淺談醫(yī)院加強檔案管理的重要性

摘 要：隨著社會的不斷進步和人民群眾生活水平的不斷提高，基本醫(yī)療保障體系的不斷完善，醫(yī)療作為人民群眾生命安全的保障，在提升全民健康和生活品質(zhì)方面起著重要的作用，醫(yī)院檔案工作的強化管理，將對醫(yī)院提升服務(wù)能力、提高醫(yī)技水平起到至關(guān)重要的作用，本文就淺析加強醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院生產(chǎn)管理的重要性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;標準化;數(shù)字化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.066

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

檔案管理是醫(yī)院加強內(nèi)部管理、提升工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，目前各級醫(yī)院的檔案管理還存在一定的問題，不同程度的會對日常管理和業(yè)務(wù)帶來一些影響。

1.1 檔案管理未實現(xiàn)標準化

2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式頒布，并于2021年1月1日起生效，對檔案管理和使用等明確了新的要求，代表著我國檔案管理順應(yīng)技術(shù)和時代發(fā)展需求，邁向了規(guī)范化、標準化的進程。然而，醫(yī)院對于檔案管理的規(guī)范化、標準化雖然在軟硬件方面增加了一些投入，但尚未達到完全標準化和規(guī)范化，檔案管理方面的建設(shè)還應(yīng)對照標準化管理要求，繼續(xù)加強。

1.2 檔案管理未與新技術(shù)結(jié)合

科技的發(fā)展為檔案采集、保管、存儲、調(diào)閱等工作提供了便利條件，檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)成為當今主要的檔案管理要求，檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)可以從檔案采集、保管帶來極大便利，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對保管環(huán)境要求高、管理人員工作繁重等現(xiàn)象。新技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化和數(shù)字化，將不同種類的諸如圖片、紙張、聲像等檔案載體統(tǒng)一成數(shù)字化的格式進行存儲，不僅能節(jié)省存儲空間，利于保管，更可以根據(jù)需要逐項分類匯總，方便調(diào)閱和查詢。

1.3 檔案管理的重視程度不足

檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院日常經(jīng)營管理的重要部分，多年來，地方醫(yī)院受資金和人才限制，更注重提高醫(yī)技、提升服務(wù)，改善醫(yī)療環(huán)境和條件，為患者提供更便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)上下功夫，對檔案室的建設(shè)、檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化方面重視程度略顯不足，不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的需求。

2 加強醫(yī)院檔案管理的必要性

2.1 完善的檔案管理可以為經(jīng)營生產(chǎn)提供幫助

檔案管理并不是簡單的把一些需要記錄的內(nèi)容分類匯總保存，優(yōu)質(zhì)的檔案管理可以為醫(yī)院的經(jīng)營生產(chǎn)提供幫助。尤其醫(yī)院這種屬于積累型技能的行業(yè)，檔案的開發(fā)和利用顯得尤為重要。醫(yī)院的設(shè)備、病案這些技術(shù)性檔案在對醫(yī)院的生產(chǎn)經(jīng)營活動中可提供的幫助極大，可有效降低設(shè)備使用成本，在遇到疑難病例時，為患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，可借鑒相關(guān)病例的病案資料，極大的降低醫(yī)療風(fēng)險和醫(yī)療成本。

2.2 高效的檔案管理可以降低管理成本

檔案的標準化和數(shù)字化改造提升，可極大降低檔案的管理成本。傳統(tǒng)媒介時代，檔案的載體不一致，存放要求不一致，檔案室最基本的防火、防盜、防水、防鼠要求和大量不同載體檔案的存放需要巨大的空間，對檔案管理帶來諸多不便。數(shù)字化和信息化的檔案管理，可以利用高拍儀、掃描儀、圖文處理系統(tǒng)和必要的管理軟件來實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，有利于提高存儲質(zhì)量、加強備份管理、實現(xiàn)加密分級管理和遠程調(diào)閱。

2.3 檔案的可溯源性可以為管理決策提供依據(jù)

檔案是一定工作范疇內(nèi)的歷史沿革的記載，是真實記錄特定時間內(nèi)發(fā)生的特定事件的有效載體，有效的檔案管理會記錄工作的點點滴滴，包括管理、技能、業(yè)績、物資等等。檔案的有效記載，可以為管理者在決策中還原特定時間段內(nèi)發(fā)生的任何事情，相比工作計劃和總結(jié)，更能反映出戰(zhàn)略部署和戰(zhàn)術(shù)安排，并有效查看到結(jié)果，為管理者在進行內(nèi)部改革、項目引進、人員考核、管理調(diào)度等多方面、多方位的提供決策依據(jù)，更加有效的貫徹執(zhí)行到日常工作中。

3 加強醫(yī)院檔案管理的主要措施

3.1 完善標準化檔案管理的軟硬件設(shè)施

近年來，隨著科技的不斷進步和國家信息化建設(shè)的逐步實施，人工智能、5G技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+的逐步發(fā)展，檔案管理從存儲、匯總、歸檔、調(diào)閱都引入了數(shù)字化和標準化的管理。檔案管理系統(tǒng)的標準化建設(shè)，有利于統(tǒng)一檔案的存儲方式、統(tǒng)一文件格式、便于跨部門、跨級分類。便于傳輸和加密，實現(xiàn)了檔案的分類和層次化管理，并且能極大的壓縮檔案的存放空間，對檔案管理的環(huán)境要求也逐步降低，實現(xiàn)檔案的可視化管理。

3.2 提升檔案管理人員的技能

各公立單位由于工作人員的短缺和歷史問題，檔案管理人員一般都使用本單位一些年齡偏大、一線退下來的人員，不能完全適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。檔案作為一門學(xué)科，是需要有專業(yè)技能、專業(yè)知識的人員去進行統(tǒng)籌和管理。即使利用原有人員進行檔案管理，也需進行深入的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理能力、軟件應(yīng)用技能、充實和完善檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，真正做到檔案管理有序、分類準確、借閱有痕，逐步積累經(jīng)驗，完善和提升檔案管理水平。

3.3 建立完善的檔案管理制度

檔案管理目前已經(jīng)有法可依，各管理部門要充分重視檔案管理的重要性和必要性，在提升內(nèi)部管理完善檔案室標準化和數(shù)字化建設(shè)的同時，對檔案管理要建章立制，明確檔案管理員的管理職責(zé)、分級權(quán)限，尤其對涉密檔案的管理，要有主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批審核，對檔案的存儲、調(diào)用、借閱都要有明確的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理員的行為，并納入績效考核管理范疇，逐步使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

4 結(jié)語

全國范圍內(nèi)的醫(yī)療體制改革正在如火如荼的推進，各級醫(yī)院在改革推進的過程中，要充分重視檔案管理工作的重要性，積極探索檔案管理為醫(yī)院經(jīng)營創(chuàng)收的新路子，逐步積累管理經(jīng)驗和管理水平，充分發(fā)揮檔案為經(jīng)營服務(wù)的重要性，為提升醫(yī)院的醫(yī)技水平和服務(wù)能力做出貢獻。

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作者簡介

周彭（1977-），男，漢族，山西忻州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。