關于企業檔案管理的制度建設研究

摘 要：隨著時代的發展，社會的進步，很多企業都在探索一些現代化的管理制度，確保企業檔案能夠得到有效的管理。檔案管理對于企業的長期發展來說有著重要的作用，它不僅能為企業生產打造優良環境，還可以提升企業發展的效率，實現企業的完美轉型。但是目前檔案管理制度的建設還存在著許多問題，相關人員應該探索制度建設的有效途徑，為了企業后續的發展奠定基礎。基于此，本文首先簡要分析了建立企業檔案管理制度的重要性，隨后分析了企業檔案管理出現的問題，最后從四個方面分析了企業檔案管理制度的建設途徑，以供相關人士參考。

關鍵詞：企業;檔案管理;制度;建設策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.067

對于一個企業的長期發展來說，企業檔案資料的保存是十分重要的，它能夠記錄企業在經營過程中的各類活動，這不僅是一種原始的記錄，更是企業多年所積攢下來的財富。因此有關檔案管理的工作者就應該肩負起身上的職責，確保企業的檔案能夠得到有效管理。在這種情況下，要建立完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作可以朝著健康穩定的方向發展，為企業的運轉保駕護航，實現企業的完美轉型。

1 建立企業檔案管理制度的重要性

企業檔案管理工作與企業是共存的，它要記錄從企業發展的第一天起所經歷的全部內容。因此對于企業來說，建立完善的檔案管理制度是十分重要的。目前隨著時代和社會的迅猛發展，越來越多的企業面臨著更大的壓力與挑戰，在這種錯綜復雜的時代背景下，企業更應該加強對檔案的管理，確保檔案管理工作能夠為企業的生產活動提供有效服務，還可以避免企業在經濟上所發生的糾紛，為維護企業的合法權益作出重要貢獻。在企業改革發展的大潮流中，建立管理制度最為關鍵，當然這也是保證企業檔案管理工作可以蓬勃發展的重要因素。為了能夠使得企業檔案管理工作輔助企業的長期發展，就必須從以下幾個方面做出改變[1]。首先，檔案管理制度必須取得有效的創新，這樣才能夠與企業的組織和生產結構緊密相連，為企業的轉型提供強有力的數據支撐。其次，隨著市場經濟的進步，對檔案管理工作應該有更高的標準，為了檔案管理工作的穩定運行奠定基礎。最后，由于企業制度要相應改革，所以檔案管理工作也要面臨著更大的挑戰，這需要檔案管理工作者不斷的摸索管理工作的新方法，著眼于目前的改革狀態，積極的實現檔案管理制度的創新。

2 企業檔案管理出現的問題

企業的長期穩定發展離不開檔案管理工作的有效支持，但是在目前的管理工作已經逐漸暴露出了許多問題，如果這些問題不能夠被有效解決，將會影響到企業的完美轉型。

首先，檔案管理制度不能夠發揮出重要作用的直接原因，是由于企業的領導和執行檔案管理工作的有關人員不能夠意識到檔案管理的重要性，他們的管理工作對企業發展的重要意義。從領導方面來說，領導們無法真正的意識到管理工作的重要性，而是直接用制度去約束下級，卻不能夠以制度的要求來約束自己。領導都是注重眼前的利益，不能夠貫徹落實檔案管理工作的有關制度，不具備長遠發展的目光，看不到工作能夠為企業帶來的重要影響。從檔案管理人員來講，他們已經形成了一種散漫的狀態，不能夠保持對工作的熱情，由于制度的不完善，管理人員更不會認真的去執行檔案管理的工作[2]。而從另一方面來說，檔案管理部門中出現的問題很大一部分原因是因為檔案管理監督的工作不到位，即使發現了問題，又怕影響到單位的聲譽和自己的人際關系而選擇拒絕曝光，最終使得檔案管理工作漏洞百出。

其次，由于企業內部的管理制度并不健全，而導致檔案管理制度無法實施。很多企業都建立了檔案管理制度，但是卻不能夠有效的配合檔案管理的相應步驟，最終使得檔案管理工作的各項內容都無法得到落實，使得很多文件材料和有關數據無法及時歸檔。很多檔案管理部門都想要執行自己的工作，但是由于企業沒有完善的管理制度，而導致檔案管理部門出現心有余而力不足的狀態，想要提升檔案管理工作的效率可謂是難上加難。

