電子檔案在學校檔案管理中的應用

于鵬

（山東省單縣第一中學，山東 菏澤 274300）

在學校教育教學活動中會形成大量的檔案資料，主要包括科學研究、基礎建設、招生教學、黨政管理以及對外交流等。在信息化背景下，學校檔案管理工作面臨著越來越多的挑戰與考驗，應該順應時代發展形勢，做好電子檔案管理工作。只有學校重視電子檔案管理工作，增加支持與投入，才能保證所有檔案的齊全性與真實性，為學校各項工作的順利開展提供可靠依據。

一、電子檔案在學校檔案管理中的優勢

在信息化時代下，學校檔案管理中越來越注重對電子檔案的應用，其具備的優勢包括以下幾點：第一，歸檔更加便捷與高效。電子檔案管理中以信息技術為基礎，改變了紙質檔案管理過于繁瑣的情況，便于快速完成檔案信息收集、分類、存儲以及利用等工作。學校在電子檔案管理中，減少了人力投入，也保證了檔案的完整性與齊全性。第二，檔案資源共享更加快速。學校采取電子檔案管理模式，能夠將信息技術的作用體現出來，有利于檔案的系統管理，達到共享檔案資源的目的，為瀏覽、搜索和閱讀等創造便利。在網絡技術、信息傳輸技術等支持下，有利于高效完成電子檔案的搜索、分類和整理等操作，提升了電子檔案管理工作效率[1]。第三，為學校文件資存儲創造有利條件。電子檔案不同于傳統紙質檔案，能夠在DVD、U盤、移動硬盤和存儲卡等載體中存儲，便于檔案信息的傳輸，同時也減少了檔案存儲所占用的空間，學校能夠節約資源，也為今后利用檔案資料奠定了有利基礎。

二、電子檔案在學校檔案管理中的應用

（一）完善電子檔案管理制度

為了提升學校電子檔案管理效果，應該注重對檔案管理制度進行完善，這要求學校結合《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等要求，與自身發展實際情況結合起來，建立與電子檔案管理相關的規章制度。學校應該將具體的權責確定下來，讓檔案管理人員具備相應權限，能夠明確自身在電子檔案管理工作中需要履行的職責。這樣在學校電子檔案管理中出現問題后也能及時找到責任人，從而有效避免電子檔案管理中發生資料丟失、數據篡改等現象。學校不僅要健全電子檔案管理制度，也要對新增電子檔案類型作出明確定位，保證歸檔的準確性與及時性，這樣學校工作中形成的黨政活動、教學科研等資料才能順利歸檔，保證電子檔案管理工作的質量與效率。

（二）優化電子檔案管理設施

在學校電子檔案管理過程中，也要增加足夠的資金投入，保證各項基礎設施得到優化，為電子檔案管理工作的順利開展打牢基礎。學校在軟件上的投入，需要由專業技術人員對電子檔案管理系統進行完善，及時完成升級工作，確保系統能夠滿足學校電子檔案管理要求。在硬件方面，學校要打造先進的電子檔案管理系統，并加快安全防護措施建設步伐，安裝最新的殺毒軟件與防火墻軟件，通過創設安全的環境，保證電子檔案存儲與使用獲得良好條件。學校在硬件上的投入，需要及時清點已經老化與淘汰的檔案管理設備，并結合電子檔案管理工作要求，盡快將先進硬件設備配置齊全，讓硬件設備可以與系統保持匹配，為學校電子檔案管理的正常進行創造有利條件。

（三）提升電子檔案安全性

分析學校電子檔案管理工作實際情況可知，通過網絡傳遞檔案信息時容易遇到很多安全問題，這需要學校提高對檔案信息安全的重視程度，發揮出技術手段與人為力量的作用，為數據安全提供可靠保障。為了保證電子檔案的安全性，學校應該采取以下措施：第一，計算機軟件必須定期殺毒與更新，做好維護工作，并及時更換網絡服務器，避免長時間使用一個網絡服務器對數據進行傳輸。學校要注意招聘專業的網絡安全人員，及時對各種年份文件與檔案進行檢查，做好備份工作。學校要將多種技術與管理方式利用起來，讓數據更加安全，避免在電子文件信息傳輸中出現各類風險。

（四）培養電子檔案管理人才

學校要重視培養素質高、能力強的檔案管理人才，為電子檔案管理成效的提升打牢基礎。對此學校領導要關注檔案管理人才培育工作，尤其是在電子檔案管理過程中，要求檔案管理人員擁有豐富理論知識，掌握扎實的業務技能，熟悉電子檔案管理流程與要求[2]。第一，學校在通過高標準招聘專業化檔案管理人才，在考核工作上做到嚴格。第二，為檔案管理人員參與培訓工作創造有利條件，鼓勵檔案管理人員積極外出學習，達到學以致用的目的，為做好電子檔案管理工作打牢基礎。第三，學校也要做好對檔案管理人員的思想教育與道德教育工作，從整體上提升檔案管理人員綜合素質，確保他們端正工作態度，提升自己的責任感。這樣才能督促檔案管理人員認真、細致完成電子檔案管理任務，保證了電子檔案的真實性與完整性，為學校教育教學工作創造有利條件。

三、結語

總之，在大數據時代下，學校檔案管理工作不僅任務重，涉及事項也很多，而通過應用電子檔案管理模式，能夠為檔案管理與利用創造便利。學校要充分認識到電子檔案管理工作的意義，不僅要制定完善的電子檔案管理制度，也要引入新的管理理念與方式，培養一批綜合素質較高的檔案管理人才，為學校電子檔案管理工作的有序開展奠定基礎。