如何做好城鄉居民養老保險檔案收集和整理工作

費全平

（四川省資陽市樂至縣城鄉居民養老保險局，四川 樂至 641500）

隨著我國社會老齡化現象不斷加劇，養老問題逐漸成為全社會廣泛關注的焦點問題，相應的城鄉居民養老保險檔案管理的重要性也逐漸凸顯。不過在當前的檔案管理實踐中，檔案收集和整理還存在不少問題，必須盡快采取合理對策加以優化，從而為社會養老保險體系的完善提供可靠支持。

一、當下城鄉居民養老保險檔案收集和整理工作面臨的問題分析

（一）管理制度存在缺陷

城鄉居民養老保險檔案的收集與整理工作較為復雜，涉及大量各種類型的信息與資料，要想保障實際收集和整理的效果，必須以科學化、系統化的管理制度為基礎，嚴格按照標準和規范進行操作，否則檔案管理水平難以得到有效提升。然而當前相關管理制度并不完善，在多個方面都存在或多或少的缺陷，如管理流程不規范，整理標準缺乏等，導致養老保險檔案的收集與整理很容易陷入混亂，無法為養老保險事業發展提供可靠支持與動力。

（二）軟硬件條件不夠完善

軟硬件設施設備是進行養老保險檔案管理的基礎，良好的條件無疑能夠為檔案管理工作的高效開展提供最為可靠的支持，尤其是在辦公現代化以及檔案內容大量增加的情況下，軟件條件的重要性更是凸顯無疑。不過就實際的軟硬件條件來看，不管是軟件還是硬件層面都存在一定不足，尤其體現在鄉鎮等經濟條件較差的區域，這種問題更為明顯。缺乏專門的檔案室，檔案室潮濕且通風性差，安全防范措施不配套，計算機硬件不足，專業軟件落后等問題的存在，都給養老保險檔案的收集與整理帶來了不小難題。[1]

（三）管理人員綜合素養不達標

在傳統的固有認知中，養老保險檔案管理就是簡單地整理文檔工作，對工作人員要求不高。不過在新的歷史時期背景下，完善城鄉居民社會養老保險體系已然成為國家的重要任務，相應的養老保險管理水平也必須得到充分提升，需要相關人員具備高水平的專業知識、技能，良好的計算機素養，豐富的工作經驗以及正確的思想認知。不過當前不少城鄉居民養老保險檔案管理工作人員綜合素養偏低，存在思想認知不正確、專業水平低、工作經驗欠缺、計算機素養欠缺等問題，無法完全勝任工作崗位，導致檔案收集與整理的實際效果難以達到預期，有待改善。

二、做好城鄉居民養老保險檔案收集和整理工作的路徑

（一）健全制度體系

科學完善的制度無疑是保障檔案管理水平的關鍵與核心。只有針對當前制度中存在的不足進行改善，同時結合時代發展需求挖掘更多需要被規范的事務，才能構建起符合城鄉居民養老保險檔案收集與整理工作需求的完善制度體系，促進檔案管理的科學化、系統化和規范化發展，推動城鄉居民養老保險事業創新發展，為逐步進入老齡化的社會提供可靠保障。首先需要對檔案管理部門及崗位進行優化重組，根據實際需求優化資源配置，對當前稍顯臃腫的檔案管理體系進行適當調整，從組織結構層面實現制度的有效優化。其次則應當對檔案收集及整理流程進行明確規范，根據城鄉居民養老保險事業發展實際情況，結合地方具體情況，在統一全國化的檔案基礎制度的同時，允許各地構建更具特色化的具體制度，從而確保養老保險檔案管理能夠落到實處，全面、真實、準確反映地方養老保險事業實際情況的同時提出科學指導。最后則應當結合《檔案法》及其他相關文件規定，制定符合實際情況的相關規章制度，統一管理標準，對檔案從收集到整理的全過程進行標準化管理，如歸檔范圍、保管期限、整理方法、過期檔案鑒定識別及處理等。[2]

（二）加強軟硬件建設

軟硬件水平的提升能夠有效保障檔案安全，同時為檔案管理提供多方面的支持，有效促進管理水平提升，為城鄉居民養老保險事業的穩定發展提供可靠動力。因此在新時期歷史背景下應當加強軟硬件建設，尤其要重視鄉鎮基層軟硬件水平發展，避免因基礎條件問題而導致檔案收集與整理無法得到充分落實。首先，對城鄉居民養老保險檔案管理需求進行全面分析，做好相應的軟硬件基礎建設規劃，加大資金投入力度，以完備的物質條件支持檔案管理工作開展。其次，落實硬件設施建設。檔案管理硬件設施主要是檔案室，需要選擇干燥且通風性良好的建筑作為檔案室，同時配備完善的檔案柜、消防設施等配套設施，定期進行衛生清理和蚊蟲處理，防治檔案被損壞。最后則要加強軟件建設。配備足夠的計算機設備，構建完善的在線檔案管理系統，加強數據庫建設與管理，及時更新專業管理軟件，從軟件層面支持養老保險檔案管理工作開展。

（三）重視人才培養及管理

為了有效提高檔案收集與整理水平，需要加強人才培養，同時改善人員管理。對檔案管理工作人員綜合素養提出明確要求，并以此為基礎進行包含專業知識、專業技能、工作經驗、職業道德、計算機素養等多個方面在內的綜合培訓規劃，結合相應的人員考核情況進行培訓實踐，制定科學合理的短、中、長期目標，不斷提高檔案管理人員綜合素養。[3]與此同時，還應當對人員管理加以重視。對檔案收集及整理相關人員的崗位職責進行明確規范，以詳細的管理制度要求工作人員嚴格按照制度規范進行操作，同時配套相應的激勵機制，打造績效考核機制，對表現優異的工作人員進行物質、精神等層面的激勵，并對檔案管理工作中出現的各種問題進行追責處理。在高標準、嚴要求的管理下，打造一支高素質的檔案管理隊伍，能夠為城鄉居民養老保險事業發展提供基礎保障。

結束語：

在新歷史時期背景下，必須加強城鄉居民養老保險檔案管理，尤其要針對檔案收集和整理方面的各種問題進行解決。相關部門及單位應當對此加以重視，結合實際情況，分析檔案收集和整理中存在的問題，同時針對性地進行實踐優化，盡量在短時間內改善檔案管理，從而充分發揮養老保險檔案價值和作用，準確反映地方養老保險事業現狀的同時，為養老保險事業發展規劃提供依據。