芻議事業單位辦公室檔案日常管理與利用

房德強

摘 要：事業單位辦公室檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，隨著行政事業單位的改革深入，如何提升其辦公室檔案管理工作效率是事業單位管理工作改革的重中之重。提高事業單位辦公室檔案管理工作，一方面可以提高行政事業單位日常文書工作效率，另一方面可以推動行政事業單位改革的不斷深入和完善，推動行政事業單位新風貌的建設。在此，僅以本文和大家淺談下應如何提升事業單位的辦公室檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位;辦公室檔案管理;優化利用策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.034

辦公室檔案管理是行政事業單位穩健發展的重要基礎，提高其管理規范性不僅是行政事業單位改革所需，同樣也是事業單位科學運行發展的所趨，對此我們應結合事業單位的檔案管理現狀，不斷完善相關管理標準、提升服務質量，推動事業單位辦公室檔案現代化管理的進程。

1 現階段行政事業單位辦公室檔案管理的不足之處

結合現階段行政事業單位辦公室檔案管理現狀來看，主要存在以下幾點不足之處，具體如下：第一、辦公室檔案管理缺乏系統科學的管理辦法。科學系統的辦公室檔案管理辦法具體表現為行政單位在公文發放、制度頒發、立卷歸檔等環節要嚴格按照行政單位的辦公室管理制度進行，一方面要規范辦公室檔案管理工作的準則，避免因公文相似、重復無序的管理現象給規范辦公室檔案工作造成困難，另一方面要實現行政單位辦公室檔案管理的高效性，加快行政單位辦公室檔案管理的現代化建設進程。但結合現階段行政單位辦公室檔案管理的現狀來看，缺乏科學系統的檔案管理辦法，例如公文發放標準不清晰、立卷歸檔系統混亂，不能滿足辦公室管理人員的調檔使用等;第二、缺乏健全的辦公室檔案管理制度。行政事業單位是我國政府的職能機構代表之一，應堅持國家的立法規則和相關條例，健全辦公室檔案管理制度，從管理人員工作規范、管理工作科學等角度進行切入，不斷完善辦公室檔案管理制度，使得檔案室管理工作有法可依、依法治檔。健全辦公室檔案管理制度是行政事業單位穩健發展的前提，但很多單位因缺乏

健全的辦公室檔案管理制度，所以辦公管理中存在一定的難題，例如各部門之間檔案資料使用協調不周、檔案資料等丟失、缺失等;第三、檔案管理人員的管理技能有待提升。檔案管理人員是辦公室檔案管理工作的主要負責者和執行者，對此應堅持行政事業單位的改革目標和管理準則，靈活進行檔案管理工作，在不斷提升自我管理技能的同時，提高管理服務質量和水準。但現實中，檔案管理人員的工作技能和管理技能還有待提升，例如重復冗余的辦公室檔案工作、歸檔不注重檔案資料的等級、檔案管理保存工作不當等;第四、檔案管理設備及設施的滯后性。推進現代化辦公室檔案管理工作進程是檔案管理工作的主要發展方向，隨著現代化科技的進步，我們在優化行政事業單位辦公室檔案管理工作的同時應加強對現代化管理辦公設備設施的引進，提高管理工作的效率，但很多事業單位因檔案管理工作模式的落后，所以在智能化檔案管理設備設施上也亟待更新。

