醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

白云龍

摘 要：若想要促進醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作的開展和延續(xù)，就需要明確辦公室文書檔案在醫(yī)院管理工作中的重要作用。文書檔案不僅能夠及時的反映出目前醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，還能夠清楚的了解醫(yī)院的發(fā)展歷程。本文主要是分析了目前醫(yī)院辦公室文書檔案的狀況和存在的缺陷，從管理制度、管理人員的專業(yè)素質(zhì)、信息化建設(shè)等方面出發(fā)，提出了提高文書檔案工作的可行的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室文書;檔案管理;缺陷;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.051

隨著現(xiàn)代化進程的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的挑戰(zhàn)也不斷的增多。文書檔案作為醫(yī)院檔案中不可或缺的成分，能夠推動醫(yī)院的各項醫(yī)療工作的開展。作為醫(yī)生檔案管理的重要組成部分，有效的文書檔案管理能夠為醫(yī)院的發(fā)展帶來一定效益，并在激烈的市場競爭中脫穎而出。因此，提高文書檔案管理工作的地位，促使文書檔案管理工作朝著更為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的方向前進，為新時代下的醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保障。

1 目前醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理存在的缺陷

1.1 缺乏完善的文書檔案管理制度

現(xiàn)今大部分醫(yī)院缺少完善的文書檔案的管理制度，文書檔案的收集整理和分類保管工作難以順利開展。為減少不必要的麻煩，醫(yī)院辦公室文書會以最快的方式來收集檔案，重要的文書檔案遺漏次數(shù)不斷增加，在整理相關(guān)的資料時一些辦公室文書未能依據(jù)規(guī)范的分類整理的方式對資料進行整理，檔案文書的保管工作難以順利進行，相關(guān)人員查閱資料時耗費的時間和精力較大[1]。

1.2 檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高

大部分醫(yī)院管理者僅將醫(yī)療人才作為促進醫(yī)院發(fā)展的重要手段，因此在招聘檔案管理人員時并未將被招聘者的專業(yè)能力放到首位，導(dǎo)致檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高。首先，某些辦公室文書處理人員為兼職檔案員，對于文書檔案的相關(guān)的知識掌握的較少，處理公文時的操作也不夠規(guī)范，收集的文件完整度不高。其次，辦公室公文處理人員的分工過于明確，每個人有自己專門負(fù)責(zé)收集、處理、保管的數(shù)據(jù)，為減少自身的工作量，各人員間很少溝通交流，因此個人所接觸的文書種類有限，責(zé)任感也較差。最后，醫(yī)院綜合檔案室的專職檔案人員的配備不足，大多數(shù)為實習(xí)人員，全職的人員較少，雖然檔案數(shù)量過多的時候會從其他部門調(diào)過來幫忙，但此類人員很少接觸檔案專業(yè)的相關(guān)知識，不太熟悉文書檔案管理的步驟和重難點，只能做輔導(dǎo)性的工作。加上檔案數(shù)量較多且檔案管理所涉及的步驟比較復(fù)雜，檔案工作的質(zhì)量很難提高。

1.3 文書檔案管理工作不被重視

隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，市場化經(jīng)營下的醫(yī)院的工作人員普遍將業(yè)務(wù)效益看成是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵要素，缺乏重視檔案管理工作的意識。因此在實際的工作中，文書檔案管理工作的進展非常不順。此外，醫(yī)院的管理人員甚至認(rèn)為文書檔案管理工作的意義不大，工作內(nèi)容較為繁瑣，不存在含金量，即使檔案文書被收集、整理、保存了但是被調(diào)用的次數(shù)卻少之又少。正是在此類不當(dāng)思想的引導(dǎo)下，文書檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)越來越多，工作的質(zhì)量也長期無法提高。檔案缺少和混亂的現(xiàn)象層出不窮。

