城建檔案數字化運用中的問題及其發展的趨勢

(天津經濟技術開發區檔案館，天津 300457）

城建檔案數字化是在現代計算機技術、掃描技術的基礎上產生一種用于檔案管理工作的方法，將各種形式的檔案資源信息以數字化的形式記錄下來，并存儲到硬盤中，而網絡又可以將這些信息資源連接在一起，利用計算機進行系統的而管理，使之成為一個有序且結構性完整的檔案信息庫，為實際的城建檔案工作及時提供參考資料。數字化的城建檔案工作能夠實現資源的實時共享，從日常的工作中提升城建檔案工作的管理水平，加強檔案業務部門的服務職能。

一、城建檔案數字化運用中的問題

（一）城建檔案缺乏通用性

基層城建檔案管理部門所使用的計算機型號及系統軟件千奇百怪，一些部分專有的管理軟件并不能共享，而且著錄的標準也有所差異，所以城建檔案的數字化工作缺乏通用性，在一些需要多個部門合作完成的工作中，常由于這一問題導致信息管理工作不能如期完成，甚至會影響管理者的決策，在某些程度上也限制了城建檔案數字化的發展。

（二）城建檔案缺乏規范性

標準化與規范性是有效開展城建檔案數字化的重要前提，但是由于各個部門的管理方式不同，所以其檔案業務水平也存在差異。而且在不同地區的城建檔案管理工作中，由于經濟水平的不用，各地的業務水平存在明顯的不均衡現象，城建檔案數字化工作中使用的系統軟件移植性較差，如果有關部門僅將數字化運用的范圍規定于某一部分，那么就會影響城建檔案數字化工作的全面實施。

（三）城建檔案缺乏技術感

城建檔案工作所應用的信息技術與組織工作的程序標準相對固化，并未從信息化處理的形式特點進行考量，更多的城建檔案文件資料的歸檔是通過磁盤或光盤的形式開展工作，而這些形式與檔案整理、分類的標準并不能完全適應，所以在實際的城建檔案數字化管理工作中，相關信息安全保障體系的建設還不夠完善，有關部門所使用的信息化軟件水平有待提升。

（四）城建檔案缺乏素質化

要想實現城建檔案工作的數字化發展，有關部門就要廣泛的吸納專業人才，從事管理工作的人員應當具備較高的專業知識水平，并不能以普通的計算機操作水平來衡量，需要對相關計算機軟件熟悉并且能夠熟練的應用，才能滿足城建檔案數字化的要求。但就目前的發展現狀來看，許多地區的城建檔案管理部門并未擁有充足的專業人才資源，而且對在崗人員的計算機素養培訓也并不到位，所以城建檔案數字化應用未能發揮其優勢。

（五）城建檔案資金的不足

開展城建檔案數字化管理工作需要計算機設備、存儲元件及輸入輸出等硬件設施，這就意味著有關部門要投入一定的資金進行建設，但所需投入的資金數額往往超出有關部門可承擔的數額，所以需要上級部門撥款，才能完成資金建設，然而層層審批常常會浪費時間，那么城建檔案數字化建設的效率也就難以提升。

二、城建檔案數字化的發展趨勢

在當下時代中，信息技術成為各個領域工作的主要模式，尤其是在檔案管理工作中，無論是哪一類別的檔案管理，應用信息技術開展數字化的管理方式，都可以有效的提升檔案管理的效率與工作質量。在城建檔案數字化管理工作中，工作人員需要接觸大量的文件資料、圖片資料及圖紙資料等，應用計算機與通訊線路進行歸總，可為后續調取資料提供極大的便利，但數字化的城建檔案管理模式使檔案的生成方式也產生了極大的變化，推動著我國有關部門的辦公形式逐漸朝向自動化、無紙化的方向發展。許多城建檔案的管理工作以機讀文件為主要的形態，而且這種檔案的歸總方式與傳統的紙質檔案利用方式存在較大的差異，標志著現代的工作者需要適應數字化的工作形式，并掌握機讀形式的磁盤載體記錄檔案的工作方法。

在檢索相關檔案信息時，所獲得的信息可能來自于不同的檔案內容中，從這些檔案中綜合的提出檔案是工作人員的本職工作，利用數字化的方式改進城建檔案工作的傳統模式，成為其未來的必然發展方向，主要可包括以下幾個方面：第一，有關部門將逐步建立起完善的城建檔案數字化工作體系，健全城建檔案數字化的接收與管理流程；第二，有關部門將建立起具有地方特色的城建檔案數據庫，以便于為社會提供更加專業的資源服務；第三，有關部門對于城建檔案數字化的應用將朝向通用化的方向發展，爭取做到多館通用；第四，有關部門將致力于縮短城建檔案數據化錄入的時間，提升相關工作的時效性，并在城建檔案信息的準確性方面加以提升，雖然采用機讀的形式，但仍要保證相關信息的準確度，才能夠使檔案服務更加完善。有關部門將傳統的紙質檔案轉變為數字化的檔案形式之后，可以加強對信息安全的管理，通過軟件加密的形式，避免相關信息的泄露，也防止了有人篡改檔案的行為，可以對歷史較為久遠的檔案資料進行妥善的保存，并延長其保質時間。

三、結束語

以往有關部門在開展城建檔案管理工作時，通常會使用紙質的檔案記錄方式，所以有關部門在辦公費用及人員費用方面會花費大量的成本，應用數字化的管理方式以后，傳統的紙質檔案信息變為機讀檔案，有效的節約了管理成本及占地空間，并且提升了檔案資料查閱的效率。數字化歸檔的方式能夠為人們獲取即時信息提供便利，使資料查詢變得更加簡單。