2 如何優化行政事業單位辦公室檔案管理工作

2.1 建立健全檔案管理制度

健全檔案管理制度是行政事業單位檔案管理工作優化的基礎前提，對此我們可從以下幾點進行：第一、結合行政事業單位檔案管理工作實際需要，建立健全檔案管理制度，使其具備合理性、科學性、規范性的基本性能。檔案管理制度必須結合各單位的實際工作需求進行展開，從管理技能、設備設施、服務質量等角度進行切入，以優化工作、提高效率為基礎進行制度健全完善，而不是將其流于形式化;第二、建立健全檔案管理規章制度必須要滿足可操作性原則，以方便實用、簡單易行為前提，為管理者和使用者進行檔案管理使用規范指導。規章制度主要作用是發揮其指導約束作用，提高人們的管理意識和使用認知，從而全面提升檔案管理工作的效率，因此我們在建立健全檔案管理制度時候要參照可操作性的原則，講求方便實用;第三、堅持制度管理和制度考核并重同行。堅持制度管理和制度考核并重同行即是要堅持制度約束的地位平等性，一方面要用制度去約束檔案使用者，另一方面要用制度約束檔案管理者，同時將制度執行納入員工的績效考核范疇，檔案部門要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

2.2 出臺系統科學的檔案管理辦法

科學系統的檔案管理辦法是行政事業單位檔案管理工作有序運行的重要保障，對此我們可從以下幾點進行：第一、依法治檔。隨著行政事業單位的不斷改革，《辦公室檔案法》應運而生，對此我們應結合行政事業單位的管理進程和現狀，以國家政體單位改革為方向，充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規和相關管理部門，做到靈活檔案管理;第二、規范公文的頒發、存檔。公文的頒發、存檔簡稱為制發公文，是規范辦公室檔案管理工作的重要內容之一，因此我們應采取科學有效的管理方法，對制定與發布公文進行規范，例如采取統一的發文標準、提升實際操作中的辦公室檔案質量、嚴格遵照國家及相關單位部門的規定，按照統一排版模式進行發布和建冊保存等。同時要對公文制發的簽發手續、審核權限、等進行校對和規范管理，方便管理人員和使用人員進行檔案信息檢索;第三、規范立卷歸檔。結合國家對文書處理的實操準則，再結合單位的現代化管理進程和檔案管理工作需求，對立卷歸檔進行規范管理一方面可以提升檔案管理的工作效率，另一方面可以便于檔案的查詢和使用。首先我們要嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，對檔案進行定期查存和信息校對。其次，我們要對檔案進行定期的分類、銷毀等，但需注意的是要正確掌握立卷歸檔文件的時間，有序進行立卷歸檔;第四、規范進行檔案保存，保證案卷質量和安全性能。例如要嚴格按照檔案管理制度進行檔案的保存，采取電子檔案和紙質檔案同時在冊的方法，對檔案的信息和數據等進行保密，保證檔案的安全性能。同時，按照國家有關規定建造檔案保存功能區，做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，并派遣專人負責。最后與檔案管理相關人員簽署保密協議，要求大家要履行職責義務，嚴守國家檔案信息。

2.3 推進檔案管理現代化進程

推進檔案管理現代化進程是檔案管理工作優化的發展所趨，具體我們可從以下兩點進行：第一、推進檔案智能化管理。隨著計算機技術的普及，檔案管理工作應向智能化管理邁進，實行信息化管理，一方面信息化檔案管理可以科學開發檔案資源，提高檔案管理的工作效率，另一方面可以滿足檔案使用者對智能查詢的需求。首先，各級事業單位的檔案部門要準確、及時地傳遞信息，保證檔案信息的時效性;其次，檔案管理部門要引進計算機、掃描儀等智能設備，實現檔案電子化、數字化;最后要充合理利用網絡，實現檔案數據資源庫的建立;第二、提高管理人員的管理技能和服務水平。檔案管理人員作為檔案管理工作的主要執行者，應不斷提升自身的管理技能，例如計算機使用技能，同時要轉變自己的檔案管理服務觀念，堅持優質服務、高效服務。

3 結束語

行政事業單位是我國政府職能機構之一，隨著行政事業單位的不斷改革，如何提升辦公室檔案管理工作效率儼然成為其管理工作的重點內容，但結合實際來看，行政單位的辦公室檔案管理還存在一定不足，為此我們應運用有效的方法，加以管理工作創新。首先，我們應建立健全檔案管理制度;其次，出臺系統科學的檔案管理辦法;最后，推進檔案管理現代化進程。

參考文獻

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