智慧校園建設中的高校檔案館數據治理路徑研究

曹 琳/內蒙古大學檔案館

1 問題提出

隨著大數據時代的來臨，信息化技術的快速發展及國家智慧化校園建設標準的出臺，高校的建設由數字化校園邁入了智慧化校園的建設，校園“一站式”工作方式及思維貫穿到了學校各部門業務領域和服務中，形成了大量高價值的電子文件、照片、聲像等數據資源。這些數據資源在極大豐富了檔案館館藏資源內容的同時，其數據的異構性、多源性的特性也為高校檔案館傳統的數據管理方式帶來了極大的挑戰。

數據治理作為數據管理的核心職能，它能夠將眾多不同來源、不同結構的數據在收集、處理、管理、存儲、利用及共享過程中進行合理規劃、執行和監控，提高數據質量特性，近年來逐漸引起檔案界的關注。2018年，錢毅[1]在《面向智能檔案管理的企業數據治理路徑研究》中提出企業檔案數據的治理路徑，包括開展主題資源建設、提高資源質量、構建保障機制和形成治理文化等；2018年，何玉顏[2]在《檔案部門參與政府大數據治理的路徑研究》中提到檔案部門應加快檔案數據資源收集和融合的工作步伐，主動融入政府數據資源的開放與共享，同時實現檔案數據資源的細顆粒化開發，推進檔案數據資源的智庫化利用，深化與社會各方的合作；2020年，常大偉[3]在《檔案數據治理能力的結構體系與建設路徑》中從完善檔案數據治理的制度框架、健全檔案數據治理的組織架構、創新檔案數據治理的參與機制、優化檔案數據治理的方法體系四個方面，分析了檔案數據治理能力建設的路徑。由此可見，數據治理雖然在檔案界研究剛起步，但從目前研究成果上看，數據治理在檔案界（包括高校）具有著很大的研究價值及發揮空間。

2 高校檔案館數據來源及特點

2.1 高校檔案館數據來源

對于高校檔案館來說，高校內所有可能產生價值的數據均可以成為檔案館數據，其數據來源主要有：第一，館內業務資源的數據，包含館藏紙質檔案的數字化內容數據及元數據，聲像檔案、數碼照片及各類電子檔案內容數據及元數據，管理系統數據及相關元數據等。第二，館外業務資源的數據，包含學校OA辦公形成的各類電子文件及元數據，不同部門業務系統的應當歸檔的電子文件及元數據等。第三，非業務資源的數據，包含記錄各個業務系統數據變化的數據、記錄數據運行狀態的日志數據及元數據等非直接面向業務的動態數據，收集的一些用戶數據、網站數據、app應用數據、微博、微信推廣數據等零散數據。

2.2 高校檔案館數據的特點

第一，數量大及結構復雜。高校檔案館隨著高校智慧化及“雙一流”校園建設的推進，大力提高館藏檔案資源的收集范圍，館藏數據資源收集由原來只接收單一部門的電子文件轉變為收集學校不同部門辦公過程中形成的電子文件及相關元數據，其中包含大量非結構及半結構數據，結合檔案館自身不斷增加的數據資源，檔案館數據的數量及結構的復雜性大幅增加。第二，具有憑證及價值作用。檔案是對高校各個部門行為、活動的歷史記錄，具有著考證、維權、解決各類爭端的價值作用，國家已經從各個層面肯定了檔案數據的價值及憑證作用。第三，質量密度差。檔案館數據來源于不同的系統、軟件、程序，伴隨價值數據的收集，其中有大量重復數據及垃圾數據混合在一起，影響了數據資源整體的質量性。

3 高校檔案館數據管理的現狀及數據治理必要性

第一，高校決策層及檔案管理者對數據管理重視度不夠，各類數據在其整個生命周期（收集、處理、存儲、維護、共享）各個階段缺少相應配套措施及資金，沒有統一標準與規范、使得收集數據冗余且不全面、不準確、不規范。第二，早期各高校缺乏整體的信息化規劃，系統建設大多都是以業務部門驅動的單體架構系統或套裝軟件，各個數據分散在這些架構不統一、開發語言不一致、數據庫多樣化的系統中，甚至還有大量的數據存放在員工的個人電腦中，加大了檔案數據收集難度與數據傳輸過程風險性，同時數據規范性、準確性、完整性等質量特性也難以保證。第三，檔案管理人員能力及責任心缺失，缺乏有效管理機制，沒有嚴格數據進出監控措施；數據隨意堆放，數據庫服務器及信息系統缺乏安全防護措施，出現了數據丟失、隱私外泄，垃圾數據堆積等現象。第四，缺乏數據治理意識，在大范圍收集各類數據時只盲目重視數據“量”而不重視數據的“質”，缺乏數據創新及知識挖掘能力，對不同結構數據仍采用傳統的管理方式，致使很多數據存在無法應用、垃圾數據堆積、數據價值難以發揮等現象。第五，受傳統檔案思維的影響及沒有統一的檔案數據保密及共享級別劃分標準，為了確保數據安全，大多數高校檔案數據資源不采取對外開放及共享，甚至校內共享也無法實現，嚴重阻礙檔案館信息化發展。

由上可見，基于當前高校檔案館數據的特點，目前檔案館數據管理方式致使各類數據質量大幅降低，嚴重影響檔案的利用效率，高質量的數據才能保障檔案數據價值及決策力的發揮，數據的治理工作成為檔案館數據管理過程中非常緊迫及必要的工作。

