提升事業單位檔案管理信息化建設的方法探究

紀亞東

（內蒙古自治區興安盟市突泉縣永安鎮人民政府黨群服務中心，內蒙古 興安盟 137519）

在傳統檔案服務管理中心管理檔案的過程中一般是采用傳統人工管理的方式，工作人員在日常管理過程重要需要對檔案信息進行反復的統計工作，在一定程度上會使得工作人員的日工作任務較為煩瑣，同時采用人工檔案分類管理的模式中也較容易出現數據錯誤等弊端。因此，在現如今我國檔案管理過程中應該轉變傳統管理模式實行信息化管理，進而在潛移默化中有利于減輕檔案管理工作人員的工作任務，使得管理管理工作在相對簡單高效的模式下完成。

一、完善事業單位檔案管理規章制度，促進檔案管理信息化建設

檔案信息對現如今我國社會和地區的發展進步有著重要的借鑒意義，但在傳統事業單位檔案管理過程中由于各項規章制度不健全，在一定程度上會造成檔案管理難度較大，因此在如今信息化檔案管理過程中應該加強各項規章制度的制定，在潛移默化中減少檔案管理工作中出現無序混亂的局面，主要措施主要包括以下幾個方面。第一，檔案管理政府服務中心在錄入檔案信息時應該更加統一化，對于檔案中的字體、格式、排版有更加明確化的規定，進而在一定程度上使得檔案信息更加規律化，方便檔案管理后續查找工作高效率進行。第二，檔案政府服務中心在對檔案進行分類保的過程中應該按照不同分類指標妥善保存，同時應該將紙質版檔案信息統一錄入計算機系統，使得各類檔案信息分類更加具體化，方便后續工作人們查找相關檔案信息。

二、完善事業單位檔案管理各項設備，促進檔案管理信息化建設

在傳統檔案管理過程中，由于基礎設備較為簡陋，檔案管理服務中心在進行檔案分類處理和保管的過程中大多數是采用人工分類的方式，在一定程度上使得工作人員的工作任務量增大，同時人工檔案分類方式也存在分類準確度不高等問題，進而使得工作人員在后期查找檔案信息時查找環節較為復雜。因此，在現如今檔案管理信息化建設過程中應該檔案服務管理中心各項設備，促進信息化檔案管理模式實現。例如，檔案管理服務中應該根據檔案管理的不同步驟合理采購計算機和打印機等相關電子設備。同時，檔案管理服務中心在挑選相關硬件設備的過程中更應該從多方面考慮，選擇質量較好、使用壽命較長的相關硬件設備。

三、注重事業單位檔案管理安全防護，促進檔案管理信息化建設

隨著現如今我國信息化建設的逐漸普及和發展，信息化為現如今人們的生產和生活帶來了巨大便利性，在檔案管理服務中心中信息化逐漸應用于檔案管理工作中，在一定程度上使得檔案管理工作能夠在更加方便快捷的情況下完成，檔案服務管理中心的檔案信息逐漸在互聯網公開，進而在一定程度上有利于促進人們更加方便快捷的查詢檔案信息，減少了傳統人工檔案管理模式中的各種煩瑣工序。但是隨著現如今檔案信息的逐漸公開，也會一些不法分子盜取檔案信息帶來了可能，檔案服務管理中心的檔案信息大多是一些機密性文件，一旦被不法分子盜取利用便會造成嚴重的后果。因此，在如今檔案信息化管理過程中應該加強網絡安全設備，檔案管理服務中心工作人員對于檔案中較為重要的機密性文件更應該加強防護工作，進而在一定程度上有利于促進檔案管理服務中心的檔案信息能夠加強安全度，促進檔案管理信息化建設安全工作更加完善。

四、增強工作人員專業知識技能，促進檔案管理信息化建設

在傳統檔案工作管理過程中，一般是采用人工管理的方式，工作人員在實際工作過程中一般只需要掌握簡單的檔案排放規律，工作人員實際需要掌握的檔案管理技能性要求相對較少。但在現如今檔案管理過程中一般是采用信息化管理模式，在檔案日常管理時主要是采用電子機械化設備，工作人員需掌握相關電子產品使用技能。同時，檔案管理服務中心應該定期組織工作人員進行相關電子設備使用技巧和應對付故障性問題的解決能力，使得工作人員在使用電子設備統計檔案信息出設備故障性問題時，能夠在較短時間內解決故障性問題，防止對檔案管理正常工作進度造成影響。

五、結束語

總而言之，隨著現如今我國信息化建設逐漸普及，傳統檔案管理模式向信息化管理模式轉變逐漸成為社會發展的必然趨勢。因此，在現如今檔案管理過程中應該完善各項規章制度、完善檔案管理基礎設備、加強檔案管理安全防護、增強工作人員專業知識技能，進而在一定程度上加強信息檔案管理工作建設，為現如今人們的生產生活提供了便利化服務。