談?wù)劷ㄔO(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化措施

王大鵬

（河北省保定市淶源縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，河北 保定 074300）

一、建設(shè)工程檔案管理的重要性

建設(shè)工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲存價(jià)值。但是隨著工程項(xiàng)目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級批示的文件、招標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容，對工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會中各個(gè)行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個(gè)人的方面來講，檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對社會價(jià)值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。

二、建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

（一）充分了解建設(shè)工程的實(shí)施依據(jù)

就當(dāng)前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴(yán)格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠?yàn)楣こ痰捻樌麑?shí)施提供重要依據(jù)，進(jìn)而使工程在實(shí)施過程中做到有章可循。

（二）建設(shè)工程檔案管理工作的程序化

在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，一般會對相關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實(shí)施相應(yīng)管理，而在具體實(shí)施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系化。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要在實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)做出了調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層。同時(shí)設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實(shí)現(xiàn)了對檔案管理職責(zé)的詳細(xì)劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)也從設(shè)備、電氣儀表以及土建等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)理，在實(shí)際監(jiān)控過程中，一般運(yùn)用巡視、平行檢驗(yàn)以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準(zhǔn)確性得到保證，施工單位需要設(shè)置五個(gè)部門和一個(gè)工作室，五個(gè)部門主要是包括工程部門、物資部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個(gè)工作室主要是指檔案室，在工程實(shí)施的過程中，這幾個(gè)部門需要對工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行監(jiān)測，進(jìn)而使資料的準(zhǔn)確性得以凸顯。

（三）做好對建設(shè)工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)

一般來講，每個(gè)建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設(shè)置主要是為了實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目中涉及到資料的有效管理與運(yùn)用，并且在實(shí)際使用過程中給予專業(yè)指導(dǎo)，使工程的實(shí)施的各方面得到有效協(xié)調(diào)，同時(shí)促進(jìn)今后監(jiān)督以及維護(hù)檢查工作的順利實(shí)施。因此對于實(shí)施建設(shè)工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關(guān)的例會，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時(shí)需要對檔案的具體狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，組織工作人員對施工單位的具體實(shí)施情況進(jìn)行定期檢查。除此之外，還可以加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，組織相關(guān)工作人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進(jìn)行具體解說。進(jìn)而使工作人員對涉及到的相關(guān)技術(shù)，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)內(nèi)容的傳播。在這種狀況下，能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進(jìn)資料管理工作效率的提升。

（四）做好對工程結(jié)算的控制

對于建設(shè)工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時(shí)，在前期需要對和工程相關(guān)的資料進(jìn)行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內(nèi)容提出明確、具體的要求，同時(shí)工程在最終的結(jié)算付款時(shí)，需要獲得檔案管理部門的認(rèn)可和簽字，然后進(jìn)行最終付款。

（五）確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處

在工程建設(shè)的過程中，一般會設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門、相關(guān)職能部門以及考核小組等，定時(shí)對工程資料進(jìn)行歸納、整理以及累積，進(jìn)而將檔案管理的職責(zé)更好落到實(shí)處，使工程質(zhì)量有所保證。同時(shí)需要實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

（六）實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長，從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期，因此在工程建設(shè)的過程中，實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始，同時(shí)在進(jìn)展過程中需要對工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。