財(cái)務(wù)共享管理體系探索與實(shí)踐

金英蘭 焦詩元

摘要：本文以電力集團(tuán)下的非電企業(yè)為例，介紹其建設(shè)財(cái)務(wù)共享管理體系的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，通過業(yè)務(wù)流程在線化管理、業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)共享、共享體系建設(shè)等措施，提升了財(cái)務(wù)管理效率，健全了財(cái)務(wù)管理體系，提高了管理支撐能力。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;業(yè)財(cái)融合;信息化

引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是共享服務(wù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，是繼財(cái)務(wù)電算化、ERP后的又一次財(cái)務(wù)變革。財(cái)務(wù)共享中心通過集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)核算流程管理，可以統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控、提高核算效率、降低財(cái)務(wù)成本并提升風(fēng)險(xiǎn)防范水平。本文以電力集團(tuán)下的非電企業(yè)在財(cái)務(wù)共享管理體系建設(shè)的探索為例，分析其主要做法及實(shí)施效果，為相關(guān)企業(yè)展開實(shí)踐提供借鑒。

一、實(shí)施背景

我國經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)、人口紅利消失等宏觀環(huán)境變化及企業(yè)集團(tuán)化經(jīng)營日益突出的管理問題，讓越來越多的企業(yè)集團(tuán)看到了財(cái)務(wù)共享管理在成本、效率、風(fēng)險(xiǎn)和集團(tuán)管控等方面的價(jià)值，并加入以共享服務(wù)為切入點(diǎn)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型行列。

因公司屬于科技創(chuàng)新型企業(yè)，財(cái)務(wù)工作有自身特點(diǎn)。一是以服務(wù)業(yè)收入為主，單個(gè)合同金額小，合同數(shù)量多，以年度為單位呈現(xiàn)較強(qiáng)的周期性和規(guī)律性;二是業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，既有咨詢服務(wù)項(xiàng)目，也有科技成果轉(zhuǎn)化示范工程項(xiàng)目;三是科技研發(fā)投入比例高，承擔(dān)的科研項(xiàng)目多;四是員工出差頻繁，費(fèi)用報(bào)銷數(shù)量大。隨著公司自身業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，早期以核算為主的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式在戰(zhàn)略發(fā)展支撐、核算標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、會(huì)計(jì)信息提供、財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)等方面逐漸難以滿足發(fā)展的需要。

二、主要做法

圍繞財(cái)務(wù)共享化管理水平提升，以財(cái)務(wù)信息化建設(shè)為抓手，公司認(rèn)真落實(shí)、扎實(shí)推進(jìn)，融通業(yè)務(wù)鏈路、打通信息孤島，結(jié)合技術(shù)人員出差頻繁、報(bào)銷業(yè)務(wù)量大、項(xiàng)目數(shù)量多、結(jié)算頻率高等特點(diǎn)，重點(diǎn)在財(cái)務(wù)流程管理的自動(dòng)化、信息共享化方面取得有效進(jìn)展。具體開展工作如下：

（一）業(yè)務(wù)辦理在線化

全面梳理財(cái)務(wù)管理流程，著力推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理功能模塊建設(shè)，結(jié)合財(cái)務(wù)相關(guān)制度規(guī)定，在電科院體系范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全部對(duì)外業(yè)務(wù)的在線化，將財(cái)務(wù)管理體系縱向延伸至每位員工，橫向擴(kuò)展至各下屬單位，為共享化管理提供全面的信息來源。

1.全面梳理管理業(yè)務(wù)流程

對(duì)現(xiàn)行制度、流程、表單、權(quán)限等進(jìn)行全面梳理，并完成業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試、運(yùn)行、優(yōu)化。

2.建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全部對(duì)外業(yè)務(wù)的在線化。從傳統(tǒng)紙質(zhì)填單式辦公方式到業(yè)務(wù)在線化的轉(zhuǎn)變，極大提升了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率，主要體現(xiàn)在：固化管理要求，通過自動(dòng)糾錯(cuò)功能提高了員工信息填報(bào)規(guī)范性、準(zhǔn)確性，如通過電子票據(jù)管理系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別電子發(fā)票重復(fù)打印的情況;實(shí)現(xiàn)了審核批準(zhǔn)環(huán)節(jié)的移動(dòng)化辦公，縮短了財(cái)務(wù)流程辦理時(shí)間;將基礎(chǔ)性工作量分散前移，在質(zhì)量效率大幅提升的同時(shí)顯著降低了財(cái)務(wù)人員合規(guī)性審核的工作量;更重要的是通過業(yè)務(wù)辦理在線化，統(tǒng)一了所有財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入口，形成了較為完備的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為進(jìn)一步做好財(cái)務(wù)分析，發(fā)揮管理支撐作用奠定了基礎(chǔ);實(shí)現(xiàn)對(duì)異地分支機(jī)構(gòu)日常財(cái)務(wù)流程的過程管理，為下一步財(cái)務(wù)共享化建設(shè)創(chuàng)造條件。