4 高校檔案館數據治理的路徑

4.1 數據治理思維模式的建立

第一，決策者數據治理思維的培養：隨著高校智慧化校園建設的深入，無紙化辦公成為高校未來發展的主流，大數據成為高校檔案館未來發展主要格局。在這種變革下，高校決策者的數據治理思維的培養成為高校檔案館數據治理實現的首要條件。只有讓決策者了解到國內外數據治理的先進技術及成果，認識到目前高校大數據治理的緊迫性與必要性，才能真正將大數據治理工作責任及任務層層落實到各個部門，協調相關各部門協作共建關系，將配套資金及設施落實到位，最終將檔案館數據治理工作從理論框架落實到實際運作層面上。第二，檔案管理者數據治理思維的培養：高校檔案工作者是檔案資源的直接管理者，檔案數據的管理質量直接決定于他們對于數據管理的態度。為此，除了必要的對檔案管理者灌輸數據治理的重要性外，定期組織、培訓各自員工參加國內外相關會議、進行學術交流、了解其他高校數據治理先進成果，使得他們意識到自身檔案資源數據治理的重要性所在，加強數據管理責任意識，真正將數據管理工作重視起來。

4.2 數據治理主體及客體的確定

在高校檔案館數據治理中為杜絕權責不明，所有數據一鍋端現象，明確由誰來進行及實施數據治理，對哪些數據進行治理是非常重要的。對于高校檔案館來說，數據治理的主體應由決策者、數據管理者及業務部門員工組成，決策者是數據治理工作的總體規劃者、而數據管理者則是數據治理的具體實施者及與其他部門信息溝通、協調者，業務部門員工則是數據治理實施工作的協作者，數據治理對象則是檔案館所有有價值的數據。

4.3 數據治理組織體系的建立

高校檔案館數據治理工作涉及高校各個部門，工作復雜，不是一個人、一個組織可以完成的。一套完整的檔案數據治理組織建立也是開展檔案數據治理的基礎環節，設立以檔案館為中心、其他部門輔助的數據治理組織格局，將決策者、檔案管理人員、計算機技術人員及各部門業務人員都作為數據治理工作中不可缺少的角色。設立員工激勵機制，確定每個人員的職責任務，保障每個角色對不同的業務擁有不同的決策能力，即每個角色擁有不同的決策域；協調各個部門業務協作工作，設立安全風險保障機制，形成規范嚴謹的從上到下數據治理組織[4]體系，對高校檔案數據治理工作的開展起到關鍵作用。

4.4 數據治理過程

檔案館數據治理過程分為前期、中期、后期三個階段進行，前期是規范的標準理論體系的建設，中期是規范不同來源數據的質量管理、信息知識發現及共享，后期是對整體數據的安全維護。

4.4.1 數據治理標準理論體系的建立

第一，數據治理規章制度的設立：高校檔案館應在不違背法律基礎上參照國家及地方政策，從數據標準、數據質量評估、數據權限、數據安全監控、主數據和元數據、數據安全等管理方面制定統一的、適合本校情況的檔案數據治理規章制度、標準及評價辦法，要求檔案數據治理工作每項環節都必須從制度及標準上加以規范與保障，將各類制度、規章、標準貫穿到各項工作的始終，保證檔案數據治理工作順利進行，使得數據治理工作有法可依、有章可循。第二，檔案館數據治理中數據質量標準的設立。高校檔案館應結合檔案實際業務需求，分別從數據采集、數據處理、數據存儲、數據共享與利用幾個階段設立數據質量標準與監控標準，其中包含：通用數據質量標準、統計數據質量標準、元數據質量標準、數據歸檔代碼標準、數據內容校對標準、元數據錄入標準、數據存儲標準[5]等方面，做到事前管理、事中控制和事后分析可控狀態，最大化保證數據質量管理的能力。第三，檔案館數據治理中各部門協同體系的建設。高校檔案數據治理工作涉及高校各個部門及相應管理人員，為此高校檔案館應立足高校實情、統籌考慮檔案數據治理的相關因素，建立自上而下的數據治理執行機制、數據采集機制、多元協同的互動機制，從理念、主體、目標等方面制定各部門協同的實施方案，最大化打破各部門信息之間隔離壁壘，按照“誰產生數據，誰負責管理”的原則，實現以檔案館為中心各業務部門協作管理的數據治理格局。

4.4.2 不同來源數據的質量管理

高校檔案館各類數據來源于不同的工作平臺、軟件、程序，具有著收集難、異構性、重復、不規范等問題。通過建立統一的數據采集、管理平臺（如數據倉庫），將來源于不同系統數據、零散數據通過統一端口、統一規則采集到系統平臺，根據清洗規則與轉換規則，將不合乎標準的各類問題數據進行清洗與轉換，并建立相應數據質量監測報告，將合乎標準數據按照相應主題進行存儲，不合乎標準數據返回源頭修正，實現檔案資源各類數據的質量管理。

4.4.3 數據知識與信息脈絡的發現與共享

對于檔案館來說無論哪種數據，其存在的意義是能夠將數據盤活（分析與挖掘）轉為知識信息，為利用者服務。為此，在數據統一管理平臺嵌入OLAP（分析）及DM（挖掘）技術，根據用戶需求算法對數據平臺中主數據及元數據的內容進行挖掘與分析，反復篩選，最終得出用戶所需的知識點脈絡，通過系統管理平臺BI智能檢索技術及可視化技術在平臺上進行知識脈絡展示與共享，提高檔案數據的利用檢索服務質量。

4.4.4 加入學校信息門戶，加強數據安全防護措施的外圍壁壘

每所高校的網絡與信息中心，承擔著全校的網絡與信息化建設任務，有著雄厚的技術力量。為此，高校檔案館在數據治理過程中除了加強自身數據平臺與業務系統數據的安全防護措施之外，更要融入高校信息化建設中，加入高校信息統一認證門戶，通過高校網絡信息中心統一管理與維護平臺安全，為高校檔案館的數據治理外圍建設牢固壁壘。