檔案管理員工作淺談

王干孝

摘?要：檔案管理質量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質的高低。要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業知識、文化科學知識以及較高政治素質的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規范化、標準化，必須建立健全切合組織實際的檔案管理制度，運用先進手段和現代化管理技術，科學有效地進行檔案管理。本文從檔案管理人員的基本工作出發，探討加案管理工作的一些心得體會，促進檔案管理工作的提升。

關鍵詞：檔案管理;人員素質;心得體會

我是2017年12月到單位做檔案管理員工作的。近幾年來，我在檔案管理這塊沃土上辛勤耕耘，工作有艱辛，但收獲更多的是快樂和自豪。下面把我在工作中感觸頗深的幾點體會寫出來，愿與大家共同分享，共同進步。

檔案管理員，是檔案管理工作的第一責任人，要做一名合格的檔案管理員檔案管理質量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質的高低，除了具備工作所需的忠于職守，嚴明紀律，甘于寂寞，熟悉業務，無私奉獻等必要條件外，還要在工作中擺正自己的位置，看得起自己的工作。

要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業知識、文化科學知識以及較高政治素質的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規范化、標準化，必須建立健全切合組織實際的檔案管理制度，運用先進手段和現代化管理技術，科學有效地進行檔案管理。用好組織賦予管理員的權力，加強檔案管理工作的一些措施與方法，促進組織和社會的和諧發展。具體我就結合我近幾年工作經歷淺談以下幾方面的工作心得：

一是要腿勤。檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

機關后勤部門更是檔案材料流通的重點部門，檔案材料不但種類繁多，而且數量龐大，并且大部分是需要借閱或者永久保存的重要的檔案材料。如果收集不全，不能及時歸檔，將會給本單位的工作秩序帶來諸多不便。為了收集齊這些檔案材料，我隨時挨個部門收集，一趟不行就兩趟，兩趟不行就三趟，直到檔案歸檔集齊為止。在收集檔案的過程中，多數部門負責人是積極配合的，但也有極個別部門負責人的檔案管理意識差，為了自己利用方便，在上交檔案材料上，避重就輕，把重要的檔案材料留下來，針對這樣的情況，我會耐心的跟他們溝通，實在溝通不了的，就及時向上匯報，共同想辦法。

二是嘴勤。檔案管理人員應該具備各類專業工作人員必須具備的基本政治素質，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規和方針政策，熟悉針對本行業制定的各種規章制度和業務規定，按照這些規章制度和業務規定進行檔案管理。在收集檔案材料的過程中，凡是檔案材料不完整的，都是隨時與部門負責人進行溝通，要他們及時補齊或找到相關材料，多督促勤交流，直到交齊一份完整的檔案材料為止。

三是手勤。檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發過程中必須要解決好規范化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質量。文件的制發必須做好以下幾項工作：

（1）文件格式要規范、文種要合理，便于分類歸檔;

（2）文件要素要齊全、內容要完整;

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存;

（4）文件用紙要統一、標準，便于整理。

在平時的工作中，凡是發生在身邊與關檔案管理的有關的事情，都要及時隨手記錄下來，以便為日后檔案歸檔、梳理、銷毀等工作提供準確去向和時間。

四是膽大。立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。用科學發展的眼光，創新組織檔案管理工作。檔案管理人員應具有良好的職業道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，忠于職守。有些領導或部門負責人，由于工作忙或工作調動，把一些重要的檔案材料滯留在手中，作為檔案管理員，就是應該落實我們的工作職責，向這些領導和部門索要檔案并做好歸檔處理。向檔案部門上繳檔案材料，不分職位高低，應一視同仁。

五是心細。在推進檔案工作規范化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。檔案管理的根本目的在于檔案利用。只有全力做好檔案管理工作，才能為單位的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

結合以上幾點我舉一個小小案例：我們的單位的一名即將準備退休的職工，因以前檔案管理不是很嚴謹也沒有專業的檔案管理人員，在他準備退休前審核檔案時與他的職務職稱產生的出入，這關系到退休后的工資待遇問題。我發揮了以上幾點，腿勤：跑人社局相關部門查找原始資料。嘴勤：咨詢比他晚進單位的同事、工作人員。心細：仔細地查閱人社局檔案，認真梳理，把遺漏的信息補齊。完善了他的檔案后，征求本人意見，請示領導確認。最后誤會解除，使他滿意的辦理了退休手續，領到了退休金。這件事對我觸動很大。對于一個檔案管事員，只要有熱心，才能熱愛本職工作，才能善待每一位查閱者。

幾年來，我在整理檔案的過程，將檔案材料中存在的問題一一做了記錄，進一步把檔案管理進行了規范。由于我出色的工作，為單位的檔案查閱節省了時間，受到領導的多次表揚，我將以此為動力，繼續做好檔案管理員的工作，為書寫我的檔案工作更加輝煌的篇章做出自己的貢獻。