（二）業(yè)務(wù)區(qū)塊一體化

在完成業(yè)務(wù)辦理在線化的基礎(chǔ)上，進(jìn)行全流程分解，找出關(guān)鍵連接點(diǎn)，打通數(shù)據(jù)接口，將業(yè)務(wù)流程中涉及的不同業(yè)務(wù)區(qū)塊軟件進(jìn)行聯(lián)通實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全流程一體化功能，以此大幅減少財(cái)務(wù)記賬、網(wǎng)銀支付、發(fā)票開具等基礎(chǔ)重復(fù)性工作并著力提升基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，為共享中心的建立提供高效的信息處理能力。

實(shí)現(xiàn)了OA辦公系統(tǒng)與財(cái)務(wù)記賬軟件一體化、財(cái)務(wù)記賬軟件與網(wǎng)銀支付系統(tǒng)一體化、稅務(wù)發(fā)票系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)一體化、經(jīng)營分析軟件與財(cái)務(wù)記賬軟件一體化。

（三）數(shù)據(jù)信息共享化

深入發(fā)掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值，開發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，建設(shè)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，將其打造為業(yè)財(cái)信息共享交互的中心節(jié)點(diǎn)，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析支撐經(jīng)營決策，助推業(yè)財(cái)融合，使財(cái)務(wù)部門能夠主動(dòng)融入業(yè)務(wù)管理，提升財(cái)務(wù)影響力，為共享中心的建立提供多元的信息反饋手段。

1.職能管理數(shù)據(jù)共享

以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控為核心，橫向打通財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)與各職能管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，通過事前審批關(guān)聯(lián)共享實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審批關(guān)口前移，形成“職能-財(cái)務(wù)”的監(jiān)管防線，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管控能力。主要實(shí)現(xiàn)的功能有：財(cái)務(wù)與人資管理數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)與資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)與綜合管理數(shù)據(jù)共享。

2.業(yè)財(cái)融合數(shù)據(jù)共享

以深化業(yè)財(cái)融合為導(dǎo)向，縱向打通財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)后臺(tái)與業(yè)務(wù)前端有機(jī)地結(jié)合到一起，提升財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐作用。主要實(shí)現(xiàn)的功能有：

（1）財(cái)務(wù)與項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行過程中各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算的實(shí)時(shí)比對(duì)控制，提升預(yù)算執(zhí)行管控能力;財(cái)務(wù)部門在開展收入成本確認(rèn)、資金支付審批過程中可同步查看項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度、采購執(zhí)行進(jìn)度、項(xiàng)目到款等項(xiàng)目業(yè)務(wù)信息，確保財(cái)務(wù)反映真實(shí)業(yè)務(wù)狀態(tài);通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析與共享，業(yè)務(wù)部門可以清晰了解項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況，為開展項(xiàng)目成本控制提供參考依據(jù)。

（2）財(cái)務(wù)與科研管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與科研項(xiàng)目信息相關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)部門在經(jīng)費(fèi)入賬審核過程中可以充分了解科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況、經(jīng)費(fèi)預(yù)算情況、預(yù)計(jì)撥款資金等項(xiàng)目信息;科研管理部門以及項(xiàng)目承擔(dān)部門在開展科研經(jīng)費(fèi)歸集審核過程中可同步查看科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)已歸集情況，提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)歸集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

（3）財(cái)務(wù)與預(yù)算管理數(shù)據(jù)共享，在年度預(yù)算的基礎(chǔ)上開發(fā)月度經(jīng)營預(yù)算管理系統(tǒng)，按月開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)預(yù)算管理，通過數(shù)據(jù)共享實(shí)時(shí)反映各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)完成情況，同時(shí)將月度預(yù)算與業(yè)務(wù)辦理審核相關(guān)聯(lián)，嚴(yán)格審核預(yù)算外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，進(jìn)一步提升預(yù)算執(zhí)行過程控制。

（4）財(cái)務(wù)與應(yīng)收賬款管理數(shù)據(jù)共享，通過應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)平臺(tái)，財(cái)務(wù)部門可以及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展情況，建立客戶信用記錄，預(yù)警規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

