隨著社會的不斷發展，基層鄉鎮檔案的量在不斷增加，管理工作方式也在不斷革新，逐步引入了先進的現代化信息管理系統，不過紙質檔案的存取也需要更加小心才行，本文首先闡述基層鄉鎮檔案管理的重要性，隨后分析當前基層鄉鎮檔案管理的難題，最后探討基層鄉鎮檔案管理中提高工作有效性的措施，以供參考。

關鍵詞：檔案信息化建設;醫院檔案管理;價值與發展

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.028

基層鄉鎮檔案是鄉鎮工作中不可缺少的一部分，見證了鄉鎮的發展過程，記錄了鄉鎮工作中產生的所有信息，是一種寶貴的資料財富，做好鄉鎮檔案管理，能更好地為鄉鎮工作以及鄉鎮人民服務，在保存好紙質檔案的同時，也要加強檔案信息化建設，提高檔案存儲利用的效率。

1 檔案管理的重要性

1）基層鄉鎮檔案管理是過往鄉鎮經濟、教育、人事、扶貧、組織計劃、道路、公共場所建設等一系列工作的見證，是寶貴的資料財富，對檔案進行精確化的管理，能及時查看過往資料，“以史為鑒”是優秀的工作方法[1]。

2）基層鄉鎮檔案中蘊含有一定量的價值，做好檔案管理，讀取檔案資料中的價值，為鄉鎮以后的活動提供數據支持，幫助鄉鎮更好、更快發展。

3）構建完善的檔案管理體系，是鄉鎮逐漸形成強大精神內核的根本途徑，有利于鄉鎮形成特有的人文精神，有了這種精神，不管遇到多少困難，都不會再感到畏懼。

2 基層鄉鎮檔案現階段所面臨的問題

首先，隨著時間的推移，檔案量一定是持續增加的，數量的持續增加給檔案的管理帶來了更大的挑戰;其次，現代社會的檔案形式也變得越來越多樣，隨著國民意識覺醒，鄉鎮所需要入檔的檔案變得越來越復雜，越來越多樣，管理方法的落后將直接影響檔案管理的質量;最后是檔案現代信息化管理，雖然已經步入社會主義現代化階段，但基層鄉鎮的硬件軟件都跟不上，沒有完善現代化的管理體系，紙質檔案存在堆放雜亂、演示不夠充分、各種原因損耗的弊端，要正確看待紙質檔案和信息化檔案的區別才行。

3 基層鄉鎮管理制度的完善

3.1 搞好檔案管理，領導重視是關鍵

鄉鎮領導對檔案管理工作的重視程度，對檔案價值的認知程度，很大程度上決定了檔案管理工作的進行，領導階層要重視檔案管理工作，將檔案管理當作鄉鎮的大事要事來辦，組建專業的檔案管理部門和團隊，專人專職，杜絕檔案管理混亂的情況[2]。

3.2 提供優質的檔案存儲環境

鄉鎮政府部門在重視的基礎上，還要提供優質的檔案存儲環境，對于紙質檔案來說，不可避免地會受到各種原因的損耗，因此，必須保證檔案存儲室的環境良好，做好采光、防蟲、防潮、及時錄新等管理，保證紙質檔案的存放安全、合理。對于現代化信息檔案系統來說，鄉鎮政府部門需要提供優良的硬件軟件，來促進信息化檔案的建設。

3.3 管理制度的完善

如果說第一點是說領導階層重視，那么這一點就是針對檔案管理工作人員的檢查，檔案管理相關工作人員必須按照標準化、具體化、規范化的工作流程辦理，在檔案的存儲管理上規范化作業，政府部門建立完善的規章制度，讓工作人員在檔案管理時有法可依、有理可循，同時也要加強檔案管理工作的監督核查，讓定期核查周期更多，讓突擊核查更具有不確定性，實行追責制，誰管理誰負責，提高工作人員的警惕心與責任心，以更好地完成檔案管理工作[3]。

