高職院校檔案規范化管理實證研究

宋靜

（南陽醫學高等專科學校，河南 南陽 473004）

部分院校是由地方行業轉化為地方政府部門管理的高職院校來說，因主要管理部門的變化，對于檔案的管理并不重視或要求不同，在加上院校對檔案管理工作的不重視，沒有專門的人員來管理，管理方式、方法的落后等種種問題都不利于院校的人才培養和挖掘，使得人事的管理效率低下。現在對于如何解決舊的管理制度，加快檔案的管理水平是當前各院校檔案工作者需要解決的重要問題。

一、存在于檔案管理工作中的主要問題和存在原因

（一）檔案材料更新不及時、格式不統一、內容誤差大

檔案價值的發揮前提需要以材料內容準確，更新及時格式的統一和完整的材料為基礎。從新鄉醫學院的現階段檔案管理方式來看，應為2007年前該院校是隸屬于地方行業，而在2007年以后新鄉醫學院歸為河南省教育廳管理，上層管理人員的轉變使得學校要面臨身份轉變和辦學環境的轉變等多方面問題，檔案管理的工作也面臨著巨大的改革。因為長期以來學校對于檔案管理方面的不重視，學校并未配備專職人員來管理學校檔案。使得檔案材料自從2007年開始就為系統的統一管理和更新，使得更新材料的工作量巨大，同時在某些個人材料中出現了個人信息的不一致，材料內容的不真實，給檔案管理部門的工作帶來了巨大的不便。

（二）學校的檔案存儲意識微薄，對檔案管理工作不夠重視

學校領導和教師人員將大部分的時間和精力都放在了教學工作和科研工作之中，普遍的認為檔案管理工作就是普通的，單純的收集資料、材料和保存資料和材料，對檔案重要性沒有形成正確的認識，沒有將檔案工作歸為學校日常會議和學校整體規劃、發展中去，對檔案管理工作所需的人、財、物的提供也非常缺乏【1】。

（三）學校檔案信息化建設程度較低

檔案的信息化、數字化、網絡化是當前檔案管理工作發展的必然趨勢，它能夠滿足檔案信息查找是所要求的快速和準確。目前為止仍有些高職院校的檔案管理工作依舊停留在舊的操作層面，缺少必要的專業的硬件設施，檔案管理工作中大部分環節還停留在傳統的手工方式當中，使得難以適應當前大數據時代所需求的對檔案管理工作的要求。

二、新鄉醫學院在檔案管理中所采取的積極措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

加強設施的基礎建設、加大投入為檔案管理工作、提供優良的硬件措施，并且規范檔案管理的體系和流程。為更好的進行檔案管理工作的開展，新鄉醫學院從基礎設施的建設方面入手，在2015年新的綜合樓建設，學校參考由建設單位、國家檔案局批準的自2000年實施的《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）的要求以安全便利的角度出發，規劃出單獨的檔案管理庫房，庫房、檔案室、辦公室“三室”分開的原則，三室面積約120平方米。同時，按照檔案管理的需求，經公開采購了必須的基礎設施、設備。同時也做好了溫度和濕度的控制，通風系統的良好和防火、防塵、防盜、防蟲、防鼠、防光、防水、防潮等“八防”措施。加強檔案管理人員隊伍的建設，為檔案管理工作提供優秀的人才保障。

（二）加強制度的建設，提高檔案管理水平

院校強調檔案管理制度提高檔案管理的服務性能，以此來提高院校人員檔案管理的品質和效率【3】。

（三）重視檔案管理工作中的材料收集工作

加強院校檔案管理意識加強對檔案管理的重視，從根本上解決檔案所需的資料收集問題，重點還是在于學校整體對檔案意識的提高，讓院校的每一位人員都明白檔案管理工作的重要性。把收集檔案資料的意識從“要我交材料”轉變為“我要交材料”。

（四）檔案材料的信息化，進行電子文件的歸檔模式

建設電子信息化所需的硬件設施和軟件設施、相應的設備。使用檔案管理系統對已有的材料進行處理錄入工作，建立相對應的搜索數據庫。

（五）對檔案管理的規章制度進行完善

要有完善的管理制度，從根本上規范的管理檔案，要保證檔案管理工作的制度有章可循、要避免出現隨意性和盲目性。要將檔案管理工作的工作表現于獎勵機制相結合，與職位的升遷調動評審相掛鉤，激勵檔案管理工作人員對工作的積極性和熱情，保證所有的制度能夠有效的實施。

（六）創新檔案管理體系模式，提高檔案信息化的管理水平

高職院校都檔案管理工作應從實體線下管理轉換為信息數字化管理，網絡化管理更加便利快捷的管理檔案。高職院校也要爭取通過全面的掃描將部分實體文字材料轉換為數字信息，建立起檔案全面覆蓋的數據庫，從而提高檔案的利用率，使得檔案管理工作的效能達到最高。同時學校應根據中組部頒布的規章制度及自身的特點和要求，使得學校的檔案管理體系和流程能夠進一步完善【4】。

結語

檔案建設工作是一個艱巨的任務，也是一個事無巨細的工作，因此，它需要一種認真負責的工作態度。我們應爭取早日實現檔案管理的規范化和標準化、數據化、網絡化。總而言之，伴隨著教育事業的不斷發展進步，高職院校也要不斷的提高自己，使自己能夠跟上時代步伐，加強對檔案管理工作的認識，提高對檔案管理的重視，使得檔案管理水平達到新一層次，為高職院校提供更優質的服務。