基層單位檔案信息化管理模式的問題及對策

李佳俊

（內蒙古興安盟科爾沁右翼中旗扶貧開發(fā)辦公室，內蒙古 科爾沁 029499）

信息技術基于時代發(fā)展在越來越多的行業(yè)和領域廣泛應用，當前在基層企事業(yè)單位，檔案管理的發(fā)展和建設也逐漸朝著信息化的趨勢發(fā)展。基層單位應用信息化檔案管理模式，不但能夠提高檔案的存儲效益，還能最大化檔案的利用價值。基層單位的運營和發(fā)展離不開信息化的管理模式，而檔案作為基層單位管理工作中重要的一部分，重視檔案信息化管理已經成為基層單位提高檔案管理效率的有效途徑。

一、應用檔案信息化管理模式在基層單位中出現的問題

（一）受傳統觀念影響較深，檔案管理信息化意識不強

基層單位受傳統管理模式的影響，應用信息化模式管理檔案資源的觀念不強，大部分企事業(yè)單位往往更喜歡采用手動整理的方式來完成檔案信息管理，這就導致信息化檔案管理模式的應用程度普遍不高。此外，基層單位檔案部門在管理觀念上較為落后，檔案部門多數存在重視保管、忽視利用的情況，影響了檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著科學技術和社會經濟不斷發(fā)展，在檔案管理領域，基層單位經常出現各種問題，創(chuàng)新意識不足，嚴重制約了檔案管理的信息化發(fā)展。

（二）檔案信息化管理模式的資金和技術存在限制

檔案信息化管理是建立在計算機信息技術背景下，因此基層單位必須重視對檔案信息化管理的技術和設備更新，這就需要投入大量的技術和資金。但由于管理所需的設備更新換代較為頻繁，同時基層單位對檔案信息化建設的重要性意識不到位，認為投入大，回報低，因此在資金投入方面十分有限，造成檔案信息化管理與基層單位的業(yè)務發(fā)展不匹配，這也成為制約基層單位發(fā)展信息化檔案管理模式的主要問題之一。

（三）管理人員技術問題和檔案的安全性問題

基層檔案信息化管理對管理人員的信息技術水平要求較高，而基層單位很大一部分檔案管理人員還無法熟練掌握計算機信息技術，進而無法滿足基層單位的檔案管理需求。同時基層單位對掌握信息技術的檔案管理人才重視程度不夠，人才引進不順，很大程度上制約了檔案信息化管理模式的發(fā)展。此外，當前網絡環(huán)境日漸復雜，基層單位檔案管理的安全問題日益突出，一方面管理人員保密意識不強，對檔案信息的審查不力，另一方面電腦網頁病毒、黑客入侵等網絡安全風險較高，綜合人為因素和技術因素，基層單位在應用信息化技術管理檔案的過程中必須重視檔案的安全性問題。

二、完善檔案信息化管理模式的對策

（一）提升基于信息化模式下檔案管理效率

首先，基層單位必須要加大對信息化管理模式的重視，這是提高檔案管理效率的有效途徑。基層單位應意識信息化時代檔案實行信息化管理的重要性。單位領導層應大力宣傳信息化管理模式對檔案管理工作的重要意義。將檔案管理的信息化建設當做一項重要的規(guī)劃目標。同時一線管理工作者應不斷革新觀念，提高單位檔案的利用率，培養(yǎng)自身的創(chuàng)新管理意識，積極學習信息化模式下檔案管理的知識和技能，深刻其對單位運用發(fā)展的重要性。作為一線檔案管理工作者，應不斷開發(fā)檔案可利用價值，高效運用信息化管理模式，更好的服務于人民群眾。

（二）加大資金和技術的投入力度，維護檔案信息安全

隨著基層單位檔案信息化管理程度越來越高，工作和業(yè)務范圍涉及越來越廣，對于技術和設備的要求也隨之提高，因此基層單位在檔案信息化管理過程中應加大對技術以及軟硬件設施投入，只有這樣才能有效保障基層單位檔案信息化管理模式的發(fā)展。首先，應保障基層單位計算機硬件設備的質量，著力推行信息化模式的應用步伐。其次，應不斷完善管理系統的信息化建設，及時升級和維護相關軟硬件設施，保證基層單位檔案信息化管理的穩(wěn)定性。最后，應緊隨信息技術的發(fā)展趨勢，徹底改變基層單位的檔案管理模式，做好信息安全防控措施，因此必須提高基層單位的檔案管理安全意識，做好檔案信息安全的防控措施，保證檔案數據的安全性和完整性。

（三）提升管理人員的職業(yè)技術水平

基層單位做好檔案管理工作，必須切實提升管理人員的職業(yè)技術水平，管理者的職業(yè)能力決定了單位檔案的管理成效。基層單位可以組織相關管理工作人員進行定期的專業(yè)能力提升，提高其業(yè)務能力水平，保證關于檔案的各項管理工作順利開展。基層單位管理人員必須明確職責，提高自身管理水平，熟悉信息化的檔案管理流程和要求，通過組織培訓和自學努力提高自身工作能力，掌握科學的方法，以適應信息化背景下基層單位的信息化檔案管理要求。

（四）做好檔案資源的技術管理

檔案信息化管理過程中，必然會出現海量的電子文件，這些電子文件是基層單位朝著數字化、信息化管理模式轉變的最直觀的展現。電子文件作為基層單位檔案信息化管理的主要載體，嚴格規(guī)范電子文件的使用范圍是確保檔案信息安全的重要環(huán)節(jié)。基層單位可以采用機器掃描、光盤制作、計算機存儲等多種方式將集中管理電子文件，通過管理人員細致的整理分類，最大化檔案資源的利用價值和時效性，深入挖掘基層單位檔案信息的可應用途徑，形成以信息化檔案管理模式為主，傳統管理模式為輔的基層單位檔案管理格局，促進基層單位的發(fā)展建設。

結束語：

綜上所述，基層單位在檔案信息化管理模式下，應認識到檔案信息化管理的重要性，摒棄傳統管理觀念，提高檔案管理意識。同時基層單位應加大對檔案信息化管理的資金投入力度，做好軟硬件設施的系統更新和維護，落實檔案信息化管理的數據安全防控措施，強化技術管理，切實提升檔案管理人員的職業(yè)技術水平，促進基層單位檔案信息化管理更好發(fā)展。