3.數(shù)據(jù)共享分析支持

依靠財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)共享報(bào)表體系，為經(jīng)營管理提供決策意見;通過管理數(shù)據(jù)分析，查找管理漏洞，分析原因及影響因素、制定對(duì)策，提升管理效能，通過對(duì)業(yè)務(wù)退回原因進(jìn)行分類匯總，分析找出管理的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化建設(shè)，促進(jìn)信息化系統(tǒng)更新升級(jí)。

（四）財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)

開展基于共享化建設(shè)的財(cái)務(wù)管理體系研究，探究適用于共享中心運(yùn)行的財(cái)務(wù)管理新模式，通過重構(gòu)財(cái)務(wù)管理界面，優(yōu)化各級(jí)單位財(cái)務(wù)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)共享中心平穩(wěn)、有效落地運(yùn)行。

1.標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

根據(jù)公司自身特點(diǎn)，進(jìn)行了深入的內(nèi)外部調(diào)研，在對(duì)財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納分析的基礎(chǔ)上，兼顧管理效率和內(nèi)部控制，確立關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)及控制規(guī)范。重新修訂和補(bǔ)充制訂財(cái)務(wù)制度，有效覆蓋預(yù)算管理、資金管理、費(fèi)用管控、會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)工作范圍，在公司全體系內(nèi)建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度體系。

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一有效解決財(cái)務(wù)管理中各單位之間在核算方式、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、處理規(guī)則中不一致的問題，提高了會(huì)計(jì)信息、財(cái)務(wù)報(bào)告的準(zhǔn)確性和完整性，為共享化管理提供了路徑保障。

2.管理機(jī)制建設(shè)

優(yōu)化財(cái)務(wù)管理架構(gòu)，在公司體系內(nèi)建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理機(jī)制，所屬公司全部納入集中核算管理，會(huì)計(jì)核算、資金支付及報(bào)表編制由本部財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理;異地分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員在業(yè)務(wù)上接受公司本部財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一安排和指導(dǎo)，執(zhí)行統(tǒng)一的核算管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。

統(tǒng)籌梳理所屬單位財(cái)務(wù)工作，優(yōu)化財(cái)務(wù)崗位人員配置，實(shí)行體系單位內(nèi)輪崗機(jī)制，打通所屬公司財(cái)務(wù)人員流動(dòng)通道，創(chuàng)新財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)方式，全面提升財(cái)務(wù)人員能力水平。利用信息化提升，將部分人員從核算崗位輪換到管理分析崗位，加強(qiáng)預(yù)算管理、財(cái)務(wù)分析等工作，為決策及生產(chǎn)經(jīng)營工作提供深入全面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支撐，推動(dòng)從核算型財(cái)務(wù)向價(jià)值型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變。

三、實(shí)施效果

（一）提升財(cái)務(wù)管理效率

結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)，分步推進(jìn)財(cái)務(wù)管理各個(gè)模塊信息化建設(shè)，已全面實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷、資金結(jié)算等財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作流程無紙化，并進(jìn)一步將各管理模塊數(shù)據(jù)貫通，基本實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算“三算合一”。通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，顯著提升了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和辦理效率，更適應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理規(guī)模化的需要，為精益化管理提供良好的技術(shù)支撐。

（二）健全財(cái)務(wù)管理體系

推進(jìn)公司財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，建立有效覆蓋財(cái)務(wù)工作范圍的制度體系，為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)管理提供制度環(huán)境，并實(shí)現(xiàn)公司各會(huì)計(jì)主體政策制度、成本標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。統(tǒng)籌財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)，建立適應(yīng)公司發(fā)展的資源共享、集中管控的財(cái)務(wù)管理機(jī)制，提升財(cái)務(wù)管理水平。

（三）提高管理支撐能力

財(cái)務(wù)共享化建設(shè)為業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)搭建了重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、流程基礎(chǔ)與信息技術(shù)基礎(chǔ)，通過業(yè)財(cái)務(wù)融合，財(cái)務(wù)部門能夠深入業(yè)務(wù)前端，主動(dòng)參與經(jīng)營管理，通過深入挖掘、提取、整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，開展多元化的綜合分析，揭示企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的問題，提升事前、事中管控能力，提高資源配置和使用效率，提供有價(jià)值的分析報(bào)告和管理建議，促進(jìn)向戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

結(jié)語

企業(yè)通過融通業(yè)務(wù)鏈路、打通信息孤島，采用信息化手段探究財(cái)務(wù)共享化建設(shè)路徑，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)流程管理的自動(dòng)化、信息共享化方面開展研究，助推財(cái)務(wù)從核算型向價(jià)值型轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，為創(chuàng)建一流財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)奠定良好基礎(chǔ)。

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