企業管理與行政文秘工作的綜合作用研究

魏秋雨

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟南 250000）

目前，企業在謀求發展的同時紛紛進行改革，建立起了現代化的企業制度，對企業提出了更高要求。而行政文秘作為企業中的復合型人才，在市場經濟下隨著對企業的要求提高，對行政文秘的要求也越來越高，行政文秘在企業發展中發揮著重要職能。在現代化企業管理下，要求企業廣大的文秘工作者不斷學習、勇于克服困難、切實轉變職能、不斷創新工作機制，在企業的管理中發揮橋梁和紐帶的作用，推動企業的不斷發展。

一、行政文秘在企業管理的特點

文秘在現代社會中有著多種指代，作為職業，文秘是指從事文書與秘書事務職責的工作崗位；作為具體的工作人員，文秘是指專業從事文字書寫與日常事務接待的文職工作人員。文秘的特點有著諸多的表現，其特點主要有：一是職業性。文秘體現出了很強的職業性特點，尤其是非常專業的文書與秘書職業性，這是文秘的特點之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書寫能力，而且還需要具備良好的口語表達能力、交際能力等，體現出了文秘能力要求的多樣性特點。三是公共性。文秘開展的工作多從企業的整體角度開展，包括公關工作、企業各部門之間的協調工作、企業對外事務的處理、日常接待以及企業內部上情下達、下情上報等信息傳遞和處理工作，這些工作都具有很強的公共色彩，體現出了文秘公共性的特點。

二、企業管理與行政文秘工作的綜合作用

（一）轉變思想，更新觀念

1.服務觀念。傳統的服務觀念是為領導服務，現在要做好為上級服務、為平級服務、為下級服務。行政文秘在工作中要具有高度的責任感，在求實和創新的基礎上做好自己的本職工作，為滿足各部門和領導的需要所服務，并贏得領導的認可。在實際工作中，轉變自身職能，提高自身的素質不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期自我完善的過程。行政文秘工作的本質是服務，行政文秘工作擔負的所有工作都是服務性質的工作，主要是為了給上級提供服務協助，同時也會間接地為平級和下級所服務，所以行政文秘人員要充分認識到自身的工作職責，建立服務意識，轉變自身服務觀念，認真踏實負責。

2.學習觀念?，F代化的企業制度在滿足經濟市場發展需要時不斷變化，而行政文秘在企業管理中要不斷學習，擔負起企業現代化管理的責任，努力學習各種知識，掌握信息資料。此外，行政文秘在企業尋求生存發展的同時，也要根據經濟市場發展的需求，為現代化企業的發展提供決策建議，切實做好領導的助手，在學習的同時掌握市場的發展動態，在創建暢通的信息流的同時，為企業的決策提供科學依據。

3.創新與參與觀念。行政文秘在熟知辦公程序、規章制度的同時，要不斷在堅持崗位職責的基礎上充實自己的創新觀念，在企業改革的基礎上，對企業的發展狀況在不同的環境、政策背景以及新時期下進行深入分析，切實為企業的發展服務。在工作中，提升自己的政治敏感度，在探尋知識信息的同時，創新思維方式，在領導決策的基礎上積極參與決策，做好領導的參謀助手，為領導提供最優質的服務。

（二）發揮好參謀作用，為企業出謀劃策

在市場經濟全球化的大背景下，企業面臨著重大的發展機遇，同時也存在嚴峻的挑戰，面對復雜多變的經營環境，使企業生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性，使領導決策變得更加復雜和困難。企業的秘書作為企業高層管理人員的參謀和助手作用就顯得特別重要。這就要求企業的秘書具有高度的責任心和強烈的事業心，為企業的領導發揮好參謀和助手作用，企業秘書的主要工作要以領導的工作為主，以企業黨政的重大部署、重大行動為主，真正做到和企業的領導同呼吸、共命運，目標相同、思想相同、言語相同、行動相同。企業的秘書要努力學習信息技術，當好領導的信息參謀。經濟的高速發展、信息技術的迅速普及，信息流量的加快，未來的競爭是信息的競爭，誰掌握先進的信息，誰就會在競爭中立于不敗之地，企業的秘書必須掌握先進的信息技術，要把做好信息工作作為領導參謀、協調的基礎和手段，將采集到的各種信息進行分析、收集、處理、加工，提出預案，主動獻計獻策，降低領導決策風險度。要以信息服務為載體，把企業秘書工作提高到一個新水平。

（三）降低工作風險、拓寬工作領域

隨著市場經濟的迅猛發展和改革開放的不斷深入，秘書工作也越來越向著開放型發展，秘書工作的領域也大大的拓寬，不僅要處理企業的內部事務，還要處理好企業的外部事務，對企業內部事務的處理：接人待物、協調工作、各部門的溝通等，使企業的經營按照企業的經營目標按部就班的發展，對外部事務的處理包括：收集和交流信息、呈報經驗材料，反映主要問題，參與經濟與文化交往活動，配合經濟信息發布會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的策劃和籌集工作，以適應工作要求，拓寬工作領域。

（四）不斷學習，適應新的挑戰

企業的秘書要不斷學習，不僅要掌握現代化的知識，使自己的知識結構永遠超前，還應該熟練應用計算機、傳真機、復印機等先進的辦公設備，同時要積極適應電子商務時代的需要，主動了解計算機、網絡技術的發展狀況，將最新技術用于秘書業務，及時準確地把握瞬息萬變的商機，搜集整理信息資料，為領導提供高效服務，適應新時期的新的挑戰。

總之，行政文秘在企業管理中應充分發揮橋梁紐帶的作用，在行政文秘管理能力的培養方面，可以結合文秘的實際情況，開展行政管理知識的培訓，從培訓的角度來實現對文秘行政管理能力的培養，以此來提高文秘的行政管理能力。企業管理和行政文秘工作應充分與信息化等先進技術和手段有機結合，做好決策參謀工作，有效提高管理水平、促進管理效率。