淺論信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新措施

吳珍

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

信息時代下檔案管理工作不僅要實現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術(shù)優(yōu)勢提升檔案管理工作效率，同時降低工作成本。而隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員首先要深刻認(rèn)識到信息技術(shù)的重要作用，明確自身工作的滯后性，最后才能對癥下藥，在信息時代下實現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展。本文擬按照上述思路進(jìn)行分析，具體如下：

一、信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性

信息時代下信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，而且在檔案管理工作中扮演著非常重要的角色。總的來說，信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量；第二，節(jié)省管理成本，合理配置管理資金；第三，適應(yīng)當(dāng)代社會檔案信息流通方式；第四，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，為綠色環(huán)保做貢獻(xiàn)。

二、信息時代下傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

信息時代是一個飛速發(fā)展的時代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術(shù)支持，所以發(fā)展速度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與時代發(fā)展速度，表現(xiàn)出了嚴(yán)重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點：第一，檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；第二，實體檔案數(shù)量龐大，占用大面積存儲空問，第三，檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀第四，檔案管理耗時長、投入成本非常高。

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案

1.重要的文獻(xiàn)資料采用“紙質(zhì)十電子”形式保存。對于一些重要的文獻(xiàn)資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質(zhì)檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻(xiàn)資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)十電子”的雙保險保存形式。

2.普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，那無疑是費時費力費空問，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進(jìn)行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換和識別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。

（二）大范圍引入配置較高的計算機

1.適應(yīng)信息時代檔案管理軟件的不斷更迭現(xiàn)代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發(fā)展而不斷改良的，所以其更新速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時問段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。2.保證檔案的檢索效率配置較高的計算機除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應(yīng)軟件的各項復(fù)雜功能，保證人在使用計算機檢索檔案信息的時候不會出現(xiàn)卡頓、系統(tǒng)硬件故障、藍(lán)屏、黑屏等等J清況，最大限度的保障檢索效率和質(zhì)量。

（三）開發(fā)檔案管理軟件

1.檔案管理軟件應(yīng)適合檔案管理實情現(xiàn)在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統(tǒng)檔案管理工作的大面，但是具體的細(xì)節(jié)處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴(yán)選這些軟件的基礎(chǔ)上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應(yīng)當(dāng)和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。2.軟件功能配置應(yīng)以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)檔案管理軟件開發(fā)過程中，其中的每一項功能都必須是有用的，對于那些重復(fù)的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達(dá)清楚，自己想要什么樣的功能，想實現(xiàn)什么樣的操作方式，這些都必須要開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件。

（四）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價值大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經(jīng)成為了可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。2.把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率大數(shù)據(jù)技術(shù)除了能提升信息價值外，還能被引入檢索系統(tǒng)中，從而進(jìn)一步提高檢索率。實際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析成千上萬的檢索關(guān)鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時候及時置頂最有可能的檢索結(jié)果，從而提高檢索率。

（五）提高管理人員的信息素養(yǎng)

1.培養(yǎng)其互聯(lián)網(wǎng)思維信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，這是毋庸置疑的。2.士曾強其軟硬件使用能力檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時代卜，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節(jié)省軟件的運維成本，更可以節(jié)省不少的工作時問。

四、結(jié)束語

基于對信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性以及傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新需要從適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案、大范圍引入配置較高的計算機、開發(fā)檔案管理軟件、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及提高管理人員的信息素養(yǎng)等五個方面入手，既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只有秉持這樣的工作精神和態(tài)度，嚴(yán)抓工作方向，才能讓檔案管理工作在信息時代卜實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。