1.4 信息化的檔案管理模式發(fā)展緩慢

上文中提到大部門的醫(yī)院管理人員忽視了文書檔案管理的重要性，醫(yī)院的資金大多投入到醫(yī)療設(shè)備中，文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配備和配置不再財政部門的考慮范圍內(nèi)。數(shù)據(jù)掃描的設(shè)備不齊全、設(shè)備配置設(shè)施落后[2]。據(jù)相關(guān)研究可知，某些醫(yī)院雖然在電腦中安裝了檔案管理的軟件，但是電腦的性能卻非常不好，由于使用的時間較長且長期不能更新，因此電腦的處理器運行緩慢，在數(shù)據(jù)處理的時候電腦很卡、容易死機，此外，由于缺少信息安全防護的設(shè)備，導(dǎo)致檔案的信息受到病毒的入侵，信息的容易被盜取和破壞。導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理工作不能夠順利的完成。醫(yī)院檔案工作的效率也難以提高。

2 做好醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的具體策略

2.1 建立完善的文書檔案管理制度

為保證文書檔案管理工作的質(zhì)量和效益，醫(yī)院綜合檔案處的管理人員需要依舊國家相關(guān)的法律法規(guī)制定出與文書檔案管理有關(guān)的制度，提高管理人員的工資待遇，確保文書檔案管理的流程更具規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。建立完善的規(guī)章制度，不僅能夠全面了解檔案管理人員的實際工作情況，還能夠增強他們的責(zé)任感，讓他們意識到檔案管理工作的重要性，督促他們在檔案管理的各個環(huán)節(jié)認(rèn)真的做好數(shù)據(jù)的收集、分類整理、保存等工作，為日后查閱資料做好鋪墊。若文書檔案管理制度中的獎懲力度較大，檔案管理人員的工作熱情也會提高許多，工作態(tài)度也會更加的實施其實。整個部門的績效也會呈現(xiàn)螺旋上升的趨勢。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

高素質(zhì)的檔案管理人員的推動檔案管理可持續(xù)發(fā)展關(guān)鍵。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員可從以下幾個方面思考。目前醫(yī)院文書檔案管理的工作正朝著信息化建設(shè)的方向不斷前進，需要引起高素質(zhì)的信息化檔案人才。高素質(zhì)的信息化檔案人才不僅要熟練的掌握文書檔案相關(guān)的理論知識，還要具備相應(yīng)的信息技術(shù)和信息安全防護相關(guān)的知識。因此，醫(yī)院可根據(jù)需求在高校中選拔一些專業(yè)技能較強的人才，醫(yī)院還要做好崗前培訓(xùn)的工作，全面提高檔案工作人員的工作能力和積極性，為檔案工作提供豐富的文件基礎(chǔ)，全面提升醫(yī)院檔案管理工作的水平[3]。

2.3 將信息化建設(shè)引領(lǐng)文書檔案管理工作

為順應(yīng)信息化時代下的發(fā)展要求，當(dāng)前文書檔案工作的開展需要以信息化建設(shè)作為重要手段不斷的更新設(shè)備和設(shè)置，將新進的電子設(shè)備和性能強的設(shè)置引入到文書檔案的制作中，豐富文書檔案的表現(xiàn)形式。由于設(shè)備和設(shè)置所耗費的資金較多，因此醫(yī)院需要對檔案管理工作投入一定的資金。首先，需要購買電腦、高速掃描機、光盤刻錄機等設(shè)備并將其引入到檔案管理工作中。其次，為保證檔案信息的安全性，醫(yī)院需要購買檔案信息化所需的防護軟件并相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，確保檔案的信息不被盜取、損壞。最后，檔案的庫房也需要升級，并定期的安排人員在文書檔案庫房中排查安全隱患并做好防火防盜防潮等工作。

3 結(jié)語

作為文件工作的重要組成部分，檔案工作的基礎(chǔ)是文書工作。在醫(yī)院發(fā)展的進程中，文書檔案工作就像一臺無聲的攝影機，記錄了醫(yī)院各個時期的發(fā)展?fàn)顩r。因此檔案管理工作的開展能夠為醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展和建設(shè)提供了相應(yīng)的保證。若想要提高文書檔案工作的利用價值，就需要規(guī)范文書檔案的管理工作，完善檔案管理的相關(guān)制度，促進各部門間的溝通互動，提高醫(yī)院文書檔案工作在醫(yī)院管理中的地位。

參考文獻

[1]武潔.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：126.

[2]耿瑛，閻小娟.淺談醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策[J].數(shù)字通信世界，2019（05）：233+273.

[3]黎秀雯.醫(yī)院文書檔案管理存在問題與解決對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：33-34.