我省檔案服務外包的發展現狀與對策

謝軍偉/杭州中大檔案管理咨詢有限公司

隨著國家及省檔案主管部門相關檔案管理規范的制定和頒布實施，以及各領域檔案服務外包項目的開發和建設，我省檔案服務外包推廣發展至今已有20多年，在此期間，檔案外包服務單位經過了企業轉型、業務拓展和多元分化的發展歷程。

1 我省檔案服務外包的現狀

1.1 檔案外包服務企業的特點

我省檔案服務外包企業數量眾多，但大多屬于技術含量較低、勞動強度大的類型，“科技密集型”、綜合實力較強的企業較少，致使許多檔案服務發包因投標人數不足而流標，而較小的檔案中介服務企業又因專業能力有限、業務人員不足等原因不能滿足發包人的需求。我省檔案服務外包還有很大的市場空缺，尤其是中高端的綜合性檔案外包服務企業，更是供不應求。

1.2 檔案外包服務的內容

許多檔案服務外包發包方因人員、資金、時間等原因而選擇檔案整理歸檔、復制、數字化加工等服務項目，至于檔案全過程管理咨詢、開發利用等服務期長、耗費資金大的服務項目卻不易被接受，檔案服務外包的廣度和深度還存在著很大的局限性。在一些企事業單位，許多期滿檔案依舊存放在檔案庫房中，占用大量的庫存空間，由于種種原因，有關檔案鑒定和銷毀的外包服務卻未能開展。

1.3 檔案外包服務人才狀況

目前，檔案專業人才特別是中、高級人才大都集中在各企事業單位，而從事檔案外包服務的專業人才占比更少，尤其是涉及科技檔案之類既有專業知識、又懂檔案業務的人才數量更是少之又少。一些檔案服務企業采用按件計量的方式計算工資，也使許多檔案工作者為了提高收入而把精力放在機械式的操作上，而沒有時間和精力去提升綜合業務素質，這也限制了高層次檔案人才的產生。

2 我省檔案外包服務發展的對策

2.1 規范檔案服務外包企業的發展

目前，關于檔案服務外包企業的資質等級暫未評定，檔案服務和檔案產品的市場信息參考價還不健全，致使檔案服務發包方招標控制價沒有明確的參考依據，只能參照類似項目的收費標準。而部分檔案服務企業為了爭取服務項目，以較低報價以求中標，這勢必會擾亂市場價格，降低檔案服務質量。另外，檔案服務監理還未推廣，很難對服務單位的服務質量給予準確的評定和有效的監督。在當前的形勢下，實行檔案服務外包企業的資質等級評定，完善檔案服務及產品和市場信息參考價，推廣檔案服務監理，是規范我省檔案服務外包行之有效的措施，也是廣大檔案服務發包人的迫切需求。

2.2 加強檔案外包服務人才隊伍的建設

檔案服務外包企業的盈利和服務質量的提高，至關重要的一個因素就是檔案專業人才。目前，許多檔案服務外包人員的業務知識還停留在理論的層面，并未實地操作過。如果在單位官方門戶網站或公共學習平臺上創建“檔案工作現場實操視頻”模塊，就能使檔案工作者更形象、深入地學習業務技能。還要適當提高檔案服務外包人才應有的待遇，表彰在檔案工作方面有突出有貢獻的人，進行物質上和精神上的激勵。這樣，在吸引新進人才的同時，又可以減少現有人才的流失。

2.3 完善檔案外包服務的技術設備

目前，市場上的檔案設備和技術產品的種類有很多，功能、質量、價格和售后服務也參差不齊。一臺好的檔案設備或一款好的檔案軟件可以大大提高檔案工作的效率和質量，而研究開發檔案設備和技術產品則需要大量的資金和技術支撐，這使得一般的檔案技術開發企業望而卻步。如果有關部門牽頭組織研究開發先進的檔案設備和技術產品并推廣利用，形成規范統一的“模具”，生產規格統一的“產品”，比如一套數字化加工設備，掃描后自動糾偏、裁邊、調整字節大小、清晰度等，達到數字化規范的要求，那么勢必提高檔案外包服務的質量，利于“大數據的融合”，促進檔案事業的發展。

2.4 加強檔案服務外包的監管

檔案服務外包管理體系一般按照 PDCA（計劃—執行—檢查—改進）循環的模式進行，由檔案服務外包單位根據服務對象和發包方的需求制定檔案服務計劃方案，經檔案服務監理單位審核、發包方備案后實施，在實施的過程中及時向發包方和監理匯報工作情況并接受監督檢查，不斷改進并完善以實現服務目標。目前檔案服務外包在監督檢查方面主要體現在對發包方的監管和檔案行政主管部門的監督抽查及驗收，而檔案服務第三方監理機構未能全面推廣和有效介入，不利于檔案外包服務的改進和服務質量的提高。所以，第三方監理的監管是檔案服務外包中不可或缺的一個重要組成部分。