3.4 做好培訓事宜

檔案管理部門內部做好培訓事宜，或是定期組建外部學習事宜，取長補短，持續提高相關檔案管理人員的技能素養，端正工作人員的認知，讓檔案管理工作更加優秀。

4 檔案信息化建設的完善

鑒于檔案管理信息化建設已經逐漸成為主流，因此這里將其作為一個大方向進行闡述。隨著時間的推移，鄉鎮檔案的數量一定會持續增加，同時內容也變得越來越復雜、多樣，對于劃分、存取和調用，都帶來更多的挑戰，而一味地增加檔案管理工作人員是不可取的，因此非常有必要健全檔案信息化建設。

4.1 檔案信息化建設的優點

1）提高管理效率：繁復的檔案內容如果僅靠紙質檔案記錄，必然是巨大的工作量，檔案信息化建設，將各類數據收錄入信息庫，更加方便，更加簡單。

2）提高信息利用率：要在內容無比多的檔案室里翻出來過往的檔案室不容易的，而信息化檔案分類歸納整齊，只需要在信息化平臺上手指輕輕滑動即可，無疑更加簡便。不能小看了檔案背后隱藏的價值，其能夠給鄉鎮的發展提供數據支持。

3）減少損耗：紙質檔案必將面臨各種形式的損耗，而信息化檔案就沒有這方面的煩惱。

4）可以作為公示，做到信息共享：我國政府的根本方針即是“為人民服務”，從人民處納稅來的錢，作為基礎建設，最終還給納稅人，在本質上，鄉鎮人民有權查看鄉鎮的所有活動，但以往沒有這么做，最主要的就是缺乏查看的渠道，而信息化檔案的建設，作為公示，讓人民有查看鄉鎮各項活動的渠道，鄉鎮政府積極大方接受群眾的監督，是社會主義建設的體現。

4.2 信息化檔案建設和紙質檔案共存

首先，信息化檔案建設，基層鄉鎮政府應該根據本地實際情況，建立本鄉鎮的電子檔案平臺，檔案管理部門要能夠熟練使用信息化平臺，不斷補充新檔案，并將以往未收錄的檔案根據重要性以此收錄，讓信息化檔案平臺趨于完善，發現檔案規整中的問題要及時改正，積極探討問題所在，圍繞問題改進工作，信息化檔案的完善程度，決定著一個鄉鎮的先進程度，必然能對鄉鎮各項工作提供數據幫助[4]。

其次，傳統紙質檔案也不應該被拋棄，傳統紙質檔案比信息化檔案更具有權威性特點，檔案管理部門要正確看待兩者的關系，雖然信息化檔案的比重在不斷提升，但對于非常重要的信息，還是需要做好紙質檔案的規整收錄，作為輔助之用，使用信息化檔案系統的方便性的同時，也要考慮檔案信息的權威性。

5 結束語

綜上所述，檔案管理有其重要性，基層鄉鎮檔案管理部門應該正確看待這一點，端正認知，完善制度，做好培訓事宜，逐步提升檔案管理工作的高效性，同時，也要看到信息化檔案建設的優勢所在，根據實際情況決定信息化檔案和紙質檔案的比例，最好兩者齊備，相輔相成，充分做好檔案管理工作，挖掘檔案價值，為鄉鎮提供寶貴的經驗。

參考文獻

[1]劉亞蓮.談如何做好基層鄉鎮檔案管理工作[J].農家參謀，2019，619（10）：251.

[2]王萍.論如何做好基層鄉鎮檔案管理工作[J].辦公室業務，2018.

[3]朱麗娟.談如何做好基層鄉鎮檔案管理工作[J].中國管理信息化，2016，v.19;No.325（07）：209-210.

[4]付海濤.淺析如何做好基層鄉鎮檔案管理工作[J].辦公室業務，2018.