檔案信息利用面臨的問題與對策

（濰坊市中醫(yī)院，山東 濰坊 262600）

前言：當今社會對檔案管理的需求不斷增長，時代日新月異，人們迫切需要對檔案管理進行計算機化，其計算機化建設已成為大勢所趨。隨著檔案計算機化建設的不斷發(fā)展，大多數(shù)檔案管理器都需要解決許多缺點和問題。本文著眼于檔案管理在信息時代的重要性，然后指出了當今檔案管理中的一些重要問題，最后提出了相應的解決方案，以期在吸引新思想方面發(fā)揮作用。并為將來的檔案管理提供一些參考。

一、信息時代檔案管理的重要性

盡管國家檔案管理的發(fā)展歷史悠久，但仍然存在許多制約檔案管理發(fā)展和進步的問題。傳統(tǒng)的檔案管理通常使用手動記錄方法來分類和記錄檔案。工作量繁重，給檔案管理人員帶來很大的工作壓力。受檔案注冊材料的限制，檔案保存非常困難，并且檔案容易損壞。檔案保存每年需要大量的資金和勞動力。檔案注冊表主要是為將來的工作提供重要的原始信息和驗證依據(jù)，但是傳統(tǒng)的檔案管理很難參考，也很難充分利用檔案管理的真正含義。隨著時代的不斷發(fā)展，特別是進入信息時代之后，計算機的使用大大提高了檔案管理的效率。人們可以使用計算機來驗證和記錄檔案，從而不斷減少檔案管理工作量并提高檔案效率。通過計算機存儲檔案可以減少檔案占用空間，并防止檔案被外力損壞。因此，將信息時代的檔案管理工作從傳統(tǒng)的方法向計算機化的方向轉變是必然的趨勢，這在促進檔案管理的發(fā)展中起著非常重要的作用。

二、檔案管理信息建設中的問題

（一）缺乏高素質的信息管理人才

在建立現(xiàn)代檔案管理計算機化的過程中，管理人員存在以下問題：第一，管理人員的專業(yè)水平和計算機化水平不符合相關的管理標準。在現(xiàn)代檔案管理中，許多員工沒有從相關學院和大學的相關專業(yè)中畢業(yè)，因此相對缺乏專業(yè)能力。專業(yè)的管理能力和信息技術水平是信息建設的前提，專業(yè)的管理人才是檔案。管理信息化建設的基礎。第二，在現(xiàn)代管理人員中，老齡化問題更加嚴重，從事管理工作的人缺乏建立計算機化的經驗，并且由于年齡的原因，他們對計算機化的意識不足或缺乏計算機化的意識。技能培訓不足導致整個團隊管理中的知識結構不完善，這與現(xiàn)代檔案館的現(xiàn)代化不符。第三，對于相關人員，他們無法在工作過程中追求卓越。檔案的管理是相對膚淺和正式的。對工作沒有足夠的照顧和理解。數(shù)據(jù)收集過程不夠嚴重，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決作業(yè)問題。允許問題的發(fā)展和傳播將給檔案管理帶來問題，這將不利于檔案管理的正常發(fā)展。

（二）檔案管理改革機制與時俱進

事業(yè)單位管理處于不斷改革之中，但檔案管理改革部分相對較小。在未來的社會發(fā)展中，面對經濟建設的不確定性，做好檔案管理可以保證信息資料的有效利用，及時分析表格形式，以更好地解決問題，在檔案管理上，情況沒有任何進展，并建立了高度運作的管理機制。對現(xiàn)代技術仍然缺乏認知能力，這導致了應用設備的落后和工作效率低下。由于缺乏改革機制的現(xiàn)代化，這對檔案管理信息的建設產生了負面影響。

（三）有必要加強計算機化程度

在建立用于現(xiàn)代記錄管理的信息的過程中，相關人員無法靈活使用先進的信息技術。收集和記錄信息資源材料仍然存在許多問題，并且紙張仍在使用中。由于檔案管理的計算機化，難以執(zhí)行計算機化的操作和計算機化的記錄，這種工作模式導致工作流程效率低下，并增加了數(shù)據(jù)查詢的難度。在建設過程中，增強信息技術媒體的利用率和管理水平，逐步完善信息建設平臺。

三、改善檔案管理信息建設的策略

（一）實現(xiàn)計算機化與傳統(tǒng)管理模式相結合

在現(xiàn)代檔案管理過程中，檔案管理的水平和效率一直處于停滯狀態(tài)，這是由于現(xiàn)代管理仍使用手動操作模式。為促進計算機化建設，有必要加強對員工專業(yè)技能的培訓和教育，提高員工的信息技術水平。但是，在目前的管理人員中，專業(yè)知識相對落后，專業(yè)技能相對較低，只有一小部分檔案管理人員具有計算機知識和操作技能，因此需要注意定期培訓工作團隊，提高現(xiàn)有人員的勞動效率，從而改善檔案管理工作，促進檔案管理信息建設。

（二）建立現(xiàn)代管理良知

在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，信息技術的不斷更新和進步，新思想和觀念的不斷出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的工作和生活方式。隨著現(xiàn)代計算機技術的飛速發(fā)展，社會日新月異，相關檔案管理員必須提高工作意識，改變工作思路，實現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公模式，以更好地適應現(xiàn)代社會的要求。在計算機化建設過程中，必須改變傳統(tǒng)工作模式固有的觀念和思想，樹立現(xiàn)代檔案管理的意識，更加重視檔案管理的新技術手段，促進發(fā)展。檔案管理的概念。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)

在計算機化建設中，建立檔案管理機制，限制和改善相關人員，通過制定管理行為和工作流程，促進管理的規(guī)范化和科學化，制定高度可操作的管理制度。根據(jù)單位的實際情況。將計算機化建設納入開放標準，鼓勵管理者積極響應計算機化技術，提高管理者的主動性。

（四）提高檔案管理的機密性和安全性

國家信息資源豐富多樣。因此，在信息時代的檔案管理工作中，為了提高檔案管理的機密性和安全性，有必要建立一個強大的檔案信息安全系統(tǒng)，并在檔案管理上做好工作管理。為了提高檔案管理和使用的安全性和機密性，有必要更新傳統(tǒng)的管理概念并提高網絡安全意識。避免非法入侵，避免篡改和盜竊檔案信息。同時，管理部門還應通過用戶身份驗證加強檔案信息的管理，及時監(jiān)控計算機網絡系統(tǒng)，確保檔案信息的機密性和安全性。為了保證檔案信息管理的安全性，檔案管理部門應加強檔案管理，防止犯罪分子侵入系統(tǒng)。增強用戶登錄名和密鑰驗證，并使用密鑰管理方法來增強系統(tǒng)安全性。

結束語：在信息時代，紙質檔案向數(shù)據(jù)載體的轉換，以及檔案管理從傳統(tǒng)管理到信息管理的轉換，是一個困難、高效和安全的歷史過程。人力資源和社會保障控制系統(tǒng)對人力資源和社會保障檔案的管理具有歷史意義。因此，我們必須在這一領域投入更多的精力來實現(xiàn)檔案管理的計算機化過程。