檔案服務企業培訓體系的優化和完善

張明波/ 杭州富浙信息技術有限公司

在檔案服務企業人力資源管理過程中，員工培訓工作的科學合理與否，對企業員工素質高低和企業人才質量發揮著決定性的作用。杭州富浙信息技術有限公司（以下簡稱“富浙公司”）是一家專業的檔案服務企業，為提高培訓效率，公司于2018年第四季度對培訓體系建設中存在的問題進行了調查研究，并根據調查結果，對培訓工作進行了優化，取得了較好的效果。2019年，公司培訓經費達到12萬元；舉辦了檔案規范化服務培訓班，獲得職工一致好評；40多人參加了職稱考前培訓，50%職工獲得了崗位培訓證書。

1 企業培訓體系中存在的問題分析

一是重形式、輕管理。為了完成培訓的硬性指標，公司培訓走過場現象突出。首先是培訓意識差，不少項目經理和業務骨干重業績、輕培訓的思想嚴重，甚至認為參加培訓影響工期。其次是有些職工把培訓工作當成休閑活動，上課聽講不認真，應付簽到。再次是培訓把關不嚴，只要參加了培訓，人人都合格，對培訓的過程缺乏有效監管。

二是培訓針對性不強。調查發現，公司培訓內容與實際需求存在較大脫節。首先，培訓內容較為單一。公司培訓大多以檔案學基礎知識、檔案數字化操作、信息安全保密等內容為主，缺少公司發展需要的企業組織與戰略培訓、項目管理培訓等模塊。其次，缺乏針對性。過去的公司培訓，往往將全體職工集中在一起，搞大一統的上課，盡管培訓人數上較為可觀，但效果不佳。第三，缺乏靈活性和生動性。主要以講課和理論灌輸為主，較少運用案例分析、交流討論等方式，職工處于被動角色，缺乏互動。員工雖然從能培訓中獲取一定的技能和本領，卻不能在現實工作中有效運用，在結束培訓后，依然沿用原來的工作方式。培訓并沒有真正提升員工的能力，也沒有為公司創造一定的效益。

2 完善員工培訓體系的對策

2.1 優化培訓組織體系

公司成立了專門的培訓部，由公司副總經理牽頭負責公司職工培訓相關工作。將培訓制度建設、師資庫建設、培訓組織與實施、培訓效果評估、經費管理等職責納入培訓部職責范圍。培訓部還根據公司發展戰略，對2020—2025年培訓規劃進行編制，制定了具體的培訓內容與實施辦法。

2.2 優化培訓內容體系

公司根據發展戰略和員工隊伍現狀，對培訓課程體系進行了優化，建立了分層次的培訓內容體系。一是根據員工垂直職級進行分層。對于基層職工，以操作技能和業務知識培訓為主；對于主管及中層干部，培訓業務知識和管理技能并重；對于中層以上干部，培訓管理、財務、人力資源等課程占到50%以上。二是根據崗位技能進行培訓內容分層。新進職工一律要求取得上崗證；入職一年后對崗位技能進行評定，達到要求并完成相應培訓學習任務的，進行崗位提升；兩至三年后可以晉升高級崗位。三是加強關鍵崗位的培訓內容建設。關鍵崗位主要包括高級管理、涉密和業務運作等部門和崗位，具有特殊性，公司為此制定了區別化的培訓內容，學習要求更高，培訓內容更多，培訓投入達到普通崗位的3倍以上。

2.3 優化培訓方式

針對培訓方式單一的問題，公司對培訓方式進行了大膽優化。一是改變以往滿堂灌的方式。對于檔案數字化培訓，采用基本知識講授+實操考核的方式，以促進培訓效果的轉化。對于修裱業務，采用學徒制方式，一個師傅帶三個學徒，給師傅相應的培訓補貼，合格學徒一年內業績中5%獎勵給師傅。在技能培訓和檔案學知識培訓中，引入小組討論、職工分享、案例分析、專家輔導等方式。在經營管理培訓中，引入了拓展訓練、團隊建設、游戲互動等方式。二是適當采用網絡培訓模式。檔案管理崗位培訓、繼續教育等依靠浙江省檔案網絡教學平臺，實現了全員覆蓋。三是采用學時制管理。要求基層職工每年完成60個學時，主管及中層干部每年完成90個專業學時。將內部培訓、專業機構培訓、檔案學歷教育等納入學時管理。

2.4 優化培訓的實施

首先，構建完善的內部組織保障。公司人事部與其他職能部門全力支持員工培訓工作，建立了月度培訓座談制度，設計了內部講師榮譽榜，定期對培訓優秀學員進行評選，對培訓考核優秀的部門，設置了流動紅旗，這些措施激發了職工培訓的熱情。其次，加強對培訓各個環節的管理。運用OA、釘釘等對培訓進行考核督查，采用課堂考試、業績對比、上級評價等方式，定期評估培訓的效果，并兌現獎罰。對培訓老師進行測評，以改進培訓效果。加強對培訓檔案的管理，培訓數據同步納入辦公系統，便于高層掌握職工培訓狀況。再次，加強對公司外部培訓的管理。對于參加專業機構培訓的，根據崗位需要進行審批，鼓勵職工參與職稱考試，報銷考試與培訓費用。