最后，企業中的員工不能夠遵循管理，甚至會進行一些違法操作，這些都阻礙了檔案管理的制度實行。檔案管理部門也制定了很多管理制度，但是卻并未真正意識管理制度是一種機制。在很多情況下會出現制度的制定與實際操作不符的現象，而導致最終檔案管理的環節脫節，無法真正的靠近目標。雖然制定了很多制度，但是都沒有實現制度的約束性，很多員工認為規范管理制度并不是什么大事，只要下次不再犯就可以了，所以讓檔案管理工作的執行受到阻礙[3]。

3 企業檔案管理制度的建設途徑

3.1 建立并完善檔案服務制度

如果想使得企業的檔案管理工作有效實行就必須建立并且完善檔案的服務制度，應該不斷的強化檔案管理工作，豐富檔案管理的每一項內容，企業要為檔案管理工作提供有效的工作環境，明確檔案服務的條件，拓寬服務領域，完善服務機制。企業一定要為檔案的利用與管理明確方向，使得檔案管理工作可以服務于企業的發展運行。

3.2 促使企業檔案管理趨于現代化

當前時代和社會都處于蓬勃發展的狀態，為了使企業能夠跟得上發展的大潮流，有關部門必須明確企業檔案管理工作的特點，豐富科學管理的形式，建立有效的處置機制，不斷的跟隨時代發展的腳步，明確檔案管理工作的意義。針對目前的形式，可以將紙質的檔案實體進行數字化的處理，并且加大對檔案管理的資金投入，提高檔案管理工作的執行效率，加強工作人員的個人素養，使得企業檔案管理工作的各項內容都能夠貼合時代發展的需要[4]。

3.3 加強企業各部門對檔案管理的重視

檔案管理制度不能夠有效執行的主要原因，是因為企業主管部門不能夠意識到檔案管理的重要性。因此企業必須強化工作人員對檔案管理工作的重視，安排專門的人員對檔案進行管理。目前傳統的管理辦法已經不適用于現代化的企業進程，所以必須加強有關管理人員的思想儲備，改變他們的工作觀念，確保管理者可以具備長遠發展的目光，來重視企業的檔案管理工作。在此基礎上還應該樹立良好的生產經營服務理念，拓展班管理的接收以及儲存的渠道，鼓勵有關管理者定期的對檔案管理工作提出意見，一定要確保檔案管理工作透明、公開、高效，保證檔案管理工作能夠對企業的長期發展提供強有力的支撐。

3.4 關注企業管理基礎

想要有效的實行檔案管理制度，就必須首先關注企業的基本管理工作。檔案管理工作可以在生產建設、經營決策、宣傳教育、政治穩定等多個方面發揮出重要作用，所以企業應該在這種情況下規劃發展策略，為檔案管理工作提供有效的實現途徑。

4 結束語

對于企業的長期發展來說，建立檔案管理制度是十分重要的，檔案管理制度的建立能夠為檔案管理工作提供有效的執行途徑，使得檔案管理趨于系統化，標準化。但是目前企業檔案管理制度的建立還存在著許多問題，所以有關人員從建立并完善檔案服務制度、促進企業檔案管理區現代化、加強企業各部門對檔案管理的重視、關注企業管理基礎這四個方面分析了檔案管理制度建立的有效途徑，為企業長期穩定的發展奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]劉冬妮.企事業單位檔案管理工作研究[J].東西南北：教育，2019（8）：136-136.

[2]廖艷婷.基層企事業單位檔案管理存在的問題與解決對策分析[J].企業文化（中旬刊），2019，000（005）：204.

[3]鄭太敏.企事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].現代營銷：經營版，2019，317（05）：151-151.

[4]白紅艷.關于做好企事業單位檔案管理工作的思考[J].中國市場，2018，000（014）：115，117.

作者簡介

范曉娜（1988-），女，漢族，山東高密人，本科，初級助理檔案館員，研究方向：檔案方向。