關于檔案整理與保管工作的對策

（黑龍江省人才服務局，黑龍江 哈爾濱 150090）

檔案管理是一項非常繁雜的工作，本文以人事檔案管理為例，進行檔案整理和保管工作分析。由于人事檔案關系到群眾切身利益，所以要選擇好整檔的工作場所，場所應安全、保密、基礎設施齊全，以便于整檔工作的開展，在整檔時，不得隨意更改檔案中的內容，也不可增減文件資料，工作需認真細致，防止檔案文件資料丟失，以及檔案信息泄露。

一、檔案整理工作的對策

（一）查核資料。檢查人事檔案中的文件資料是否齊全，包括了檔案人的基本信息，確定各項信息是否填正確，人事檔案完整真實的記錄一個人人生履歷，所以在整理時，需要確認的文件資料內容較多，比如，學歷材料、職稱材料、參加工作原始材料等，核實主要方法是與手中現有材料進行內容比對。

（二）分類排序

1.履歷材料，履歷材料的實質就是個人的基本信息，主要是履歷表，在分類時，需要注意個人填寫的內容，檔案管理人員需要審查核實，然后加蓋公章，如果出現填寫錯誤，或是信息不準確時，要返還給檔案人，改正后，再重新整理歸檔。對于新入職人員，或是軍轉干部，要及時填寫履歷表，并按照時間先后進行排列；2.自傳材料，主要是介紹本人經歷的材料，有本人編寫，按時間先后進行排列；3.學歷學位材料，主要針對的是畢業生，包括了考生登記表、畢業生登記表、學位審批表、各科成績表等；4.政審材料，比較常見的是黨員政審材料的整理，以及入團材料的整理，在分類時，也需按照時間順序排列，志愿書需放在各自材料的前面；5.其他材料，這類材料比較混亂，包括體檢報告、勞保待遇、工傷鑒定等文件，一般按照資料上的時間順序，進行分類排序。

（三）技術整理。需要整理人事檔案的紙張，將破損的紙張進行修復，不規則紙張，要進行技術加工，盡量恢復紙張原貌，1.去除檔案上回形針、書釘；2.紙張粘連位置，要全部打開；3.紙張超出規格，需進行適當剪裁，不可損壞里面的文字；如不能剪裁，需折疊平整；紙張幅面較小時，需進行托裱處理。

（四）檔案編類序號。在分類排序后，每份材料都需要進行編類序號，1.類號，以類為單位，2.序號，以每份資料為單位進行排序，一般寫在紙張的右上角。

（五）登記目錄。登記目錄主要是為了方便查閱檔案，目錄清晰描述了人事檔案中每份材料，在登記時，需要簡寫材料題目，但也不可過于簡寫，要將材料主題表達準確，當材料沒有標題時，要檔案管理人員重新擬定題目，并用鉛筆在原始文件上進行標識。材料形成時間，使用的是最后落款時間，應用阿拉伯數字填寫。

（六）裝訂成冊。最后將整理好的文件裝入檔案裝具，使用打孔機將文件打孔后，直接裝訂即可，為了方便檔案利用，需在每份材料上，貼上類角號，一般貼在第一頁右上角。

二、檔案保管工作的對策

（一）檔案庫房的建設標準。檔案庫房保管條件，決定著檔案保存質量，由于紙質檔案比較脆弱，容易受潮發霉，有時也會受到蟲害、鼠害的損壞，所以對庫房條件和環境要求較高，如果檔案管理部門，具備一定經濟條件，可單獨設立檔案庫房，或在辦公樓中，單獨設置檔案庫房。

（二）檔案保管裝具的選擇。檔案裝具起到保護檔案的作用，現階段檔案載體非常豐富，除紙質檔案外，還包括了膠卷、視硬盤、磁帶、光盤等，所以檔案裝具要依據檔案本身進行選取，滿足檔案保管需求，在選擇檔案裝具時要做到以下幾點，1.裝具的材質，盡量不要選擇易燃材質，一般檔案部門使用的是金屬材質的裝具，從而降低火災隱患；2.輕便靈活，保管檔案的數量巨大，在歸檔過程中要分門別類，隨時調整裝具的位置，以及裝具的容量等，所以檔案裝具應輕便，組合方式靈活，其中組合檔案柜，是檔案保管常用的裝具之一；3.充分利用檔案庫房的空間，檔案庫房空間有限，而檔案管理部門管理的檔案數量較多，且具有一定不確定性，所以在使用裝具時，需依據檔案管理實際情況，合理選擇和布置，另外，在選擇和使用裝具時，還需考慮樓層承載力，保證檔案庫房使用安全性。

（三）檔案庫房空間布置。檔案保管的裝具主要有檔案柜和檔案架，在保證庫房空間得到充分利用的基礎上，還要考慮到檔案日常管理，方便工作和庫房通風，在檔案柜架布置時，需要做到以下幾點：1.密集架不用做過多考慮，其他柜架之間應保持1 米左右距離，為檔案管理人員留出迂回式通道，并且檔案柜架不可貼近墻面布置，以減少“倒架”現象的發生；2.檔案柜架要分類排架，但不可劃分過細；3.由于檔案的載體不同，所以保管方式也不相同，要劃分保管區域分別保管；4.涉密檔案，需要使用專門檔案柜單獨管理。

（四）檔案日常保管需要注意的事項。第一，注意檔案庫房基本條件和環境的管理，日常要做好防火、防潮、防盜、防蟲等，檔案保管密度控制在25 平方米/1000 卷以內；溫度控制在15℃-23℃之間；濕度為50%-60%；第二，非檔案管理部門人員，禁止進入檔案庫房；第三，禁止任何破壞檔案文件資料的行為，包括撕毀、涂改、調換、增減等行為；第四，檔案管理人員要約束自身的行為，不可隨意查閱包括本人在內，及親屬朋友的檔案文件；第五，樹立自身保密意識，不可泄露和出售檔案。

檔案整理是檔案管理的中間環節，起到承上啟下的作用，不僅檢驗文件資料收集質量，還為后續的開發利用做好準備，而檔案保管工作，則是一項長期、穩定的保管過程，通過加強檔案日常管理，建設完善檔案保管措施，從而提升檔案管理工作水平，為人們提供優質檔案服務，從而實現檔案管理的價值。